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Posted by on 9, Août 2019 in A la une | 0 comments

La méthode “Inbox Zero” : moins de stress, plus de productivité.

La méthode “Inbox Zero” : moins de stress, plus de productivité.

 

Souvenez-vous de cette belle époque où votre boîte de réception vous notifiait « 0 élément » et ce sentiment de travail bien fait qui l’accompagnait !

Pour la majorité d’entre vous cela fait référence à un temps que les moins de vingt ans ne peuvent pas connaître… Toutefois certains « irréductibles » ont créé un courant de pensée sur la façon de réduire le stress au travail et sont revenus sur l’épineuse gestion des emails. Aujourd’hui, nous allons parler de : comment améliorer notre productivité au travail avec l’objectif “Inbox Zero”.

Lundi matin au bureau : j’allume mon ordinateur, mon café fumant tout près de moi. J’ouvre tous les logiciels nécessaires à mon travail et, bien entendu, j’accède à ma boîte mail. Et là, le spleen commence à s’installer ; comme une routine…Une foule de messages en gras dont 80% sont sans aucun intérêt mais je vais les vérifier au cas où… Effectivement il se cache peut-être le mail à ne pas rater, mais comme ça arrive deux ou trois fois dans l’année je contrôle cette longue liste.15 % des autres mails sont là pour me notifier des choses qui ne m’intéressent pas plus que ça. Mais il faut que j’ai l’air d’être au courant des problèmes des autres qui ne pourront pas « livrer » à temps leur travail. Je suis en copie, c’est un peu comme une obligation mais sans fondement, d’être au courant des tenants et aboutissant d’un projet qui sont indiqués dans un échange qui me remontent un historique de 6 mois de conversations. Et puis il reste les 5% restant qui me concernent pleinement et qui vont me demander un travail de réponse, ils sont venus rejoindre une foule d’emails promotionnels, de newsletters à lire ou pas, de vieilles souscriptions qui m’intéressent mais que je ne pourrai prendre le temps de regarder, etc.

 

Ainsi, dès l’arrivée au bureau, cette routine engendre chez de nombreux utilisateurs une certaine anxiété, et un débordement qui fait baisser leur productivité. Que faire alors ?

 

La philosophie “Inbox Zero“, proposée par l’écrivain – consultant en productivité américain Merlin Mann, consiste à mettre en œuvre une idée très simple : consacrer le minimum d’effort mental nécessaire à la boîte de réception en automatisant autant que possible la gestion des emails.

En premier lieu, il est essentiel de s’habituer à la mécanisation des tâches et d’avoir une idée claire de ce que nous devons faire avec chaque email.

Les différentes actions proposées sont : supprimer, déléguer, agir, répondre ou reporter.

 

Supprimer :

 

Cela semble le plus difficile à mettre en œuvre, mais en réalité, dans 80% des cas, nous savons clairement quels courriels nous ne lirons jamais.

Dans cette section, nous pouvons inclure par exemple les newsletters que nous n’avons pas le temps de lire.

Personnellement, si je supprime une newsletter plus de 10 fois de suite sans l’avoir ouverte, je me désabonne ! Et si toutefois elle persiste, malgré la RGPD, j’applique un filtre pour qu’elle se dirige directement dans mon petit dossier corbeille ou trash ou encore NL si jamais un jour où je m’ennuie, je pourrai ainsi constater le nombre d’emails que j’ai évité.

 

Déléguer :

 

Parfois nous recevons des courriers électroniques contenant des informations que nous ne pouvons pas gérer ou qui sont pertinentes pour d’autres personnes.

Personnellement, je classe automatiquement les emails dont je ne suis pas le destinataire dans un dossier réservé aux emails en copie. 2 fois par jour (pas plus) en milieu de matinée et d’après midi, je regarde si un sujet est important, auquel cas je le ramène dans mon inbox pour traitement ou le classe dans le dossier du client ou du projet concerné.

Cela me permet d’être plus agile dans la gestion des tâches, cela réduit ma charge mémorielle. Je suis plus efficace.

 

Agir :

 

Une fois les filtre de newsletter et Pub mis en place, la majorité des emails qui arrivent dans notre Inbox est assez rapide à traiter : réunions, événements ou autres. Règle #1 :  Je ne procrastine aucune action que je peux traiter en moins d’une minute : ajouter un rendez-vous dans mon calendrier, remplir un formulaire d’inscription d’un salon, ou tout simplement répondre merci à quelqu’un qui m’annonce avoir régler un problème. Règle #2 : se référer à la règle #1

 

Répondre :

 

Si je peux répondre à un message en trois lignes car je détiens l’information je le fais également sans attendre de revenir dessus plus tard.

Si je ne fais pas ça, je risque de perdre du temps à relire plusieurs fois un même message. Cela n’a pas d’intérêt. Si je suis en capacité, je réponds et classe ou supprime le message.

 

Décaler :

 

Si la réponse d’un email nécessite plus de temps je le classe manuellement dans un dossier « à traiter ». Je programme des plages de travail spécifiques dans ma journée pour traiter ce dossier. Le reste du temps je ferme ma messagerie et travaille sur mes dossiers 😊

 

En suivant cette méthode, vous consacrerez le temps nécessaire à chaque message en fonction de son importance, votre productivité va augmenter !

Le point clé de la philosophie Inbox Zero est de se réapproprier son temps de travail et ne pas être esclave de l’hyper connectivité en temps réel. Il y a quelques années un courrier mettait 2 jours à arriver, un email peut attendre 2 heures non ?

 

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