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La méthode “Inbox Zero” : moins de stress, plus de productivité.

Posted by on 9, Août 2019 in A la une | 0 comments

 

La méthode “Inbox Zero” : moins de stress, plus de productivité.

 

Souvenez-vous de cette belle époque où votre boîte de réception vous notifiait « 0 élément » et ce sentiment de travail bien fait qui l’accompagnait !

Pour la majorité d’entre vous cela fait référence à un temps que les moins de vingt ans ne peuvent pas connaître… Toutefois certains « irréductibles » ont créé un courant de pensée sur la façon de réduire le stress au travail et sont revenus sur l’épineuse gestion des emails. Aujourd’hui, nous allons parler de : comment améliorer notre productivité au travail avec l’objectif “Inbox Zero”.

 

Lundi matin au bureau : j’allume mon ordinateur, mon café fumant tout près de moi. J’ouvre tous les logiciels nécessaires à mon travail et, bien entendu, j’accède à ma boîte mail. Et là, le spleen commence à s’installer ; comme une routine…Une foule de messages en gras dont 80% sont sans aucun intérêt mais je vais les vérifier au cas où… Effectivement il se cache peut-être le mail à ne pas rater, mais comme ça arrive deux ou trois fois dans l’année je contrôle cette longue liste.15 % des autres mails sont là pour me notifier des choses qui ne m’intéressent pas plus que ça. Mais il faut que j’ai l’air d’être au courant des problèmes des autres qui ne pourront pas « livrer » à temps leur travail. Je suis en copie, c’est un peu comme une obligation mais sans fondement, d’être au courant des tenants et aboutissant d’un projet qui sont indiqués dans un échange qui me remontent un historique de 6 mois de conversations. Et puis il reste les 5% restant qui me concernent pleinement et qui vont me demander un travail de réponse, ils sont venus rejoindre une foule d’emails promotionnels, de newsletters à lire ou pas, de vieilles souscriptions qui m’intéressent mais que je ne pourrai prendre le temps de regarder, etc.

 

Ainsi, dès l’arrivée au bureau, cette routine engendre chez de nombreux utilisateurs une certaine anxiété, et un débordement qui fait baisser leur productivité. Que faire alors ?

 

La philosophie “Inbox Zero“, proposée par l’écrivain – consultant en productivité américain Merlin Mann, consiste à mettre en œuvre une idée très simple : consacrer le minimum d’effort mental nécessaire à la boîte de réception en automatisant autant que possible la gestion des emails.

En premier lieu, il est essentiel de s’habituer à la mécanisation des tâches et d’avoir une idée claire de ce que nous devons faire avec chaque email.

Les différentes actions proposées sont : supprimer, déléguer, agir, répondre ou reporter.

 

Supprimer :

 

Cela semble le plus difficile à mettre en œuvre, mais en réalité, dans 80% des cas, nous savons clairement quels courriels nous ne lirons jamais.

Dans cette section, nous pouvons inclure par exemple les newsletters que nous n’avons pas le temps de lire.

Personnellement, si je supprime une newsletter plus de 10 fois de suite sans l’avoir ouverte, je me désabonne ! Et si toutefois elle persiste, malgré la RGPD, j’applique un filtre pour qu’elle se dirige directement dans mon petit dossier corbeille ou trash ou encore NL si jamais un jour où je m’ennuie, je pourrai ainsi constater le nombre d’emails que j’ai évité.

 

Déléguer :

 

Parfois nous recevons des courriers électroniques contenant des informations que nous ne pouvons pas gérer ou qui sont pertinentes pour d’autres personnes.

Personnellement, je classe automatiquement les emails dont je ne suis pas le destinataire dans un dossier réservé aux emails en copie. 2 fois par jour (pas plus) en milieu de matinée et d’après midi, je regarde si un sujet est important, auquel cas je le ramène dans mon inbox pour traitement ou le classe dans le dossier du client ou du projet concerné.

Cela me permet d’être plus agile dans la gestion des tâches, cela réduit ma charge mémorielle. Je suis plus efficace.

 

Agir :

 

Une fois les filtre de newsletter et Pub mis en place, la majorité des emails qui arrivent dans notre Inbox est assez rapide à traiter : réunions, événements ou autres. Règle #1 :  Je ne procrastine aucune action que je peux traiter en moins d’une minute : ajouter un rendez-vous dans mon calendrier, remplir un formulaire d’inscription d’un salon, ou tout simplement répondre merci à quelqu’un qui m’annonce avoir régler un problème. Règle #2 : se référer à la règle #1

 

Répondre :

 

Si je peux répondre à un message en trois lignes car je détiens l’information je le fais également sans attendre de revenir dessus plus tard.

Si je ne fais pas ça, je risque de perdre du temps à relire plusieurs fois un même message. Cela n’a pas d’intérêt. Si je suis en capacité, je réponds et classe ou supprime le message.

 

Décaler :

 

Si la réponse d’un email nécessite plus de temps je le classe manuellement dans un dossier « à traiter ». Je programme des plages de travail spécifiques dans ma journée pour traiter ce dossier. Le reste du temps je ferme ma messagerie et travaille sur mes dossiers 😊

 

En suivant cette méthode, vous consacrerez le temps nécessaire à chaque message en fonction de son importance, votre productivité va augmenter !

Le point clé de la philosophie Inbox Zero est de se réapproprier son temps de travail et ne pas être esclave de l’hyper connectivité en temps réel. Il y a quelques années un courrier mettait 2 jours à arriver, un email peut attendre 2 heures non ?

 

Attention, les premières arnaques de la RGPD arrivent !

Posted by on 30, Avr 2018 in A la une, Autour du mail, Sécurité | 3 comments

Comme on pouvait s’y attendre, avec la mise en place de la Réglementation Générale de la Protection des Données (RGPD ou GDPR de son acronyme anglais -General Data Protection Regulation), les pirates se sont emparés de l’actualité pour frauder. Les prévisions des attaques sont même vues à la hausse ces prochaines semaines. Soyons donc très prudent, surtout dans le domaine professionnel.

Skygofree, le nouveau malware espion d’Android

Posted by on 1, Mar 2018 in A la une, Sécurité | 0 comments

Il y a quelques semaines, l’entreprise russe Kaspersky a annoncé la découverte d’un nouveau cheval de Troie : Skygofree. Ce malware semble être le plus sophistiqué à ce jour à s’attaquer à Android. Quand on sait qu’Android est le système d’exploitation le plus utilisé au monde (smartphones, montres, téléviseurs, véhicules) devant Windows, on pressent bien que l’arrivée de ce malware va représenter un véritable casse-tête dans le domaine de sécurité.

La neutralité du Web, faisons le point

Posted by on 4, Jan 2018 in A la une, Business | 0 comments

Nous laissions 2017 s’achever sur une triste nouvelle pour Internet : sa neutralité est en danger !

Aux États-Unis ce principe a été abroger à l’issue du vote à la commission générale le jeudi 14 décembre 2017. Depuis l’élection de Donald Trump à la maison blanche le 8 novembre 2016, les défenseurs de la neutralité du net craignaient déjà l’abolition de ce principe, une des promesses de campagne de Donald Trump.

Joyeux Noël et Bonne Année

Posted by on 20, Déc 2017 in A la une | 0 comments

Hello les lecteurs !
Toute l’équipe de Demain le Mail vous souhaite de passer d’excellentes fêtes 2017 !

Merci d’être toujours plus nombreux à nous suivre ! et nous lire !

On se retrouve en Janvier !
À très bientôt sur Demain le Mail

Comment choisir sa messagerie d’entreprise ?

Posted by on 11, Déc 2017 in A la une, Autour du mail, Business | 0 comments

 
L’une des questions les plus fréquentes chez les utilisateurs ou clients qui ont besoin d’un service de messagerie d’entreprise est : quel service choisir ?
Quelle est la différence entre un service Exchange traditionnel et Office 365 ?
Que vaut un service professionnel européen compatible avec n’importe quel client de messagerie ? Est-ce que ça doit être accessible depuis tous les dispositifs mobiles ?
Quid du stockage ou de l’archivage ?

Comment utiliser la messagerie d’entreprise et éviter des blacklistages (2/2)

Posted by on 12, Nov 2017 in A la une, Autour du mail, Sécurité | 0 comments

Dans le dernier article, nous vous expliquions la différence entre les différents outils d’envoi d’emails utilisés dans le monde de l’entreprise. On vous expliquait comment utiliser correctement et éviter des problèmes liés à la sécurité comme l’inclusion dans des listes noires. On vous donne maintenant quelques conseils pour améliorer le contenu de vos messages.

Comment utiliser la messagerie d’entreprise et éviter les blacklistages (1/2)

Posted by on 2, Nov 2017 in A la une, Autour du mail, Sécurité | 0 comments

Deux des problèmes fréquents auxquels les entreprises font face dans la gestion de leur messagerie, sont leur intégration dans les listes noires et le bloquage des messages lors des envois de masse. Pour éviter ce type d’incidents, nous verrons dans cet article comment fonctionnent les listes noires puis nous étudierons les différents types d’envoi que peuvent faire les entreprises et lesquels sont les plus adéquats.

Comment fonctionne la messagerie électronique ?

Posted by on 31, Jan 2017 in A la une, Autour du mail, Logiciels & Webmails, Messagerie | 0 comments

Je parie que vous envoyez des mails tous les jours. Et même pendant vos vacances, vous n’avez pas pu vous empêcher de les consulter. “Allez juste une fois… ça m’en fera moins à trier en revenant”.
Mais savez-vous comment les emails fonctionnent ? Qu’est-ce qu’il peut bien se passer quand vous cliquez sur “envoyer” ?
Qui d’autre que Demain le Mail pour vous l’expliquer?