En juin 2008, Demain le mail demandait aux internautes quel était le client de messagerie qu’ils utilisaient pour consulter leurs emails. Le webmail n’avait remporté, il y a deux ans, que 9% des suffrages.

Aujourd’hui, avec les efforts portés par les éditeurs pour améliorer les clients légers et apporter un confort d’utilisation proche, voire même identique, à celui d’un logiciel de messagerie, nous pouvons soupçonner que la balance bascule cette fois-ci en faveur du webmail.

A vos votes !

Un regard sur le marché européen et les études des éditeurs et des cabinets d’analyse tels qu’IDC et Radicati montrent que le retard français pour les solutions d’archivage électronique peut être évalué à 2 ans.

Ainsi, l’archivage de documents électronique répond à deux objectifs principaux :
- elle porte sur des documents servant de pièces justificatives dans le cadre de contrôles administratifs (ex : fiscal ou social),
- elle permet la production d’actes juridiques valant preuve en cas de litige.

Les solutions d’archivage électronique en France et dans le monde

Le passage à l’outil collaboratif (particulièrement les messageries) des systèmes informatiques a changé la donne : 90% des originaux actuels sont produits électroniquement et 80% de la communication passe par l’électronique et l’informatique. On en oublie que les règles et règlements adaptés au papier s’appliquent également aux documents électroniques.

Un sondage simple auprès des grandes entreprises françaises montre que l’archivage électronique d’originaux électroniques en est très en retard sur le marché ou au mieux au stade de prévision budgétaire. Moins de 10 % des entreprises française ont actuellement un système d’archivage.

Sur une même période, 90 % des multinationales installées en Europe sont équipés d’une solution d’archivage (notamment en Grande Bretagne et en Allemagne) ; en France, le pourcentage est nul.

Les raisons du retard du marché français : des lois et réglementations non directives

D’après Pierre Bilderling, Si les lois concernant l’archivage électronique sont directives aux USA, en Grande Bretagne et en Allemagne, spécialement pour l’archivage des messageries, elles restent en France au stade de l’admission du document électronique comme document probant dans la somme juridique au même titre que les originaux sur papier.

Aucune loi n’indique que l’on doit archiver les documents électroniques, que ce soit ceux des messageries, des services de fichiers, des services de production ERP. On doit pourtant considérer que les règles et règlements d’archivage s’appliquant aux documents papiers s’appliquent aux documents électroniques.

Avantages et inconvénients d’un outil de gestion électronique:

Un outil de gestion électronique de documents, s’il est bien conçu, offre plusieurs avantages aussi bien sur le plan organisationnel que sur le plan du profit.

• D’après une étude menée par le groupe ooPartners solutions (www.oopartners.com), un outil de GED peut faire gagner jusqu’à 10 à 20% en efficacité de travail et 10% en efficience commerciale. Les temps de recherche et de diffusion de l’information sont de l’ordre des secondes.
• Une diminution des coûts se fait aussi sentir. D’après les mêmes sources l’espace de stockage coûte beaucoup moins cher en méthode électronique. Sur les coûts de classement les entreprises réalisent dans la plupart des cas 50% de gain. Les coûts de recherche sont divisés par deux voire trois s’il s’agit d’une recherche d’archives et les coûts de diffusion sont réduits de 80 à 90%.
• La centralisation des données constitue aussi une force pour un système de GED. En effet les informations sont stockées sur un serveur unique et les opérations se font via des requêtes écrites pas le concepteur. Ainsi le contrôle des accès devient facile rendant le système beaucoup plus fiable et plus sécurisé car il n y a qu’un seul serveur à administrer.

Par ailleurs, face à tous les apports de la GED pour le monde de l’entreprise, il n’en demeure pas moins que cette technologie émergente présente des failles:

• Vulnérabilité des périphériques de stockage: même si les données sont centralisées, elles sont quand même sur un support physique (disque dur, CD-ROM, disque optique, etc) qui requiert souvent un environnement propre avec un climat plus ou moins stable.

Pensez-y!

L’archivage de documents électroniques risque rapidement de devenir obligatoire en France, or si on s’en remet à ces quelques chiffres empruntés à différentes études (voir ci dessous), on observe que la croissance en taille des boîtes à lettres de messagerie électronique ont des conséquences en termes de coûts de stockage et de difficultés de gestion des volumes.

• jusqu’à 70% des informations utiles se trouveraient dans la messagerie électronique (source : Enterprise Storage Group)

• chaque utilisateur traite environ 10 MB de données par jour en 2004, pour atteindre 15,8 MB en 2008 (source : Radicati Group, Inc)

Il est donc nécessaire d’envisager un système d’archivage et de réfléchir aux contraintes liées à sa mise en place pour ne pas être pris au dépourvu, vous bénéficierez alors d’ un avantage sur vos concurrents aussi bien en terme légaux que technologiques.

Nous restons à l’écoute de vos suggestions.

Bon vote à tous,

Un nouveau sondage vient d’être mis en ligne. Le thème : le nombre d’adresses email que possède une personne.

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Dans une étude nommée Global Telecom Insight, l’institut TNS Sofres a interviewé, en novembre 2007, 16 000 personnes, âgés de 16 à 60 ans, pour connaître les usages qu’elles faisaient des téléphones mobiles et des services qui les accompagnaient. Bien que l’étude porte sur les habitants de 29 pays différents, le communiqué de presse français de l’institut de sondage se consacre notamment aux données récoltées en Europe et en France.

Suite de l’article : Internet et la messagerie sur mobile

Si le nombre de sondés peut paraître faible pour obtenir des résultats probants, il n’en reste pas moins que les réponses des utilisateurs étaient volontaires et que la proportion qui en résulte peut être comparée à celle établit en 2004 par l’institut Forrester Research, qui comptabilisait déjà 20% de personnes répondant favorablement aux spam qu’ils recevaient.

Par ailleurs, une hausse de cette proportion serait somme toute plausible, compte tenu de l’augmentation importante qu’ont connu les envois de spam au niveau mondial depuis 2004.

« Le sondage met en lumière une vérité qui dérange », déclare ainsi Bradley Anstis, Vice-Président du département Produits de Marshal. « Nombre d’entre nous se pose souvent cette question : pourquoi y a-t-il autant de spam ? La réponse est simplement que beaucoup de personnes achètent les produits vantés par le spam, ce qui rend donc utiles et profitables les efforts des spammeurs. »”

Le sondage révèle également qu’en moyenne, parmi les sondés ayant admis avoir effectué des achats, chacun aurait réalisé plus de deux achats différents via le spam. Selon Marshal, ceci prouverait que ces personnes prennent pour habitude le fait d’acheter des produits selon les spams qu’elles reçoivent.

Outre ces résultats, Marshal souligne que, si le spam parvient à proliférer aussi facilement, c’est également en grande partie dû aux économies d’échelle sur les moyens d’exploitation, que les spammeurs se permettent de réduire avec les fameux botnets. D’après des données retransmises par le FBI, les détenteurs de botnets feraient payer l’envoi du million de messages entre 5 et 10$ ! Les possesseurs des botnets les plus grands parviendraient ainsi à gagner jusqu’à 150 000$ par jour.

Pour autant, les analyses hebdomadaires réalisées par la société Marshal établissent que seulement 4 bots se partageraient 85% des envois de spam.

Graphique de répartition des différents bots selon le nombre de spam émis
durant la semaine du 25 au 31août 2008

L’email est l’application internet la plus utilisée au monde et sans doute la moins connue de ses utilisateurs. Que vous soyez administrateur de messagerie, super utilisateur ou néophyte vous trouverez ici toutes les « dernières actus » sur l’email, mais aussi son histoire, des combines & astuces, des sondages, des débats et bien d’autre choses….

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Editeur et opérateur de services de messagerie, Alinto espère avec l’aide de ce blog et la votre concevoir prochainement la meilleure messagerie électronique du monde.