Un regard sur le marché européen et les études des éditeurs et des cabinets d’analyse tels qu’IDC et Radicati montrent que le retard français pour les solutions d’archivage électronique peut être évalué à 2 ans.

Ainsi, l’archivage de documents électronique répond à deux objectifs principaux :
- elle porte sur des documents servant de pièces justificatives dans le cadre de contrôles administratifs (ex : fiscal ou social),
- elle permet la production d’actes juridiques valant preuve en cas de litige.

Les solutions d’archivage électronique en France et dans le monde

Le passage à l’outil collaboratif (particulièrement les messageries) des systèmes informatiques a changé la donne : 90% des originaux actuels sont produits électroniquement et 80% de la communication passe par l’électronique et l’informatique. On en oublie que les règles et règlements adaptés au papier s’appliquent également aux documents électroniques.

Un sondage simple auprès des grandes entreprises françaises montre que l’archivage électronique d’originaux électroniques en est très en retard sur le marché ou au mieux au stade de prévision budgétaire. Moins de 10 % des entreprises française ont actuellement un système d’archivage.

Sur une même période, 90 % des multinationales installées en Europe sont équipés d’une solution d’archivage (notamment en Grande Bretagne et en Allemagne) ; en France, le pourcentage est nul.

Les raisons du retard du marché français : des lois et réglementations non directives

D’après Pierre Bilderling, Si les lois concernant l’archivage électronique sont directives aux USA, en Grande Bretagne et en Allemagne, spécialement pour l’archivage des messageries, elles restent en France au stade de l’admission du document électronique comme document probant dans la somme juridique au même titre que les originaux sur papier.

Aucune loi n’indique que l’on doit archiver les documents électroniques, que ce soit ceux des messageries, des services de fichiers, des services de production ERP. On doit pourtant considérer que les règles et règlements d’archivage s’appliquant aux documents papiers s’appliquent aux documents électroniques.

Avantages et inconvénients d’un outil de gestion électronique:

Un outil de gestion électronique de documents, s’il est bien conçu, offre plusieurs avantages aussi bien sur le plan organisationnel que sur le plan du profit.

• D’après une étude menée par le groupe ooPartners solutions (www.oopartners.com), un outil de GED peut faire gagner jusqu’à 10 à 20% en efficacité de travail et 10% en efficience commerciale. Les temps de recherche et de diffusion de l’information sont de l’ordre des secondes.
• Une diminution des coûts se fait aussi sentir. D’après les mêmes sources l’espace de stockage coûte beaucoup moins cher en méthode électronique. Sur les coûts de classement les entreprises réalisent dans la plupart des cas 50% de gain. Les coûts de recherche sont divisés par deux voire trois s’il s’agit d’une recherche d’archives et les coûts de diffusion sont réduits de 80 à 90%.
• La centralisation des données constitue aussi une force pour un système de GED. En effet les informations sont stockées sur un serveur unique et les opérations se font via des requêtes écrites pas le concepteur. Ainsi le contrôle des accès devient facile rendant le système beaucoup plus fiable et plus sécurisé car il n y a qu’un seul serveur à administrer.

Par ailleurs, face à tous les apports de la GED pour le monde de l’entreprise, il n’en demeure pas moins que cette technologie émergente présente des failles:

• Vulnérabilité des périphériques de stockage: même si les données sont centralisées, elles sont quand même sur un support physique (disque dur, CD-ROM, disque optique, etc) qui requiert souvent un environnement propre avec un climat plus ou moins stable.

Pensez-y!

L’archivage de documents électroniques risque rapidement de devenir obligatoire en France, or si on s’en remet à ces quelques chiffres empruntés à différentes études (voir ci dessous), on observe que la croissance en taille des boîtes à lettres de messagerie électronique ont des conséquences en termes de coûts de stockage et de difficultés de gestion des volumes.

• jusqu’à 70% des informations utiles se trouveraient dans la messagerie électronique (source : Enterprise Storage Group)

• chaque utilisateur traite environ 10 MB de données par jour en 2004, pour atteindre 15,8 MB en 2008 (source : Radicati Group, Inc)

Il est donc nécessaire d’envisager un système d’archivage et de réfléchir aux contraintes liées à sa mise en place pour ne pas être pris au dépourvu, vous bénéficierez alors d’ un avantage sur vos concurrents aussi bien en terme légaux que technologiques.

IN & OUT De la lettre à l’e-mail

Adieu ratures et pattes de mouches.En une quinzaine d’années, les courriers électroniques ont presque entièrement remplacé les lettres manuscrites, n’en déplaise à Madame de Sévigné ou Honoré de Balzac, célèbres pour leurs missives. Aujourd’hui, 247 milliards d’e-mails transitent quotidiennement dans le monde, affirme une étude du groupe d’expertise américain Radicati, parue en mai 2009. Si la plupart sont des publicités, les autres permettent, en quelques secondes, d’échanger des informations par écrit, de la plus indispensable à la plus futile. Exit les correspondances interminables, de brefs e-mails permettent désormais de supprimer les barrières du temps et de la distance. En avril dernier, selon Médiamétrie, deux Français sur trois âgés de 11 ans et plus se sont connectés à Internet au moins une fois durant le mois, soit 36 millions de Français susceptibles d’avoir au moins une boîte mail. 85% d’entre eux en possèdent au moins deux, rapport Le Journal du Net. Un phénomène entré dans les habitudes de vie des Français dont les boîtes aux lettres ne reçoivent plus que des factures et quelques cartes postales…

IN L’e-mail rapide comme l’éclair

Simplicité et rapidité d’exécution.

Pas de papiers, une adresse courte, et le message parvient à son destinataire en quelques secondes. L’e-mail a révolutionné les modes de communication écrits. Une instantanéité appréciée des internautes français, qui aiment aussi disposer de plusieurs adresses mails, pour mieux trier contacts professionnels, familiaux et amicaux. Un utilisateur sur quatre possède jusqu’à cinq boîtes aux lettres différentes, selon Le Journal du Net.

Accessible presque partout.

En plein Paris ou au fin fond d’un village vietnamien, dès lors qu’un terminal est relié à Internet, la boîte mail est disponible pour donner des nouvelles à ses proches. Le Web ne dort jamais, et les noctambules de la plume ne se heurtent plus aux horaires des services postaux.

Du multimédia en supplément.

Photos, vidéos, fichiers audio et documents joints font partie intégrante des messages électroniques. Les grands-parents peuvent dès lors s’émerveiller en visionnant la vidéo, filmée le matin même, des premiers pas de leur petit-fils.

OUT La lettre traîne en route

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Pour prendre de la hauteur sur un marché en pleine expansion, nous nous sommes intéressés au rapport du Groupe Radicati intitulé “Prospective des usages de l’email” dont les principaux résultats sont accessibles sur le site d’Arkantos Consulting. L’enquête se base sur différentes recherches en cours. Pour correspondre au plus près de la réalité, la firme américaine d’étude de marché a choisi de confronter les informations recueillies à diverses études portant sur des marchés et des segments hétérogènes de l’industrie informatique.

Généralités

• Nombre d’utilisateurs de messagerie électronique dans le monde
2009 : 1,4 milliards
2013 : 1,9 milliards

• Trafic mondial
2009 : 247 milliards de messages/jour.
2013 : 507 milliards de messages par/jour

Qui sont les utilisateurs

• Répartition géographique des utilisateurs de messagerie électronique en 2009
Asie/Pacifique : 38%
Europe : 24%
Amérique du Nord : 23%
Reste du monde : 14%

• Les 20/40 ans constituent la majorité des utilisateurs d’emails. Suivi ensuite des 15/20 ans et enfin des 40/60 ans.

L’enquête différencie les comptes de messagerie à usage professionnel de ceux à usage privé. On constate ainsi que l’écart entre ces 2 grandes catégories d’utilisateurs en terme de quantité de comptes email va se creuser. Si l’évolution annoncée pour les entreprises est de 21%, celle des consommateurs serait supérieure à 37%. Une dynamique qui pourrait motivé les acteurs du marché à développer davantage de service pour se démarquer d’une concurrence omni-présente. A ce propos, le rapprochement entre Microsoft et Yahoo qui a pour objectif premier de contrer le géant Google pourrait donner lieux à une surenchère de service profitant à l’utilisateur.

Email & Entreprise

On estime qu’un utilisateur émet et réceptionne en moyenne 167 messages par jour (soit environ 20 Mo d’espace de stockage).

L’ensemble des activités liées à la gestion de sa boite de messagerie occupe en moyenne ¼ de la journée de travail d’un salarié (contre 14% pour les réunion et 9% pour les conversations téléphoniques).

Messagerie & Sécurité
• Part du trafic total des emails occupé par les spams
2009 : 81 %
2013 : 84 %

Selon le rapport, seuls 20% des spams atteindraient les boîte de réception en 2009 grâce aux filtres anti-spams.
La sécurité coûte cher : 1 entreprise de 1000 salariés peut investir jusqu’à 1,8 millions de dollars / an pour lutter contre les spams.
Quant aux attaques de virus sur une entreprise de même échelle, la perte financière s’élèverait à 158 000 dollars par an.

Messagerie instantanée

• Nombre de comptes « particuliers »
2009 : 2,3 milliards
2013 : 3,5 milliards

• Nombre de comptes « entreprises »
2009 : 219 millions
2013 : 524 millions

Messagerie électronique sur mobile

L’email “sans fil” c’est-à-dire l’accès à sa messagerie via un mobile va connaître un essor important.
• Pourcentage d’utilisateurs de l’email sans fil (en-dehors de tout autre utilisateur de l’email)
2009 : 6%
2013 : 28%

Les idées clés qui se dégagent du rapport :

- augmentation constante du nombre de compte : entre 2009-2013, il est prévu une progression de 30% à l’échelle mondiale de comptes emails actifs.

- l’expansion de l’utilisation de la messagerie électronique via un téléphone mobile

- des secteurs géographiques encore peu développés

- des marchés porteurs celui de l’archivage et de la messagerie instantanée

Selon une étude Radicati Group de décembre 2007 réalisée sur un échantillon international d’entreprise, un salarié expédie en moyenne 38 emails et en réceptionne 93 par jour. Sur ces 93 courriers électroniques reçus, environ 18 contiennent une pièce jointe.

Si l’on se base sur 217 jours travaillés dans l’année, chaque collaborateur envoie environ 8 246 mails par an et en reçoit 20 181 (il s’agit bien entendu d’une moyenne – ces estimations n’excluent pas la part certaine de spam).

Il est ainsi facile de s’imaginer le volume colossal de données qui s’accumulent. Mais que deviennent ces informations au fil du temps? Sont-elles bien stockées et surtout doivent-elles être conservées ? Si oui, quel en est l’intérêt ?

Archivage et sauvegarde : deux notions distinctes à ne pas confondre

Avant tout, il est indispensable de bien différencier l’archivage de la sauvegarde. Ces deux notions ont des finalités bien distinctes.

- La sauvegarde consiste à enregistrer de façon répétée et régulière les données d’exploitation afin de pouvoir restaurer le système rapidement en cas de défaillance.

- L’archivage quant à lui va stocker les données qui ne sont plus destinées à être modifiées. Il garantit ainsi de pouvoir retrouver les informations lorsque que se présente le besoin.

Enjeux de l’archivage

Avez -vous constaté que la tendance est au “zéro papier” ? Devis, bons de commande, factures, accords commerciaux, etc., nombre de procédures et d’échanges avec clients, fournisseurs et partenaires se font désormais au format électronique. La mémoire de l’entreprise tend ainsi à se virtualiser de plus en plus. D’où l’intérêt de s’interroger sur la nécessité de préservation du patrimoine informationnel de l’entreprise dont font partie bien évidemment les courriers électroniques.

Le flux d’emails engrange un volume croissant de données. Ainsi, Jean-Marc Rietsch, président de la fédération “Information Lifecycle Management cité dans le numéro 142 de CAD Magazine déclare que «certaines études prévoient la nécessité d’archiver plus de 7 000 petaoctets de courriels d’ici à 2010».

(NDLR : 7 000 pétaoctets = 7 000 000 000 gigaoctets)

Sachant que nombres d’emails sont souvent mal gérés et mal archivés, il semble intéressant de se pencher sur les enjeux de l’archivage.

Quels sont t-ils ?

- la conservation des emails qui intègrent une valeur juridique durant le délai légal

Toute entreprise est soumise à des obligations légales en matière de conservation de documents. A titre d’exemple, les factures ou justificatifs de TVA doivent être conserver au minimum dix ans. Ces obligations varient en fonction du secteur d’activité.

Selon le code civil (article 1316-1), “l’écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l’écrit sur support papier… ”. Il est précisé que pour être considéré comme preuve, l’écrit électronique doit permettre d’identifier l’auteur et doit être créé et stocké de manière à garantir son intégrité. Plus concrètement, certains formats comme “pdf” ou “jpeg” présentent l’avantage de ne pouvoir être dénaturés et répondent ainsi à cette obligation.

- l’organisation des informations conservées afin d’en facilité l’accès et la gestion

Mettre en place une politique d’archivage au sein de l’entreprise permet de retrouver facilement les informations archivées en cas de besoin. Cette procédure doit comporter certaines “règles” permettant d”éviter le tout-archivé et ainsi une surcharge inutile des archives. De plus, il est nécessaire de rester vigilant en matière de respect de la vie privée (mails et fichiers marqués comme “privés” ou “personnels”)

L’archivage doit porter bien évidemment aussi bien sur le trafic d’emails entrant que sortant. Il peut être géré en interne ou sous-traité à un prestataire.
Une fois en place, la politique d’archivage nécessite toutefois un suivi à différents niveaux :

- conformité avec l’évolution des règlementations et obligations légales;

- adaptation en fonction des besoins de l’entreprise et des utilisateurs de ses comptes de messagerie.

D’après une étude du groupe Serda, le marché de l’archivage aurait représenté en 2007 environ 184,6 millions d’euros. Malgré tout, seulement 56% des organisations interrogées auraient mis en place une politique globale d’archivage.

On se rend compte que l’archivage des courriers électroniques est encore peu répandu car souvent perçu et à juste titre par les entreprises comme complexe. Il demeure pourtant indispensable et démontre sur le long terme un choix pertinent et sécurisant.