Priority Inbox, une fonctionnalité supplémentaire dans quel but ?

Depuis peu, les utilisateurs du webmail Gmail peuvent activer sur leur compte de messagerie une nouvelle fonctionnalité appelée Priority Inbox, un outil permettant de trier les emails par degré d’importance (faible, moyenne, haute) et selon divers critères : le rythme d’échange avec chaque contact, la proportion de réponse par destinataire ou encore le taux d’ouverture des emails.

Cette fonctionnalité n’a, en soit, rien de révolutionnaire et consiste simplement à appliquer des filtres.

Ce service a déjà su convaincre plusieurs utilisateurs, mais restons sur nos gardes. Serait-ce encore un tour du géant Google pour mieux connaître notre vie privée ? Priority Inbox est-il réellement pertinent pour tous les utilisateurs ?

Encore un moyen d’en savoir plus sur nous, consommateurs ?

On peut évidemment se poser des questions de sécurité sur la conservation des données personnelles de ce nouveau service. En effet, Google va pouvoir recueillir encore davantage d’informations sur ses utilisateurs : fréquentations, contenus d’emails, éléments prioritaires propres à chaque individu, etc. Toute une base d’informations sur chacun d’entre nous et nos préférences, et pouvant un jour ou l’autre se retourner contre l’utilisateur comme cela s’est déjà produit.

Paranoïa ou véritables faits? A vous de juger…

Dans une interview au Wall Street Journal, Eric Schmidt, Président Directeur Général de Google, explique :

la société évolue et s’adapte aux nouvelles technologies. Il ne s’agit donc plus, selon lui, de contrôler les éventuels dérapages du Web, mais de s’en accommoder, au point de permettre à une majorité d’individus de changer de nom pour ne pas avoir à affronter leur passé numérique.

Dans son interview, Eric Schmidt déclare:

Nous savons grosso modo qui vous êtes, ce qui vous tient à cœur, qui sont vos amis. […] Le pouvoir du ciblage individuel – la technologie sera tellement parfaite qu’il sera très dur pour les gens de voir ou de consommer quelque chose qui n’a pas été, d’une certaine manière, taillé sur mesure pour eux.

Le filtrage automatique, une bonne idée… Mais pas pour tout le monde

Mise à part ces considérations sur le respect de la vie privée, on peut essayer de comprendre dans quelles mesures ce service est ou non profitable pour tous. Car ce filtrage automatique, très utile pour certains, risque d’en décevoir d’autres, en effet Priority Inbox est un service plus ou moins pertinent en fonction de votre usage de l’email. Un utilisateur qui ne recevrai qu’une quantité limitée d’emails ne verrait pas l’utilité du service car il faut une grande quantité d’information pour pouvoir obtenir un tri convenable des emails.

Même si la plupart des utilisateurs semblent satisfaits de cette version bêta, l’utilisation et la pertinence de Priority Box n’est pas du goût de tout le monde.

Un commentaire d’un internaute soulève les limites de ce service :

Si un nouveau client me demande une offre, j’aimerai – contrairement à la logique de cette fonction – avoir sa demande en tête de liste, plutôt qu’elle se retrouve tout en bas, car c’est la première fois que cette personne m’écrit!

Un client qui me confirme une commande ou me valide un devis, ce n’est pas “prioritaire”, même si nous avons déjà eu de nombreux échanges de courrier. Alors qu’avec des nouveaux clients, il faut être très très réactif!

Pour les plate-formes d’emailing, ce service ne va pas leur rendre pas la tâche plus facile. En effet les mails à contenu commercial risquent d’être très affectés par ce tri automatique. Les avantages : seul un email personnalisé et interactif sera “bien classé”. Les envois d’emailing vont donc devoir mettre du cœur à l’ouvrage pour nous donner envie d’ouvrir et de répondre à leurs emails : mots-clés pertinents, contenus interactifs, …

On peut penser que c’est une bonne chose pour l’utilisateur, mais à y regarder de plus près on remarque la faille : les mails appelé “Bacn“, sont des mails désirés (newsletters,..) mais qu’on ne regarde pas souvent, ceux-ci sont triés dans la catégorie “faible” de Priority Inbox.

Malgré tout…

Ce nouveau service de filtre automatique reste profitable à ses utilisateurs dans la mesure où il permet un gain de temps. Maintenant, sa réelle pertinence se vérifiera dans l’usage. Quoiqu’il en soit, Google inscrit un peu plus son webmail dans l’ère du web 3.0 et de la messagerie sémantique, terrain d’étude et de développement de DLM 3.0.

Au sein de cette population toujours plus friande de mode de communication synchrone, pourquoi faudrait-il se satisfaire  d’une réponse à venir par email quand il existe des outils d’échange qui implique un feedback plus “immédiat” comme la messagerie instantanée ou plus “impactant” car illustré comme le permettent certains réseaux sociaux et blogs ?

Certains considèrent ces derniers comme initiateurs de la disparition future de l’email. Mais différents éléments viennent contredire cette hypothèse, nous laissant à penser que la mort de l’email n’est pas pour demain…

Importance de l’email aujourd’hui

D’un côté, les outils web 2.0 ne cessent de prendre de l’importance et d’augmenter leur nombre d’utilisateurs,  de l’autre côté, l’email s’est peu à peu révélé comme moyen de communication incontournable et reste à ce jour indispensable pour accéder à ces récents outils. Voici pourquoi, il apparaît aujourd’hui inconcevable de reléguer l’email au rang de technologie obsolète :

• Les outils web 2.0 sont toujours centralisés sur nos adresses de messagerie : commentaires Facebook, nouvel abonné Twitter,… chaque évènement est automatiquement centralisé sur nos boîtes email.

• Combien de fois par jour regardons-nous nos emails ? Que ce soit au moyen d’un smartphone ou d’un ordinateur, l’email est très présent dans nos vies et nous accompagnent même en déplacement et quelque soit notre activité.

• Réseau social, messagerie instantanée, blog,… sont complémentaires de l’email. Ils ne le remplacent pas mais permettent de communiquer d’une autre façon. L’email disposant de ses propres caractéristiques.

Et si vous n’êtes toujours pas convaincu, regarder le résultat de l’étude Kelton Reaserch sur le Journal du Net qui montre que l’e-mail est l’outil de communication le plus utilisé 79%, devant la messagerie instantanée (26%), et les réseaux sociaux (9%).

Email vs Réseaux Sociaux

Très médiatiques, les réseaux sociaux savent faire beaucoup parler d’eux. L’exemple le plus parlant est sans nul doute Facebook qui totalise aujourd’hui pas moins de 400 millions de membres. Représentent-ils pour autant une réelle menace pour l’email ? Pour Sheryl Sandberg, Directrice générale de Facebook qui s’exprimait lors de la conférence Nielsen Consumer 360 à Las Vegas, il est clair que son réseau social en est une. Selon elle, les SMS, les  “twitts” et les autres réseaux sociaux sont en train de prendre le relais des courriers électroniques.

Mais au fond, existe t-il une réelle différence entre l’email et les réseaux sociaux ? L’un a t-il un avantage sur l’autre ? Qu’est-ce qui les différencie, quelle(s) valeur(s) possède(nt)-ils chacun ?

Tout d’abord, l’email est plus discret et plus professionnel. Pourquoi choisir un réseau social pour communiquer ces informations  professionelles les plus importantes?

En effet, d’après Bill Houghton, les réseaux sociaux et notamment Facebook sont ouverts au public mais ils se différencient grâce à une composante essentielle : l’invitation personnelle. Les conversations  semblent beaucoup plus personnelles : en effet on se dévoile davantage au travers d’un réseau social (partage de photos, vidéos, message sur le mur qui reflète notre état d’esprit, …). Les messages Facebook ne sont pas seulement des échanges mais ce sont des conversations personnelles.

Au vu de cet exemple vous comprendrez tout de suite ce qu’il entend par là :

Lorsque mon ami m’a annoncé son divorce via un message Facebook, ce n’était pas seulement pour m’informer de son nouveau statut marital. Contrairement à l’email c’était une invitation à une conversation. Il s’attendait à ce que je réponde, peut être même à ce que je lui donne des conseils ou que le soutienne durant cette période.

Les réseaux sociaux ont donc quelque chose de plus qui rend une conversation plus personnelle, mais qui enlève donc le côté professionnel qu’on réservera à l’email. La suppression de l’email dans un cadre strictement professionnel paraît alors difficile.

Évolutions à prévoir

Alors que pouvons-nous prévoir ? Le monde de la messagerie est en plein changement et axé autour de nouvelles préoccupations : l’intégration des réseaux sociaux et la mobilité.

Il est temps d’évoluer : vers des messageries de plus en plus complètes…

D’après Arnaud Alcabez, l’évolution rapide des messageries “grand public” a eu pour conséquence inattendue de mettre en évidence les limitations de plus en plus criantes de nombreuses messageries d’entreprise. Le décalage croissant entre des services gratuits, en dépit de leur richesse fonctionnelle, et la pauvreté des outils proposés dans beaucoup d’entreprises.

C’est ce constat qui pose la question d’un conflit latent entre les directions des entreprises et les jeunes générations d’utilisateurs. D’un côté on trouve une volonté de régulation, de contrôle, de l’autre se situent des collaborateurs qui veulent que ça bouge, qui veulent travailler de partout, qui exigent de la messagerie instantanée, des réseaux sociaux, et qui vont même jusqu’à exiger du fun!

L’arrivée de nouvelles générations de services grand public représente en ce sens un rappel salutaire et devrait inciter de nombreuses entreprises à repenser leur système de messagerie pour répondre aux attentes souvent légitimes de leurs collaborateurs. En effet, si l’on regarde le nouveau Hotmail, on voit que les réseaux sociaux peuvent être intégrés à la messagerie électronique,…

Certaines messageries grand public comme Inmano de Alinto, propose déjà des solutions de messagerie évoluées. On retrouve sur le webmail Inmano : son agenda, ses contacts, ses emails et l’intégration de l’un des principaux réseaux sociaux, Twitter. Tout ça sur une messagerie totalement gratuite!

Pour aller encore plus loin dans la messagerie performante, Alinto propose une offre pour les professionnels : Alinto Pro, une combinaison de services collaboratifs (agenda, contacts et fichiers partagés), associés à des services web 2.0 (Twitter, Doodle,…). Enfin une messagerie au goût du jour pour les professionnels !

Le monde de la messagerie électronique est donc en plein changement, et intègre de plus en plus de services gratuits liés aux réseaux sociaux.

Mobilité et réseaux sociaux

Un nouvel axe d’évolution de l’email est la messagerie mobile. Dans une étude parue récemment, Gartner prévoit que, d’ici la fin de 2014, un milliard de personnes dans le monde utiliseront la messagerie mobile.

Dans la mesure où la messagerie mobile commence à être intégrée aux réseaux sociaux, ces derniers deviennent de plus en plus un complément aux e-mails pour les communications professionnelles. Gartner prévoit ainsi que d’ici à 2014, les services de réseaux sociaux remplaceront, auprès de 20% des utilisateurs professionnels, les e-mails comme vecteurs de communication principaux.

Selon le JDN, la société Ben&Jerry’s a par exemple choisi de se focaliser sur les réseaux sociaux et ne compte plus communiquer directement par Email comme elle le faisait avant (promotions, jeux, newsletter,…). Ben&Jerry’s dispose en effet de plus de 1,3million de fans sur sa page Facebook et de plus de 11 000 followers sur son compte Twitter officiel. Les réseaux sociaux commencent a être préférés pour la communication des entreprises contrairement au « traditionnel » envoi de newsletters par Email.

Le monde de la messagerie électronique va donc beaucoup évoluer dans les prochaines années, tant sur le plan de la mobilité que sur l’intégration des nouveaux services de communications comme les réseaux sociaux.

Pour conclure…

L’email reste donc aujourd’hui le moyen de communication le plus utilisé mais cela risque fort d’évoluer. L’email devient un outil parmi d’autres pour la communication électronique mais chaque média fait partie d’un marché «niche» avec ses avantages et inconvénients.

En effet on risque d’avoir une séparation plus marquée entre les moyens de communication professionnels (email) et les moyens de communications personnels (réseaux sociaux).

L’idéal serait donc d’arriver à un compromis, un mélange entre réseaux sociaux, téléphonie mobile et messagerie électronique.

Qu’est-ce qu’un outil collaboratif?

Dans l’industrie des télécommunications et de la bureautique, on désigne par “communications unifiées ou collaboratives” un ensemble de nouveaux services destinés aux professionnels en entreprise permettant d’intégrer étroitement :

• Les moyens de communications interpersonnelles en temps réel, comme la téléphonie fixe et mobile, la visiophonie, les ponts de conférence audio / vidéo…

• Les outils de travail collaboratif (comme la messagerie instantanée, la présence, les systèmes de conférences par le web, de partage et de gestion de documents…).

• L’environnement informatique, notamment les outils de bureautique, comme le client de messagerie électronique, l’agenda, le traitement de texte ou le logiciel de visionnage de présentations. L’e-mail arrive largement en tête (79%) des outils de communication / collaboration les plus fréquemment utilisés, devant le téléphone (63%) et les espaces documentaires partagés (45%).

Quel est l’intérêt et les bénéfices pour l’entreprise?

Les produits de communications unifiées visent de manière générale à améliorer la productivité des collaborateurs de l’entreprise en permettant et/ou en rendant plus efficace le contrôle, la gestion, l’intégration et l’utilisation au quotidien de plusieurs formes de communication.

Par exemple:

• Appeler sans effort sur un simple clic de souris à partir de la liste de contacts
• Permettre un échange rapide, dans un même bâtiment ou à distance d’informations, par exemple pour faire avancer une réunion.
• Transférer à distance un document plus efficacement (ex alternative plus efficace à l’envoi d’une pièce jointe dans un courrier)
• Participer à distance à une conférence, une formation, une présentation de produits
• Limiter les déplacements inutiles, salle de réunion virtuelle, plus besoin d’utiliser une salle de conférence dédiée avec des équipements vidéo coûteux.

Deux-tiers des personnes interrogées (69%) indiquent que la messagerie instantanée constitue un moyen très efficace de répondre à leurs objectifs métiers et faciliter leur travail au quotidien. (D’après l’institut Kelton Reaserch)

Quels sont les risques?

L’étude de Kelton Research pointe des risques en matière de sécurisation des données. Il existe un risque lié à la conservation des données informatiques (archivage d’email, de documents législatifs,…). En effet, la France a encore du retard sur les autres pays européens comme l’Allemagne, en matière de lois sur l’archivage des données informatiques, leur conservation et leur sécurisation.

Et vous?

Une très large majorité de répondants (75%) à l’étude de Kelston Reaserch estime que l’usage des outils de communication et/ou de collaboration va croître dans le courant de l’année prochaine. Et vous qu’en pensez-vous? Avez-vous remarqué des changements dans votre façon de travailler grâce aux outils collaboratifs? Diriez-vous que ces outils facilitent la communication et les échanges professionnels? Ou au contraire, pensez-vous qu’ils vous ralentissent dans votre travail et que l’on devient de plus en plus dépendants de ces outils?

La première proposition soumet l’idée d’un délai de transition : l’ex-client d’un FAI pourra continuer à exploiter sa boîte email durant une période de 6 mois, lui permettant ainsi de transmettre à l’ensemble de ses contacts (contacts personnels, professionnels, newsletters, administrations, site d’e-commerce, réseaux sociaux, …) sa nouvelle adresse électronique.

La seconde envisage la conservation par l’utilisateur de son adresse email sous condition tarifaire : l’ex-client d’un FAI aura la possibilité de conserver aussi longtemps qu’il le souhaite son adresse email. A la différence du premier amendement, ce service ne sera pas gratuit.

Dans son article “Résiliation : vers la portabilité des mails ?“, le site Les Numériques pense que cette dernière proposition peut répondre plus particulièrement aux besoins des entreprises (TPE et PME) qui auraient communiqué à partir de leur adresse @wanadoo.fr, @orange.fr, @neuf.fr, @sfr.fr…

Si ces amendements font beaucoup parler d’eux, c’est que leur légitimité est remise en question : comme le souligne Pierre Col dans l’article “Réacheminement de courriels après changement de FAI : une fausse bonne idée ?” diffusé sur ZDNet, il existe bon nombre de service de messagerie entièrement gratuit et indépendant des FAI. GMX, Yahoo, Google Gmail, Microsoft Windows Live, LaPoste.net ou encore in mano. Complets et souvent mieux pensés que les webmails fournis par les FAI, ces messageries gratuites libèrent l’utilisateur de la contrainte principale liée à son fournisseur Internet : le changement de prestataire. Par ailleurs, pour Pierre Col, ces amendements pourrait être « potentiellement dangereux d’un point de vue technique ». Il justifie son inquiétude en rappelant le pourcentage élevé de pourriels parmi le trafic total (85 à 90% selon ses sources). En cas d’obligation de réacheminement des emails vers le nouveau compte de messagerie de l’utilisateur, les messages non-sollicités engorgeraient deux fois plus les serveurs des FAI. Cette surcharge pourrait conduire les FAI à être black-listés par les serveurs destinataires.

« La conservation de l’adresse e-mail est aussi importante pour le consommateur que la conservation du numéro fixe ou du numéro mobile. De même que La Poste propose pour le courrier traditionnel un service de réexpédition du courrier pour six mois ou plus, à titre payant, le courrier électronique doit pouvoir bénéficier des mêmes facilités », se défend Jean Dionis du Séjour, cité dans l’article de NetEco “La portabilité de l’adresse email est à l’étude“.

Certains FAI semblent ne pas avoir pas attendu de projet de loi pour permettre à leurs ex-clients de recevoir leurs messages malgré leur résiliation (à titre d’exemple personnel, je continue de recevoir via un forward mes emails reçus sur mon ancienne adresse Neuf – cela fait près de 9 mois).

Mais, par ailleurs Philippe Gilbert, Président Fondateur d’Alinto, souligne que des projets de messagerie mobile ne passant plus par les FAI traditionnels voient le jour :  « Ils contribuent dans certains pays émergents à réduire réellement la fracture numérique. Pourquoi passer par les fourches caudines d’un opérateur pour avoir une adresse email souvent de mauvaise qualité, voici encore un exemple “d’hyper régulation” à la française ».

Avec la multiplication des services et comptes clients en ligne (commerce, administration,…), nous sommes amenés à communiquer de plus en plus notre adresse email. Le changement d’adresse peut s’avérer alors problématique et fastidieux… Afin de se prémunir de tous désagréments (messages non reçus, compte client de sites non accessible, service « oubli de mot de passe » non utilisable…), il est conseillé d’utiliser une adresse de messagerie indépendante de son FAI.

Menée auprès d’un panel de près de 5000 internautes résidents en France, Italie, Allemagne, Royaume-Uni et Espagne, ce rapport propose à la fois une photographie européenne et une analyse détaillée segmentée par pays des usages et comportements des internautes vis à vis de la messagerie électronique. Les résultats s’organisent autour des 3 axes suivants :

• Volume et profil d’utilisation des emails

• Rapport vis-à-vis des newsletters

• Utilisation des emails en situation de mobilité

Nous reviendrons très prochainement sur les résultats de cette enquête. En attendant, vous pouvez consulter le rapport dans son intégralité depuis le site web de ContactLab http://www.fr.contactlab.com/email-marketing-consumer-report

Email solidaire : l’engagement est entièrement gratuit et consiste à accepter de recevoir de la part d’organismes des emails publicitaires. Selon Youphil, le quota maximum est de 24 emails par mois. Ces annonceurs ont été validés par l’association de son choix proposée sur le site. Ainsi, vous avez le choix d’aider Fondation de France, Handicap International ou Fondation Recherche Médical.

MailForGood : une bannière relativement discrète se glisse en fin des emails envoyés. Elle comporte le logo de l’association que l’on aura choisi de soutenir. Particulier et entreprise ont chacun leur formule. Pour le particulier, il n’en coutera rien. L’entreprise par contre s’engage à reverser un euro tous les 1000 mails.

Cool Contact : le principe est similaire a celui d’Email Solidaire. Les adhérents d’une association et leurs entourages accepte de transmettre au site leurs adresses email afin de recevoir des newsletters d’entreprises. A chaque ouverture d’email, le site reverse 50% des montants récoltés à l’association.

@people : ici, l’email donateur est représenté par un timbre électronique apposé en haut à droite de chaque email expédié. Intégré automatiquement grâce à une application logicielle dénommée “sMailer”, le timbre intègre un lien qui renvoie vers une page de soutien. Il faut débourser au minimum 1 euro pour télécharger l’application. @people s’engage à reverser 70% de l’abonnement aux associations.
Une formule plus élaborée permet aux entreprises de choisir un timbre plus « engagé » qui adopte en fonction du type de cause défendue une couleur différente (le vert pour la protection de l’environnement, le bleu pour l’accès à l’eau, le jaune pour la lutte contre la précarité ou encore le rouge pour l’action contre le sida). Les tarifs varient en fonction du nombre d’email expédié.

Le concept d’email solidaire a des raisons de séduire, tant les particuliers que les entreprises. Il ne coûte rien ou presque (voir plus bas) pour le donateur, il est simple à intégrer et surtout il renvoie une image positive.
Si les sites prônent les mérites de ce geste éthique, il n’en est pas moins un marché lucratif : certains proposent des services supplémentaires qui viennent gonfler la facture du souscripteur.
Youphil soulève également la question de l’engagement véritable des entreprises : audelà du courriel solidaire, elles ne sont pas tenues d’accorder leurs actions à leur discours.
Au final, l’email solidaire demeure une bonne chose pour les associations qui bénéficient sans investissement aucun de publicité ainsi que de revenus supplémentaires.

Mais savez-vous utiliser efficacement tous ces outils?  Êtes-vous capable de vous organiser en conséquence? Voici quelques exemples de gestion de votre messagerie qui pourront vous aider au quotidien.

1. Filtrez efficacement vos messages

• Personnalisez vos affichages ! Si vous recevez plus de 100 mails par jour et que vous campez devant votre PC pour les trier, alors commencez par exemple, par les faire apparaître selon un code couleur. Vous pouvez créer un affichage personnalisé qui affichera en rouge les messages qui vous sont adressés directement; et en bleu ceux dont vous êtes simplement en copie. Ainsi, vous traiterez les rouge en priorité et les bleu quand vous aurez le temps.
• Créez des règles de messages ! Tous les messages ne doivent pas être gérés de la même manière. Certains devront être traités en priorité (clients, supérieurs hiérarchiques…) ou d’autres classés dans des dossiers. Pour cela, à vous de mettre en place des règles de traitement des messages selon vos propres critères. Ex: à réception d’un mail contenant le mot “Réunion”, le déplacer dans le dossier “Réunion”, ou bien placez vos lettres d’information dans un dossier prévu à cet effet…
• Occupez vous de vos mails ! Ne jamais refermer un E-Mail sans l’avoir géré; vous devez y répondre ou le supprimer et sinon une fois traité, il sera classé dans le dossier prévu à cet effet. Réservez-vous des plages horaires pour gérer vos messages. Le matin, en arrivant au bureau par exemple…ou après la pause café du midi !
• Créez des dossiers ! Adoptez votre propre système de rangement de vos messages en les déplaçant dans des dossiers. Ces déplacements pouvant être effectués manuellement par un cliquez-glisser ou par une règle automatique. Une fois votre journée achevée, votre boîte de réception doit être vide !
• Nettoyez vos messages ! Les mails inutiles seront systématiquement supprimés, et les messages indésirables bloqués. (voir rubrique des Spams). Videz votre dossier “Messages supprimés”.
• Pensez au trafic ! Limitez le nombre de vos destinataires lors de l’envoi d’un mail. Cela réduira un peu le trafic de messagerie. Évitez de demander des accusés de réception ou de lecture des messages à tous vas. Demandez à vos collègues d’éviter de vous mettre constamment en copie de leurs messages !
• Protégez vous ! Ne vous inscrivez pas sur tous les sites Internet pour recevoir leurs dernières newsletters…et si c’est le cas, dés inscrivez-vous aux lettres d’informations que vous ne lisez plus.
• Trop de mails tuent le mail ! Si les échanges de mails tournaient un jour à l’orage et en ping-pong, préférez l’usage du téléphone pour aborder le(s) problème(s) de vive voix ! De plus, si vous n’êtes qu’en copie d’un message, il est inutile d’y répondre. Préférez l’efficacité !

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2. Partez à la chasse aux SPAMS

• Ne jamais répondre au spam ! C’est la première règle d’or. Même pour vous dés inscrire de leurs listes. Cela ne ferait qu’empirer les choses, et prouver aux robots coupables de ces envois que votre adresse mail est bien valide. Vous n’en recevriez que d’avantage de spams!
• Ajoutez les à la liste de vos courriers indésirables! Tous les clients de messagerie possèdent cette fonctionnalité. Elle ne sera pas efficace à 100 % car les adresses des expéditeurs sont créées par les robots d’une manière aléatoire, mais cela allègera sensiblement leur diffusion.
• Certains logiciels gratuits peuvent être utilisés pour faire le ménage entre les véritables messages et les spams. Ils sont facilement trouvables sur Internet. C’est le cas, par exemple, de SPYBOT. (téléchargeable gratuitement sur le site http://www.telecharger.fr )
• Ne donnez JAMAIS votre adresse E-Mail professionnelle! Et ce lorsque vous vous inscrivez sur un formulaire internet. Créez une adresse sur un compte gratuit type G MAIL et utilisez plutôt cette adresse.

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3. Conservez vos messages importants

• Evitez le drame ! Prémunissez-vous d’une panne informatique, du genre crash de votre disque dur ou suppression malencontreuse de vos mails…Enregistrez vos mails dans un fichier d’archivage (voir l’article “L’archivage de messages sous Outlook“) et faîtes en une copie sur disque dur amovible (leur prix a considérablement baissé depuis quelques temps) ou sur clé USB. Vous pouvez également les envoyer sur votre adresse mail secondaire afin qu’ils soient toujours disponibles.
• Archivez vos mails ! Et ce pour une double utilité : conserver vos messages à l’abri et surtout pour vider régulièrement votre boîte aux lettres de son contenu. Vous aurez ainsi de la place supplémentaire.

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4. Domptez votre agenda

• Partagez votre agenda ! Donnez la possibilité à vos collaborateurs d’accéder à celui-ci. Attention cependant à la gestion des droits d’accès. Un droit en lecture seule vaut mieux qu’un accès complet. Vous pouvez également rendre privé un rendez vous afin que son contenu n’apparaisse pas aux yeux des autres lorsqu’ils consulteront votre agenda.

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Annexe

En marge de ces aspects traités, il existe sur Internet une charte de bonne conduite, appelée la “Netiquette” (ou RFC 1855). Les règles de bon usage de la messagerie (ainsi que d’autres aspects du Web) y sont abordés.

Voici quelques liens intéressants sur la Netiquette:

Netiquette – Wikipedia

La Netiquette – traduit en français

N-B : vous pouvez également contribuer à cet article en donnant vos conseils d’organisation d’après votre expérience. N’ hésitez pas ! A vos commentaires !