Les chiffres sont là pour le prouver, l’email sur mobile est une tendance qui monte encore et toujours. Au Royaume-Uni, 68% des utilisateurs utilisent leur terminal mobile pour vérifier leurs emails. La tendance est encore plus marquée aux Etats-Unis avec des chiffres allant jusqu’à 75% des utilisateurs.

En ce qui concerne les tablettes en particulier, 28% des utilisateurs considèrent l’email comme leur utilisation principale. Ceci en fait donc la deuxième activité derrière les recherches.

l’email, très populaire sur les tablettes

Du côté des smartphones, les chiffres sont encore plus édifiants car la messagerie représente la première activité sur ce type de terminal. Les études prouvent désormais que 78% des utilisateurs de smartphones utilisent leur messagerie sur mobile alors que seulement 73% s’en servent pour de la navigation internet et 70% pour Facebook. Contrairement à ce que l’on peut entendre ou lire régulièrement sur la toile, les réseaux sociaux sont donc loin de détrôner la messagerie électronique.

l’email, première activité sur smartphone

Pour 27% des utilisateurs de terminaux mobiles, l’email sur smartphone ou tablette leur donne le sentiment de leur permettre d’augmenter leur productivité. En effet, ils ont tendance à regarder leur messagerie plus souvent que s’ils n’avaient accès qu’à un ordinateur.

Avec la montée en puissance du BYOD (Bring Your Own Device), les emails sur terminaux mobiles n’ont pas dit leur dernier mot. Véritables outils professionnels, on voit de plus en plus de solutions se développer pour permettre aux employés de consulter leurs messages n’importe où, n’importe quand et en toute sécurité. Alinto Motion, par exemple, est une webapp qui s’interface avec tous types de messageries qu’elles soient grand public ou professionnelles. De plus, à la différence d’une application, elle s’intègre parfaitement sur tout type de terminal quel que soit le format (smartphone ou tablette) ou le système d’exploitation (iOS, Android, Blackberry, etc.).

Avec l’arrivée de solutions de plus en plus adaptées et la démocratisation du BYOD, on peut dire que l’email est loin d’avoir dit son dernier mot !

Sources :

http://marketingland.com/smartphone-activities-study-email-web-facebook-37954

http://frenchweb.fr/infographie-les-usages-des-francais-sur-tablette/107288

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Qui parmi vous conserve précieusement ces tickets de caisse ? Peu n’est-ce pas ? En effet, la plupart des gens se contentent bien souvent de le froisser dans leur poche/caddie/sac à main ou bien de le laisser en bout de caisse sans même le consulter. Ce gaspillage de papier pourrait être évité et ce sont les centres E.Leclerc qui proposent cette nouvelle solution : le ticket de caisse par email. Les porteurs de la carte de fidélité volontaire pourront en effet recevoir leur ticket par email directement consultable sur leur smartphone. Cette méthode est encore en phase de test mais Michel-Edouard Leclerc, patron de l’enseigne de grande distribution, envisage de la généraliser si elle s’avère concluante. Bien entendu, on se doute qu’en plus des considérations écologiques, il y a derrière cela un aspect économique non négligeable.

Cette initiative n’est pas la première à utiliser l’email comme outil de dématérialisation. On pense bien sûr aux factures telles que celles fournies par EDF ou encore la plupart des opérateurs téléphoniques mais c’est une des premières fois en France où cela s’inscrit dans une démarche aussi banale et fréquente que faire ses courses au supermarché.

Facilité d’archivage et de consultation, gain de place, démarche écologique et économique, la dématérialisation du ticket de caisse à tout bon ! Il ne reste plus qu’à attendre de voir si les autres enseignes suivront cette tendance.

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Depuis quelques temps un terme est particulièrement à la mode dès lors qu’il s’agit d’email. Il s’agit de l’objectif zero inbox. Mais que cela représente-t-il et comment y arriver ?

On le comprend facilement, l’objectif zero inbox représente une boîte de réception vide. Mais pas parce que vous recevez très peu de mails ! Au contraire, cet objectif concerne plutôt les gens qui sont noyés par les emails et qui ont du mal à tout traiter. L’objectif zero inbox est atteint lorsque tous les mails entrant ont été lus, traités, classés etc.

Nous vous en parlions précédemment, traiter un email nécessite réellement 3 minutes plus un minute pour se reconcentrer. Le temps de lire et traiter le mail puis de se reconcentrer sur une autre tâche, cela constitue une perte énorme de productivité dans une journée. Heureusement des outils commencent à se développer pour aider les utilisateurs.

Sanebox filtre vos emails pour une messagerie mieux organisée

Sanebox, par exemple, est un outil développé par une équipe américaine située à Boston. L’objectif est d’établir automatiquement différents filtres afin de ne laisser que les messages les plus importants dans votre boîte de réception. Sans aucune installation préalable, il suffit de s’inscrire et Sanebox se charge de faire le tri dans votre messagerie. D’autres filtres sont disponibles pour, par exemple,  faire revenir un mail dans la boîte de réception le lendemain ou au début de la semaine suivante pour un email important mais ne nécessitant pas un traitement immédiat. Sanebox peut également créer des dossiers spécifiques pour les newsletters ou pour tous les documents du type facture ou confirmation de commande qu’il est important de garder mais pas forcément de consulter tout de suite.

Et bien entendu, pas besoin de vérifier constamment le contenu de ces dossiers secondaires. Le service vous envoie un mail tous les jours (ou plus souvent selon la fréquence de votre choix), afin de vous récapituler les mails en attente, vous pouvez ainsi les consulter en un clin d’œil sans perdre de temps à les trier. L’outil vous permet également de vous désabonner rapidement des newsletters indésirables qui viennent polluer votre boîte mail.

Alors pour gagner en productivité, pourquoi ne pas passer à Sanebox ?

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Souvenez-vous, en 2011 Microsoft sortait cette vidéo :

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Délivrabilité et e-réputation, ces deux nouveaux mots entreront sans doute un jour dans le dictionnaire et comme beaucoup d’autres sont issus des activités liées au marketing. Mais que veulent-ils dire ? La délivrabilité (ou taux de délivrance) représente le rapport entre le nombre de messages ouverts et le nombre de messages non lus. C’est un indicateur très important pour toute personne ou compagnie envoyant régulièrement des messages par email. Quant à l’e-réputation c’est en fait une note donnée par les fournisseurs d’accès internet (FAI) à chaque personne ou compagnie envoyant des emails. Plus vous envoyez d’emails et plus les FAI se pencheront sur vous pour scruter votre activité. Le but ultime étant de filtrer les spammeurs et de les sortir du système si nécessaire. Cependant que ce soit pour la délivrabilité ou pour l’e-réputation, ce sont bien vos messageries qui font la différence car au final ce sont les filtres, qu’ils soient automatiques ou manuels, ainsi que votre propre jugement qui influencent le plus ces deux indicateurs. La société Pure360, éditeur de logiciel emailing, a récemment réalisé un dossier sur l’e-réputation pour les e-marketeurs ainsi qu’une infographie (voir image). Cependant il serait également intéressant de connaître, pour le point de vue des utilisateurs de messagerie, ce qui affecte le plus la délivrabilité et comment est calculée l’e-réputation de chaque utilisateur ?

Cliquez pour accéder à la totalité de l’infographie

Qu’est-ce qui affecte le plus la délivrabilité ?

Comme indiqué ci-dessus, la délivrabilité est mesurée suivant l’ouverture ou non des messages. En fait, un traceur est installé sur les messages envoyés qui permet de savoir si ceux-ci ont été lus ou non. Mais avant même que vous décidiez de lire un message, il faut savoir que certains n’arriveront jamais dans votre boite de réception. Tandis que d’autres seront simplement envoyés à la poubelle par vos propres soins. Donc les taux de délivrance tendent à être très faibles au final. Dans tous les cas, il est certains qu’un email non désiré finira dans les abysses de votre messagerie. Mais quelles sont les raisons qui vous poussent à les supprimer? Voici cinq raisons très communes:

• Il y a une erreur dans la personnalisation du message. La moindre faute d’orthographe dans votre nom ou si l’on vous appelle Monsieur au lieu de Madame (ou vice-versa) et ce message sera très souvent envoyé à la poubelle.
• Un message de vente lors de la première communication. Combien de fois avez-vous reçu ce genre de message sans les ouvrir alors que vous ne connaissiez même pas la personne ou la compagnie.
• Un sujet prometteur mais pas de texte qui correspond. C’est une technique parfois utilisée pour vous faire ouvrir le message (par exemple « vous avez gagné un iPad ! » et le texte vous parle d’offres immobilières sans même mentionner un prix à gagner). Dans ce cas, très souvent le message fini à la poubelle.
• Le message est illisible. Par exemple, le contenu a beau avoir l’air intéressant mais par manque de test de la part de l’envoyeur tous les caractères avec accents sont changés en symboles incompréhensibles. Ça ne vous plait pas et vous envoyez le message à la poubelle.
• Réception de message sans votre autorisation préalable. Votre droit est votre droit. Vous ne voulez pas recevoir de message de la part de tierces personnes ou vous n’avez pas souscrit pour recevoir tel ou tel message, votre droit est bien sûr de supprimer ces messages indésirables.

Au regard de ces raisons, il faut savoir que bien souvent vous serez non seulement tenté de mettre les messages à la poubelle mais aussi de les étiqueter comme spam. Ce dernier geste aura beaucoup plus de conséquences négatives pour l’envoyeur. En effet, les FAI et les messageries peuvent créer des filtres automatiques anti-spam en fonction des réponses de leurs utilisateurs. Plus il y a de personnes qui étiquettent un message comme spam, moins l’envoyeur aura de chance d’envoyer de nouveaux messages. Ceci fait partie de l’e-réputation que nous aborderons plus en détails dans le chapitre suivant. Cependant, il y aussi d’autres facteurs qui font qu’un message peut être envoyé automatiquement dans les spams, sans même que vous ayez à intervenir :

• Pas de texte brut. C’est un critère essentiel de nos jours. Les messages écrits uniquement en HTML sont systématiquement filtrés en tant que spam. Une version texte brut doit également accompagner l’envoi.
• Le ratio image/texte est trop important. Auparavant, les spammeurs utilisaient les images pour passer au travers des filtres anti-spam, or ceux-ci maintenant peuvent détecter s’il y a trop d’image par rapport au texte.
• L’utilisation de certains mots. Traditionnellement les filtres ont été construits pour détecter certains mots clés dans le sujet et le corps du message. En fait, c’est souvent la combinaison de mots qui est détectée. Par exemple si l’on prend les mots « sein », « taille » et « augmenter », s’ils sont utilisés séparément dans différents messages, pas de soucis. Mais s’ils se retrouvent ensemble dans le même message (d’autant plus s’ils sont suivis d’une ponctuation), le filtre comprendra qu’une proposition commerciale non sollicitée va vous être envoyée et celle-ci finira automatiquement dans les spams.
• Le phishing. C’est une forme de spam intelligent qui essaye de collecter vos données personnelles en vous envoyant un message qui ressemble à un message officiel (de votre banque par exemple). Aujourd’hui les filtres anti-spam essayent de lire les URL (l’adresse internet qui commence par www et/ou http://) contenus dans les messages. Si la destination du site ne correspond pas au message reçu dans votre boite, celui-ci sera envoyé dans les spams.

Comme on le voit, la délivrabilité dépend vraiment du destinataire mais également des filtres automatiques. Or depuis quelques années se développe un nouvel indicateur qui va influencer de plus en plus la délivrabilité, l’e-réputation.

Comment est calculée l’e-réputation et comment celle-ci influence-t-elle la délivrabilité?

L’e-réputation est un indicateur secret calculé pour et par les Fournisseurs d’Accès Internet (FAI) qui décident entre eux du nombre d’emails et de la fréquence à laquelle chaque adresse email peut envoyer des messages. Concrètement, si l’e-réputation d’une personne ou d’une compagnie est basse et que leur volume d’emails ainsi que leur fréquence d’envoi sont hautes, il se peut que l’envoi de leurs emails soit différé, voir annulé. Or tout commence dans les messageries des destinataires et comme on l’a vu auparavant, le fait d’envoyer un message en spam peut avoir de lourdes conséquences pour ceux qui envoient régulièrement des emails. Même si l’on ne sait pas comment l’e-réputation est vraiment calculée, nous savons quels sont les critères utilisés pour la calculer. Du point de vue de l’utilisateur de messagerie c’est intéressant de les connaître car cela peut expliquer pourquoi certains emails sont filtrés et pas d’autres. Voici donc la liste de ces critères :

• L’adresse email : c’est sans doute le critère le plus simple à comprendre car il requiert une action directe de la part des destinataires. Si le message ne plait pas au destinataire, il cliquera sur le bouton « spam » dans sa messagerie. L’adresse email sera immédiatement mise sous liste noire pour la messagerie du destinataire. Par contre, si de nombreux destinataires envoient cet email dans les abysses du spam, le FAI sera informé et il pourra prendre la décision d’abaisser l’e-réputation de l’adresse email utilisée par l’envoyeur.
• Le préfixe d’email : certains FAI filtrent déjà les préfixes d’email (la partie à gauche du @). Une liste des mauvais préfixes est établie par les FAI suivant les taux de plaintes reçues de la part des destinataires (tout email étiqueté comme spam). On sait maintenant qu’une adresse email avec un préfixe comme « ipadpascher@ » verra très souvent ses envois différés. De plus, Yahoo! utilise ce critère pour filtrer les messages et la messagerie n’hésitera pas à les envoyer dans le dossier spam.
• Le domaine : de nombreux FAI ont créé des listes de domaines bannis au rang des spammeurs et tout email envoyé avec ces noms de domaine sera bloqué. Cependant, les FAI sont en train de créer des systèmes permettant de juger la réputation des domaines. Dans le futur, une véritable fiche d’identité sur internet jugera tous les éléments liés à un site internet (le domaine, les pages, les emails, les liens, les images) et leur attribuera ou non une bonne e-réputation.
• L’adresse IP (Internet Protocol): c’est l’adresse physique (l’ordinateur) depuis laquelle sont envoyés les messages. L’e-réputation peut être calculée et même géolocalisée dans ce cas. Dans un cas extrême, les FAI peuvent bloquer l’accès à internet pour cette adresse IP s’ils jugent qu’elle s’adonne à des activités de spammeur.
• La gamme d’IP : ce critère n’a qu’une très faible influence, mais peut être utilisé par les FAI. Les adresses IP complètes proviennent de toutes d’une certaine gamme d’IP que les FAI peuvent noter pour déterminer l’e-réputation d’une adresse IP en particulier.

Bien entendu, plus l’e-réputation sera basse et plus la délivrabilité sera basse également. C’est pourquoi il est aujourd’hui essentiel pour une personne ou une compagnie envoyant régulièrement des emails de maintenir une bonne e-réputation. Malgré tout, une mauvaise e-réputation n’est pas irréversible et il existe des techniques pour l’améliorer.

Comment faire pour améliorer son e-réputation ?

Les FAI et les messageries parlent désormais d’engagement avec les destinataires pour évaluer l’e-réputation. Quelles sont donc les indicateurs et les techniques qui permettent d’évaluer l’e-réputation des personnes et des compagnies ?

• Les clics : s’il existe des liens cliquables dans le corps du message envoyé par email, un grand nombre de clics sur ceux-ci est de toute évidence un signe de leur bonne e-réputation.
• L’ajout de l’adresse email dans la liste de contact : plus il y a de destinataires qui ajoutent l’email de l’envoyeur dans leur carnet d’adresse, meilleure sera l’e-réputation de celui-ci. C’est pourquoi vous recevez de plus en plus de messages vous demandant d’ajouter leur email dans leur carnet d’adresse. Certaines messageries permettront même l’affichage des images directement une fois que l’email est ajouté au carnet d’adresse.
• Les réponses : les FAI privilégient le dialogue. Plus il y aura d’échanges directs par email entre les destinataires et les envoyeurs, meilleure sera l’e-réputation. Gmail a même lancé un système d’affichage automatique des images si un destinataire a répondu plus de deux fois directement à la même adresse email dont le message contient des images. A l’inverse, les campagnes d’emails envoyées avec un email « ne pas répondre » sont de plus en plus pénalisées.
• L’historique des ouvertures : l’idée est de comparer sur une période donnée le taux d’ouverture de tous les messages envoyés par les mêmes adresses emails. Cependant certains FAI ont avoué qu’il était difficile d’appliquer cette méthode sur le long terme à cause des problèmes de stockage de données et ont donc abandonné cette méthode.
• Etre sorti du dossier spam : Lorsqu’un destinataire sort un message de sa poubelle spam, c’est le meilleur cadeau qu’il puisse faire à quelqu’un en termes d’e-réputation. En fait, c’est une preuve qu’il y a eu un engagement positif avec le destinataire qui a sans doute reçu des instructions de la part de l’envoyeur lui suggérant d’aller voir dans son dossier spam si le message y était.

L’engagement entre destinataires et envoyeurs est donc essentiel pour créer une bonne e-réputation. A l’avenir les destinataires verront de plus en plus de messages qui les incitent à participer et à répondre aux campagnes commerciales par email. En fait, on peut s’attendre à ce que la créativité des messages passe à un cran supérieur pour susciter cet engagement. Les meilleurs seront récompensés en voyant leur e-réputation augmenter, tandis que ceux qui n’innovent pas se verront lourdement pénalisés au risque de se voir reléguer au rang des spammeurs. Finalement, pour le destinataire ce n’est pas une si mauvaise chose car il devrait enfin recevoir des messages qui l’intéressent et le concernent !

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De plus en plus d’entreprises ont décidé de déclarer la guerre à l’email. Celui-ci serait une source de stress pour les employés et serait surtout une forte atteinte à la productivité. Beaucoup de dirigeants affirment donc vouloir prendre des mesures pour réduire le nombre de mails échangés dans leur entreprise.

Le temps de traitement d’un mail est estimé à 3 minutes et il faudrait 1 min pour pouvoir se reconcentrer sur les tâches en cours. De plus, 86% des salariés traitent chaque email reçu immédiatement ou, au plus tard, dans la journée. Tout ceci fait que 26% des salariés disent y passer plus d’une heure par jour. On comprend alors que plus de la moitié d’entre eux (59%) affirment qu’en recevoir moins améliorerait significativement leurs conditions de travail.

Alors si l’email est affublé de tant de défaut, est-il vraiment le véritable coupable ou ne serait-ce pas plutôt une question de comportement ? L’email fait partie intégrante de la plupart des journées de travail et Les employés ont pris l’habitude d’envoyer des emails pour la moindre question là ou d’autres moyens de communication pourraient être privilégiés. Dans cette optique, les messageries s’adaptent pour permettre de réduire le nombre de d’emails envoyés et donc le temps consacré chaque jour à leur traitement.

Le problème présumé provenant essentiellement de l’échange massif d’emails internes, une première solution pourrait être envisagée avec, par exemple, l’intégration d’une fonctionnalité de messagerie instantanée directement dans la solution email. Il est ainsi possible de voir très rapidement si le destinataire est connecté et disponible. De plus, cela permet de communiquer efficacement sur des questions pour lesquelles l’échange d’emails peut être superflu et chronophage.

D’autres outils permettent à tout un chacun de gagner du temps en épargnant à l’utilisateur le tri entre les emails importants et les autres. Bien sûr, un bon anti-spam est essentiel pour faire un premier tri notamment pour mettre de côté les emails commerciaux non désirés qui encombrent nombre de boite mails. D’après une étude réalisée au niveau mondial, 92.3% des emails sont des spams. Mais cela ne suffit souvent pas. Des solutions existent pour réduire le nombre de mails dans la boîte de réception. On peut par exemple parler de Sanebox qui filtre automatiquement votre messagerie et met de côté les emails les moins importants. Ainsi, seuls les emails essentiels et qui ont le plus besoin d’être traités arrivent dans la boite de réception. Les autres sont déplacés vers un dossier secondaire. Cela nécessite une discipline personnelle afin de ne pas constamment ouvrir sa messagerie pour faire le tour du contenu de tous les dossiers existants. Ce type de solution peut être intégré directement dans la plupart des messageries sans installation et permet aux utilisateurs d’économiser en moyenne 2 heures par semaine.

L’email n’est donc pas à bannir de l’environnement professionnel, loin de là. Il serait d’ailleurs compliqué de s’en passer. Il vaut mieux, au contraire, faire évoluer sa messagerie afin de bénéficier de tous les outils pour une utilisation intelligente et efficace de l’email au quotidien.

Sources :

Challenges

Duperrin.com

Esprit-riche.com

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Nous vous avions présenté il y a quelque temps, le phénomène du BYOD, Bring Your Own Device. Cette tendance grandissante reflète le fait que les employés se servent de plus en plus de leurs outils personnels (ordinateurs, smartphones, tablettes, …) comme outils de travails. La messagerie en est une composante essentielle car l’email est l’application la plus utilisée dans les entreprises.

A l’heure où les smartphones sont de plus en plus la cible des attaques virtuelles, le BYOD inquiète nombre de DSI. En effet, en France,  seuls 40%  des DSI voient le BYOD (total ou partiel) comme un élément positif de développement pour l’entreprise là où ils sont 80% aux Etats-Unis.

Les avantages de ce système sont pourtant nombreux : augmentation de la productivité, satisfaction au travail mais surtout réduction importante des coûts (de 10 à 25%). Sans compter le temps de formation, les employés étant la plupart du temps parfaitement opérationnels sur leur propre matériel. Ils sont, de plus, plus enclins à en prendre soin étant donné qu’ils les ont financé eux-mêmes.

Malgré ces avantages, la sécurité reste le souci principal de 83% des DSI. En autorisant les employés à utiliser leurs terminaux personnels dans un cadre professionnel, beaucoup d’entre eux craignent pour la sécurité des données de l’entreprise, que ce soit au sujet de leur diffusion ou à l’entrée de virus ou logiciels malfaisants dans le système informatique de l’entreprise.

Les principaux risques proviennent des pertes et vols du matériel. En France en 2010, 630 000 téléphones portables ont été dérobés. Si se faire voler son téléphone est déjà gênant, cela devient réellement problématique si des données relatives à l’entreprise y sont contenues. Comptes emails, documents confidentiels, contacts, agendas, autant de raisons pour les DSI de craindre la montée du BYOD.

Il ne faut pas non plus oublier  le danger que représente l’espionnage industriel. Octobre rouge par exemple, la dernière menace d’espionnage industrielle détectée par Kaspersky, est capable de voler des données des terminaux mobiles tels que les smartphones (Apple et Windows phone).

Quelles solutions ?

Il paraît évident qu’il est impossible de priver les employés de leurs outils de communication et que les empêcher de les utiliser au travail, ou équiper tout le monde avec des modèles de fonction ne sont pas non plus des solutions envisageables pour tout le monde. Alors que faire ?

Si certains fournisseurs sont aujourd’hui tout à fait capables d’installer des systèmes personnels et professionnels indépendants, le plus simple reste de limiter l’utilisation des principales applications à des systèmes sécurisés. Si l’on prend l’exemple de la messagerie, qui est un des usages principaux du BYOD avec la consultation de documents, il est tout à fait possible d’utiliser des systèmes sécurisés, tels qu’Alinto Motion pour la messagerie. L’accès peut être sécurisé grâce à une connexion SSL et les messages n’ont pas à être téléchargés localement. Ainsi, en cas de pertes ou de vol, les données ne sont pas perdues. De plus, l’accès peut être contrôlé par les entreprises. De tels systèmes permettent une mise en place sécurisée du BYOD et donc de réduire grandement les risques liés à cette pratique.

Sources :

http://www.zdnet.fr/actualites/les-vols-de-mobiles-en-baisse-en-france-39783363.htm

http://www.actionco.fr/Breves/Le-BYOD-un-casse-tete-pour-les-dircos-50752.htm

http://www.zdnet.fr/actualites/byod-standard-d-acces-securite-et-management-des-terminaux-39784240.htm

http://www.zdnet.fr/actualites/byod-les-dsi-francais-tra-nent-des-pieds-a-juste-titre-39785408.htm

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Lors d’une conférence donnée par ExactTarget, Matt Blumberg de chez ReturnPath a exprimé sa vision de la messagerie du futur. Et d’après lui, celle-ci sera avant tout intelligente.

Les innovations dans le monde de la messagerie sont toujours plus rapides et toujours plus poussées et ceci grâce à un écosystème toujours plus dense. Loin de décroitre, l’email évolue et la messagerie avec lui. La tendance qui se dégage est avant tout de permettre aux utilisateurs d’avoir une meilleure expérience de la messagerie et surtout, une expérience différente pour chacun.

Une messagerie interactive

La messagerie ne peut désormais plus se contenter de permettre la lecture de simples emails en format texte. Les utilisateurs demandent maintenant l’intégration de formats multimédias et sociaux tels que les doodles, les tweets, la vidéo, les formulaires intégrés etc. L’email est vu comme une réelle application et les systèmes de messagerie doivent donc être capables de s’adapter à ces évolutions.

Pour les entreprises cela prend également une autre dimension avec la gestion des systèmes d’informations tels que les demandes de congés, les sondages ou encore la gestion des plannings de projets.

Une messagerie automatisée

Les messageries s’automatisent et deviennent de plus en plus personnalisées, priorisées et organisées sans même que l’utilisateur n’ait à intervenir. Prenons l’exemple de Sanebox par exemple qui organise votre boîte mail et vous laisse vous concentrer sur les messages les plus importants. Ceci crée de nouvelles habitudes pour les utilisateurs, pour qui la boite de réception ne doit plus être encombrée de mails sans importance mais se doit d’être rapide et fonctionnelle.

Une messagerie mieux organisée

Nous en parlions au point précédent, les messageries tendent à être de mieux en mieux organisées. Les emails les plus importants restent dans la boîte de réception tandis que les autres se retrouvent classés, automatiquement ou non, dans d’autres dossiers en vue d’être traités plus tard voire pas traités du tout. L’objectif « zero inbox », soit une boîte de réception propre, vidée de tout mail non traité ou inutile est désormais présent chez de plus en plus d’utilisateurs lassés de ne plus y voir clair.

Une messagerie plus sure

Loin de se raréfier, les menaces internet sont de plus en plus présentes. Les messageries ne font pas exception et le phishing et le spoofing sont toujours plus précis et agressifs. Ils continuent ainsi de faire chaque année des milliers de victimes faisant de la sécurité un des enjeux phares de 2013.

Une messagerie mobile

Nous vous le disions dans un article précédent, les terminaux mobiles (tablettes et smartphones) sont désormais la première plateforme de consultation des emails (39%) et cela n’est pas prêt de s’arrêter. En 2013, la messagerie doit donc être pensée de façon globale et non plus uniquement pour les webmails ou les clients de messagerie.

Sources :

http://blog.exacttarget.com/blog/socially-creative-and-delivered/the-future-of-the-inbox-video-with-mattblumberg-from-returnpath

http://blog.exacttarget.com/blog/marketing-tips-and-trends/inspiredmarketing-predictions-mattblumberg-return-path

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La mobilité apportée par ces périphériques ne doit pas être au détriment d’une bonne organisation de sa messagerie.  Les messages envoyés peuvent être stockés dans l’appareil mobile par défaut, ce qui rendrait ces éléments inaccessible depuis un autre terminal. Il en va de même pour les éléments supprimés et les brouillons.

Nous allons donc voir ici comment choisir les dossiers utilisés par notre iphone/ipad pour classer ces éléments.
Tout d’abord rendons nous dans les réglages, puis dans la partie mail, contacts, calendrier.

Sélectionnez votre compte de messagerie

Rendez vous ensuite dans les paramètres avancés :

Dans la partie boite aux lettres s’affichent les trois éléments pour lesquels vous pouvez modifier le dossier d’enregistrement. Cliquez sur l’un d’eux pour le paramétrer.

Choisissez enfin le dossier correspondant sur le serveur au lieu du dossier sur l’iphone/ipad.

Cet article Paramétrer ses dossiers “systèmes” de messagerie [partie 2/2] est apparu en premier sur Demain le mail.

Il est fort probable que des dossiers Envoyés, Supprimés, Brouillons, apparaissent en double sur les 2 interfaces, puisque votre messagerie, au niveau serveur crée des dossiers, qui n’ont pas forcément le même nom que ceux créés par défaut par le logiciel de messagerie lui-même.

De ce fait, vous allez avoir un dossier Envoyés rempli de messages envoyés depuis votre logiciel favori, et un dossier Envoyés rempli de messages envoyés depuis votre interface Web.
Ces dossiers n’ont en réalité pas le même nom, physiquement sur le serveur.
Il peut y avoir « Envoyes », « Envoyés », « Sent », « Sent-mail » et tant d’autres, et ce uniquement pour ce qui est du cas des messages envoyés.

Or, avoir un seul dossier pour vos éléments supprimés, envoyés, brouillons est quand même plutôt pratique.
Ceci est plus ou moins personnalisable. Prenons le cas des clients de messagerie les plus utilisés : Outlook  et Thunderbird.

Thunderbird par exemple, crée donc des dossiers Sent, Draft, Trash, sur le serveurs, qui ont des noms différents de ceux générés automatiquement sur le serveur. De ce fait, vous obtenez des doublons.

Modifier la cible des mails à destination de ces dossiers est très facile sur Thunderbird, dans les paramètres de comptes, puis la section Copies et Dossiers. Vous pouvez choisir précisément le dossier cible, dans la boite cible.

En Imap sur Thunderbird, il faut bien penser à s’abonner, pour avoir accès à toute votre arborescence, qui n’apparaîtra pas par défaut. L’abonnement est modifiable, via un clic droit sur votre arborescence de mails, et “S’abonner” dans le menu qui apparaît.

Sur Outlook, c’est un peu plus compliqué, dans le sens ou selon les versions, certains dossiers systèmes ne sont pas paramétrables.
Sur 2010, tout est possible, dans les paramètres de comptes, paramètres supplémentaires à l’exception des Brouillons.

Sur 2007, seul les Eléments envoyés sont paramétrables à ma connaissance.

Un des manque d’Outlook est la possibilité de  paramétrage de la cible des Brouillons qui peuvent seulement être enregistrés dans les dossiers locaux du logiciel, et donc du poste.

Ceci se fait dans le menu Options du logiciel, onglet Courrier, puis “Enregistrer vos messages”

Un minimum de réglage, vous permettra de bénéficier de plus de clarté dans la consultation et le classement de vos messages.

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