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Comment organiser son fichier d’archivage PST sous Outlook ? (2ème partie)

13 janvier 2009   Olivier F.   9 commentaires

Organisation de votre fichier d’archivage depuis le client Outlook

1. Paramétrer un archivage automatique
Vous pouvez automatiser l’archivage de vos mails depuis Outlook en passant par le menu Outils/Options

Depuis la boîte de dialogue Options, cliquer sur l’onglet Autres puis cliquer sur le bouton Archivage automatique

Vous obtenez alors les options de configuration de l’archivage planifié.

Choix des options:

  • Archiver automatiquement tous les : Définissez la fréquence d’exécution de l’archivage automatique.
  • Demander avant l’exécution de l’archivage automatique : cocher si vous souhaitez être prévenu que l’archivage va se lancer.
  • Supprimer les éléments arrivés à terme (dossiers de messagerie seulement) : Cette option n’est pas sélectionnée par défaut. Vous pouvez choisir de supprimer les messages électroniques une fois qu’ils ont atteint leur durée maximale. Cette durée est, par défaut, de six mois pour les éléments de brouillon et de boîte de réception et de trois mois pour les éléments envoyés.
  • Archiver ou supprimer les anciens éléments : Vous devez choisir cette option si vous souhaitez que l’archivage automatique supprime tout ou partie des éléments lorsqu’ils expirent. Cette option active les autres options qui vous permettent de décider quels sont les éléments à archiver et ceux à supprimer lorsqu’ils atteignent la fin de la durée maximale.
  • Afficher le dossier d’archivage dans la liste des dossiers : Optez pour l’affichage du dossier d’archivage dans le volet de navigation aux côtés de vos autres dossiers de travail. Dans le dossier d’archivage principal,vous pouvez ouvrir les sous-dossiers et consulter vos éléments archivés.
  • Effacer les éléments plus anciens que : Choisissez le paramètre par défaut désignant les éléments à archiver compte tenu de leur ancienneté, en jours, en semaines ou en mois. La période définie peut aller d’un jour à 60 mois. « Effacer » signifie ici archiver (ou stocker) des éléments, et non « supprimer ».
  • Déplacer les anciens éléments vers : L’emplacement par défaut varie selon que l’ordinateur exécute le système d’exploitation Microsoft Windows Vista ou Windows XP.

Windows Vista: C:\Users\utilisateur\AppData\Local\Microsoft\Outlook\Archive.pst.
Windows XP : C:\Documents and Settings\utilisateur \Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\Archive.pst.

  • Supprimer définitivement les anciens éléments : Cette option supprime immédiatement les éléments arrivés à terme, à défaut de les déplacer vers l’emplacement par défaut, vers un autre dossier que vous auriez désigné ou vers le dossier Éléments supprimés.
  • Appliquer ces paramètres à tous les dossiers maintenant : Cette option applique les paramètres d’archivage automatique, y compris vos modifications, à tous vos dossiers. Si vous prévoyez de spécifier des paramètres différents pour un ou plusieurs dossiers, ne choisissez pas cette option. Suivez plutôt les instructions figurant en dessous du bouton qui expliquent la procédure à suivre pour spécifier les paramètres des dossiers individuels. Ces instructions figurent également dans la section suivante intitulée « Modifier les paramètres d’archivage automatique pour un dossier individuel ». Les modifications apportées à des dossiers spécifiques ne s’appliquent qu’à ces dossiers.
  • Informations sur la stratégie de rétention : Il se peut qu’un administrateur système de votre organisation ait défini des stratégies de rétention qui déterminent quand et comment les éléments de vos boîtes aux lettres sont auto-archivés. Bien que vous puissiez consulter ces stratégies, vous ne pouvez pas les modifier sans les autorisations appropriées.

Lors de l’exécution de l’archivage planifié, celui-ci ira créer l’arborescence de dossiers et sous dossiers que vous avez créé dans votre boîte de réception. Vous n’avez donc pas besoin de recréer une arborescence de sous dossiers.

2. Planifier un archivage différent par dossier

Vous pouvez également paramétrer vos dossiers et sous dossiers pour que l’archivage se fasse différement sur chacun d’eux. Pour cela, effectuer un clic du bouton droit de la souris sur le dossier souhaité (ici, par ex: équipe) et choisir le menu Propriétés. Cliquer ensuite sur l’onglet “Archivage automatique” et sélectionner les options souhaitées.

  • Archiver les éléments dans ce dossier à l’aide des paramètres par défaut : Vous pouvez choisir que les options par défaut soient automatiquement appliquées au dossier en cours.
  • Archiver ce dossier à l’aide des paramètres suivants : permets de personnaliser l’archivage sur le dossier en cours. A savoir :
    • Effacer les éléments plus anciens que : choisissez le paramètre par défaut désignant les éléments à archiver compte tenu de leur ancienneté, en jours, en semaines ou en mois.
    • Déplacer les anciens éléments vers : choisir votre dossier d’archivage au format PST

Chaque dossier peut alors posséder un comportement différent pour l’archivage planifié ou manuel.

3. Archiver manuellement ses messages

Vous pouvez également archiver vos mails par différentes méthodes:

  • un cliquer/glisser d’un ou plusieurs mails depuis votre boite de réception vers le dossier d’archivage,
  • lancement de l’archivage depuis le menu Fichier / Archiver : sélectionner le dossier souhaité ainsi que la date d’archivage

Valider par OK

Accéder aux propriétés avancées de votre fichier d’archivage

Vous pouvez accéder à des propriétés intéressantes relatives à votre fichier. (taille du dossier, positionnement d’un mot de passe sur le fichier, etc…)

Pour cela, effectuer un clic du bouton droit de la souris sur votre dossier d’archivage, situé dans la liste de vos dossiers puis sélectionner le menu “Propriétés (suivi du nom de votre fichier)”.

La boîte de dialogue suivante s’affiche :

Taille du dossier

Options avancées

Si vous souhaitez positionner un mot de passe sur votre fichier d’archivage pour des raisons de sécurité, cliquez sur le bouton “Modifier le mot de passe.” Saisir le mot de passe souhaité (laisser à blanc la zone Ancien mot de passe s’il était inexistant) – Valider par OK puis OK

De là, votre fichier d’archive se retrouvera dans la liste de vos dossiers.

Vous pouvez ouvrir autant de fichiers d’archives dans Outlook en passant par le menu Fichier / Ouvrir / Fichier de données Outlook .

En lien avec cet article : Comment réparer un fichier d’archivage PST sous Outlook

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Tu es génial(e) dans ce nouveau film !

22 décembre 2008   Olivier F.   Pas de commentaire

En anglais dans le texte, si vous préférez : “You look just awesome in this new movie “.

Et non…ce titre pourtant fort évocateur de succès et de gloire ne vous portera pas chance dans votre volonté de percer dans le milieu du grand écran.

Ce message se propage depuis quelques semaines par messagerie, et vous pourriez le recevoir prochainement dans votre boîte aux lettres grande ouverte !

Sans doute avez vous déjà peut être reçu ce message fort sympathique si vous vous adonnez pleinement à votre communauté virtuelle préférée…celle qui vous évite d’écrire avec fougue sur le mur de votre voisin ou de jouer à Guerre des Gangs dans la vraie vie.

Force est de constater que notre nouvel ami Koobface se propage depuis quelques semaines sur le site social Facebook.

Au vue du nombre d’inscrits sur le site communautaire, ce ver pourrait s’emparer d’au moins 120 millions d’internautes.

Son principe de fonctionnement est le suivant :en premier lieu, celui-ci s’infiltre dans votre boîte aux lettres en apparaissant dans un message intitulé ” You look just awesome in this new movie ” (Tu es génial(e) dans ce nouveau film !)

Sitôt le mail ouvert, un message vous suggère innocemment d’actualiser l’application Flash Player (car la version que vous possédez déjà est, d’après le message, obsolète…) afin de pouvoir consulter la vidéo qui s’ensuit. Ce mail est en général envoyé de la part d’un ami qui lui même aura été contaminé. Oups…vous avez plus de 300 amis dans votre liste d’amis…

Bien sûr la mise à jour proposée est en réalité une fausse version du lecteur d’Adobe…

La suite ? Sitôt la version de Flash Player mise à jour, votre PC est infecté par le programme qui vous redirigera à votre insu sur des sites contaminés lorsque vous effectuerez des recherches sur Google, Yahoo ou MSN…

Et l’objectif de ce virus dans tout ça ? Recueillir des informations confidentielles telles que votre numéro de carte de crédit, etc…

Selon Barry Schnitt, le porte parole de FaceBook, « quelques autres virus ont tenté de se servir de Facebook de manière similaire pour se propager » mais un « très petit pourcentage d’utilisateurs ont été affectés par ces virus ».

Des consignes de sécurité sont données par les administrateurs de FaceBook sur le lien suivant:  www.facebook.com/security

Bien sûr ce site communautaire n’est pas le seul à subir les attaques des pirates ou autres flibustiers du net. Bien souvent, les risques encourus sont les suivants:

  • espionnage de données personnelles,
  • exploitation de failles de sécurité des plateformes,
  • spam,
  • phishing.

L’autre site communautaire MySpace a subi lui aussi les attaques d’une variante du même ver, intitulée «Net-Worm.Win32.Koobface.a»

Les éditeurs d’antivirus sont sur les dents et ont préparé leur riposte. Cependant, des dizaines de variantes de ce virus ont vu le jour depuis, et selon l’éditeur McAfee, cela ne peut aller qu’en se dégradant. Leur conseil (le bon vieux conseil qui prévaut toujours et encore): toujours se méfier des pièces jointes reçues par mail, même si elles proviennent de personnes connues.

Lien vers l’éditeur:

http://fr.mcafee.com/virusInfo/default.asp?id=description&virus_k=148955

Alors attention aux faux-amis virtuels !

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Spam image

02 octobre 2008   Olivier F.

Un spam image est une variante d’un message de spam se contentant d’afficher une image à la place d’un texte dans le contenu de l’email. La technique du spam image a été développée par les spammeurs pour que leurs pourriels puisse passer les règles de filtres des logiciels anti-spam.

En effet les logiciels anti-spam repèrent les spam sur leur contenu textuel, selon une base de mots clefs. Lorsqu’un spam image arrive en réception sur une boîte aux lettres électronique, l’anti-spam ne détecte aucun mot clef susceptible de classer le message comme du spam. Le texte publicitaire faisant partie de l’image, l’anti-spam est leurré et l’email de spam, au format HTML, arrive dans la boîte de réception de l’utilisateur.

L’une des solutions simples pour s’en prémunir consiste, dans son client de messagerie, à bloquer les images incorporées dans un email ou à bloquer l’affichage des emails au format HTML. Ainsi, les messages publicitaires ne s’affichent pas et l’email apparaît pratiquement sans contenu. Les photos, qui peuvent être envoyées par email dans un cadre personnel ou familiale, ne se trouvent pas bloquées car, la plupart du temps, elles sont transmises en tant que pièces jointes et ne sont pas incorporées dans le corps de texte de l’email.

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Scam

20 août 2008   Olivier F.

Au même titre que le spam, le scam est une catégorie de messages électroniques qui polluent les boîtes aux lettres des utilisateurs. Le scam consiste en une escroquerie par email visant à abuser de la confiance des internautes.

Typiquement, le contenu d’un scam fait souvent état d’une personne d’origine africaine, en grande difficulté à cause d’événements tragiques dans son cercle familiale voire, plus largement, dans son pays. Dans son mail, elle demande qu’une âme charitable lui verse quelques fonds afin de remplir des obligations juridiques qui lui donneront droit, par la suite, à une importante somme d’argent. En compensation, le pseudo auteur du scam promet de retourner une partie de son trésor à la personne qui l’aura aidée. Bien évidemment, le généreux donateur ne se voit jamais récompenser.

L’origine de ce type de courriers frauduleux remonterait à la deuxième moitié du siècle dernier. A cette époque, le phénomène se serait particulièrement développé au Nigeria, entraînant la rédaction d’un article dans le code pénale Nigérien spécifiquement écrit pour lutter contre ces fraudes, et référencé en tant que fraude 4-1-9. Le phénomène se développant à nouveau avec la montée d’Internet, les emails de ce type son généralement qualifiés de scam, ou de « fraudes 419 ». Avec Internet, les mails de scam n’ont plus seulement comme provenance le continent Africain, mais désormais aussi l’Asie et l’Europe de l’Est et sans doute beaucoup d’autres.

Si les échanges verbaux se font, dans la plupart des cas, uniquement via messagerie électronique, il est arrivé que certains auteurs de scam proposent à leurs victimes une rencontre dans le pays d’origine du scammeur, pour faciliter des transferts d’argent. Des rencontres qui se sont soldées par des enlèvements, avec demandes de rançon, et à la finalité souvent tragique pour la victime.

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L’email au centre de la jungle juridique

06 août 2008   Olivier F.   2 commentaires

Le mois dernier, deux faits relevés par la presse en ligne démontraient, encore une fois, le retard pris par les législations sur l’encadrement des nouvelles technologies. Encadrement que le milieu professionnel se voit dans l’obligation d’effectuer, parfois à la hâte et non sans heurt.

Le premier exemple nous vient des Etats-Unis où, pour une sombre histoire d’envois de menaces de mort par email envers Paul Myers, professeur d’université au blog polémique, la personne en charge du poste informatique depuis lequel aurait été envoyé ces menaces s’est vue licenciée par sa direction. L’histoire pourrait paraître anecdotique si ce n’est que Melanie Kroll, l’employée licenciée, affirme n’avoir jamais envoyé ces mails de menace à Paul Myers.

En réalité, il s’est avéré par la suite que le coupable était son compagnon, Chuck Kroll. Celui-ci a d’ailleurs rédigé une lettre dans laquelle il avoue sa culpabilité, s’excusant auprès du professeur en biologie et se déclarant consterné par la tournure prise par les événements.

L’explication fournie serait que Chuck, en utilisant l’ordinateur de sa femme, se serait servi du système de messagerie installé et paramétré, par défaut, avec le compte mail professionnel de Melanie.

Toujours est-il que pour la communauté des lecteurs du blog de Paul Myers, Melanie Kroll a payé bien cher la négligence d’avoir laissé à disposition sa boîte mail professionnelle. Cette communauté a même pris l’initiative de lancer une pétition en faveur du réengagement de Melanie Kroll chez son employeur.

Le deuxième exemple prend cette fois-ci pour cadre la France. L’affaire qui a occupé le tribunal de grande instance de Quimper, à la mi-juillet, avait pour origine un échange d’email entre un chef de service et l’un des agents de l’ancien directeur des services de la ville de Douarnenez, Gil Schmitt.

Ce qui rend l’affaire délicate tient au sujet du mail échangé. En effet, l’agent en question a dévoilé ses opinions en usant du système de réponse automatique à partir d’un mail professionnel…

D’où la difficulté du tribunal à définir si ce mail tient d’une correspondance privée ou s’il reste attaché à son caractère professionnel d’origine et, donc, consultable et utilisable par la hiérachie. Ce que n’avait justement pas manqué de faire Gil Schmitt, en incluant le contenu de ce mail dans un dossier disciplinaire visant son agent.

A l’issu du procès, le TGI de Quimper a finalement retenu la culpabilité de Gil Schmitt. Lequel a décidé de faire appel de cette décision.

Ces cas témoignent, qu’aujourd’hui encore, des efforts sont à fournir tant d’un côté que de l’autre pour éviter les erreurs ou les décisions hâtives.

D’un côté, nombre de salariés négligent ou ne connaissent tout bonnement pas les règles de sécurité élémentaires, propres à une utilisation correcte des nouvelles technologies. De l’autre, en l’absence d’un cadre législatif clairement défini, certaines entreprises se voient appliquer des règles particulièrement strictes, aux sanctions parfois exagérées.

Ajoutons à cela, un manque d’uniformisation de ces règles à l’international et l’on comprend vite que le domaine informatique se retrouve alors dans une jungle juridique qui mettra vraisemblablement encore du temps à se débroussailler.

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Yahoo! Messenger bientôt compatible avec Google Talk

17 juin 2008   Olivier F.   Pas de commentaire

L’accord de coopération publicitaire signé la semaine dernière entre Yahoo! et Google tente de mettre à l’écart Microsoft et révèle également une future compatibilité entre les services de Messagerie Instantanée Yahoo! Messenger et Gtalk. Ainsi, le client de messagerie de Yahoo! se trouve maintenant compatible avec ceux d’AOL (AIM), de Microsoft (MSN) et de Google. Un accord non négligeable qui oblige le milliardaire Carl Icahn a réajusté quelque peu son point de vue concernant les partenariats possibles avec Google, sans toutefois leur préférer l’option d’un accord de rachats des actions de la firme au moteur de recherche par Microsoft.

Car pour autant, la situation du PDG de Yahoo! est en ce moment particulièrement inconfortable. Outre les assauts répétés d’Icahn au conseil d’administration par lettres interposées, Jerry Yang s’est vu être vertement critiqué par des analystes économiques et la presse américaine pour son refus, il y a plusieurs mois, d’une précédente offre faite par Microsoft et créditant l’action Yahoo! à hauteur de 40$. C’est la stratégie même de Yahoo! par Jerry Yang qui est à présent remise en cause.

Pour certains, cela ne fait même plus de doute et son éviction, au profit d’anciens membres fondateurs (ayant suivi d’autres chemins, depuis), serait déjà programmée lors de la prochaine réunion du conseil d’administration, repoussée et prévue finalement pour le 3 août.

Pour l’heure, Microsoft se dit encore ouvert aux discussions mais semble surtout attendre avec intérêt ce qui ressortira justement de cette fameuse réunion.

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IMAP

27 mai 2008   Olivier F.

Les logiciels de messagerie utilisent des langages normés appelés protocoles pour s’adresser et se faire comprendre des serveurs de messagerie sur Internet.

L’Internet Message Access Protocol, plus connu sous les noms d’IMAP ou d’IMAP4, est un protocole destiné aux serveurs de courrier (les machines qui reçoivent et stockent les emails) et utilisé pour la lecture à distance du courrier par les utilisateurs. Il a été développé dans le but de remplacer l’ancien protocole de réception POP (ou POP3). Le protocole IMAP offre plus de souplesse que le POP grâce notamment à une vraie gestion distante de la boîte électronique.

Contrairement au POP, l’IMAP autorise plusieurs connexions simultanées à la boîte mail, ce qui permet par exemple de consulter ses messages depuis plusieurs postes informatiques sur lesquels la connexion resterait ouverte. La gestion de la boîte aux lettres électronique passant forcément par le serveur, il devient possible de créer d’autres boîtes mail dans la boîte principale (avec des sous-dossiers de gestion des mails), de trier ses emails selon des critères définis (date, expéditeur, étiquettes, etc.)

En outre, l’interface de messagerie du Webmail ou du client lourd (comme Thunderbird ou Outlook), qui en permet la gestion, ne fournit qu’une copie des dossiers de la boîte de réception IMAP et de leurs contenus. Ainsi, l’espace de stockage de la machine de l’utilisateur est préservé et les mails restent disponibles sur le serveur, même en cas d’une panne de la machine locale.

IMAP peut autoriser des connexions via SSL, dans sa version sécurisée nommée IMAPS.

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