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Téléchargez le Livre Blanc sur la messagerie et les outils collaboratifs édition 2009

“Usages et Besoins des utilisateurs et administrateurs de messagerie et d’outils collaboratifs” édition 2009 expose un état de l’art actuel de la communication électronique en entreprise et s’axe autour de l’email et des outils collaboratifs. Ce Livre Blanc propose une prospective de la communication électronique de demain. 145 entreprises ont été consultées pour mener à bien cet ouvrage dont l’objectif est d’informer et de sensibiliser les DSI et Responsables Messagerie sur les prochaines évolutions des technologies de la communication électronique. Archivage légal, spam, messagerie sémantique, SaaS sont quelques-uns des thèmes abordés.

Le bulletin de salaire par email, c’est désormais possible

Depuis la promulgation le 13 mai 2009 de la « loi de simplification et de clarification du droit et d’allègement des procédures », le e-bulletin de paie est devenu légal.

Article 26
Le code du travail est ainsi modifié :
1° Après la première phrase du premier alinéa de l’article L. 3243-2, il est inséré une phrase ainsi rédigée :
« Avec l’accord du salarié concerné, cette remise peut être effectuée sous forme électronique, dans des conditions de nature à garantir l’intégrité des données. » ;
2° A l’article L. 3243-4, après les mots : « des salariés », sont insérés les mots : « ou les bulletins de paie remis aux salariés sous forme électronique ».

Simplification des processus, facilité d’archivage, gain de place et diminution des coûts de traitement sont quelques uns des arguments en faveur de la dématérialisation du bulletin de paie.
Jusqu’alors l’employeur était autorisé à remettre à ses salariés ce précieux document par courrier postal ou directement en main propre. Aujourd’hui, il a désormais la possibilité de l’envoyer par email, avec l’accord préalable de ses salariés.

La nécessaire valorisation du courriel professionnel

A l’heure de l’explosion des moyens de communication, ne pas se poser la légitime question de la valeur du patrimoine numérique apparaît impensable. Certains vecteurs de diffusion d’information apparaissent cependant plus stratégiques que d’autres. Courriels, SMS, messagerie électronique instantanée professionnelle sont autant de moyens complémentaires pour communiquer et échanger dans les entreprises. Mais tous ne sont pas aussi répandus et utilisés dans le cadre d’un échange rapide, informatif et rarement critique entre collaborateurs.

Le courriel, par exemple, se positionne comme un document stratégique qu’il est utile de sécuriser et de préserver. En effet, il est souvent un moyen privilégié pour envoyer des informations importantes

Vos mails bientôt sur surveillance par Hadopi ?

Difficile pour le commun des mortels de ne pas être tombé sur ce maintenant-devenu-très célèbre-projet intitulé Hadopi. Jusqu’à présent, je ne pensais pas en parler sur le blog, mais depuis  mardi dernier, de nouveaux rebondissements ont changé la donne. En effet, le projet Création et Internet dévoile maintenant encore plus son côté obscur : le filtrage et la surveillance des mails. Nous allons donc tenter ici de percer ce mystère !

Votre entreprise fait-elle partie des 46% à ne pas envisager de solution d’archivage de messagerie ?

Markess International a interrogé 210 entreprises et administrations françaises au cours du 1er trimsetre 2009 à propos de l’archivage d’e-mails :

-> rien de prévu : 36 %
-> en projet d’ici à 2011 : 22%
-> solution d’archivage utilisée : 14%
-> en projet au delà de 2011 : 10%
-> en cours de mise en place : 8%
-> ne sait pas : 10%

Bien qu’une majorité est déjà équipée ou l’envisage sérieusement, les entreprises françaises ne semblent guère préoccuper par la gestion et le stockage de leurs messages électroniques. Pourtant, les bénéfices liés à la mise en place d’une telle politique sont multiples : réduction des coûts de stockage, sécurisation des emails relatifs à l’activité économique de l’entreprise, conservation du patrimoine informationnel, etc.

Février 2009 – Alinto sera présent au CeBIT à Hanovre du 03 au 08 mars 2009

Alinto sera présent au CeBIT, le plus grand salon mondial des technologies de l’information, qui se tiendra du 03 au 08 mars 2009 à Hanovre (Allemagne). Dans le cadre de cet évènement, Alinto présentera en avant-première ses nouveaux services :
- l’archivage légal de messagerie électronique.
- le relais Alinto Protect qui propose une solution complète de sécurité, d’archivage et plan de continuation d’activité.

L’équipe d’Alinto sera ravie de pouvoir échanger avec vous sur les problématiques des environnements de mesagerie. Notre partenaire allemand, l’ hébergeur professionnel Dolphin IT Services sera à nos cotés durant ce salon. Sa participation portera plus spécifiquement sur la question de l’archivage d’email.

Nous vous invitons à venir découvrir sur notre stand F26 – Hall 6, nos solutions de messagerie professionelle évolué. N’hésitez pas à nous contacter pour recevoir une invitation gratuite.

Archivage & messagerie pro font bon ménage

La messagerie électronique est un pôle de communication majeure et indispensable pour l’entreprise, ceci est un fait. Le flux d’informations transmis via cet outil ne cesse de croître et vient même devancer les classiques échanges papiers . Rapidité de transmission, coût minime, etc. ses avantages ne sont plus à démontrer.

L’archivage des emails, une pratique encore négligée ?

C’est par les résultats d’une enquête menée, en milieu professionnel, auprès de 260 personnes qu’un des spécialistes de l’archivage de données, GFT inboxx, dévoile des chiffres surprenants. L’entreprise allemande dévoile ainsi dans son rapport que :

  • plus de 75% des salariés disent n’avoir reçu aucune consigne portant sur l’archivage ou la conservation des emails à caractère professionnel

  • les directives communes de conformité et de légalité ne sont pas respectées – plus d’un tiers des salariés ont perdu d’importants documents électroniques, sans jamais les avoir retrouvés

  • les habitudes des utilisateurs ajoutent une contrainte inutile sur les serveurs de messagerie et les capacités de stockage – 41% des salariés laissent leurs fichiers attachés à des emails et près de la moitié seulement ont une limite de capacité liée à leur boîte mail

  • Les utilisateurs trouvent l’archivage complexe et laborieux et tireraient bénéfice d’une approche unifiée à l’archivage

Pour Juergen Obermann, CEO de la société GFT inboxx, les résultats du rapport ne peuvent amener qu’à deux hypothèses : « soit les entreprises ont gardé une approche laxiste dans le stockage de l’information et la gestion des emails, soit elles ont échoué à communiquer les règles à leurs employés. Ce qui, par conséquent, se répercute sur le contrôle de l’utilisation de l’email par le personnel et sur celui du stockage de l’information potentiellement critique. »

« Dans un contexte actuel de conformité aux cultures d’entreprise, il est impensable que plus de la moitié des personnes interrogées pense qu’il n’y a aucune politique de messagerie en place ou qu’elle n’en ait pas connaissance », poursuit Obermann. Il s’étonne d’ailleurs que seulement la moitié des personnes ait une boîte à l’espace de stockage limité.

Selon lui, « la crise des crédits va obliger à repenser entièrement les budgets des entreprises pour l’année à venir. Alors que la gestion de l’email et celle du stockage de l’information ont toujours été le souci des départements informatiques, la réduction inévitable des budgets va les forcer à repenser les pratiques courantes de l’email en entreprise. L’archivage est la clef de cette équation qui permettra à des organismes de reprendre le contrôle de leurs systèmes, tout en réduisant les dépenses de stockage. »

On pourrait arguer que Monsieur Obermann semble prêcher un peu pour sa paroisse ; d’autant que le nombre des sondés semble particulièrement faible pour espérer être suffisamment représentatif. Néanmoins, les dernières paroles transmises comme conclusion de l’enquête sont loin d’être inintéressantes.

A l’heure de la progression des messageries en ligne et de celle de l’utilisation de l’email dans les échanges professionnels (et avec tout ce que cela peut comporter de confidentiel), la question de l’archivage de ces documents se fait de plus en plus pressante. Et il est indéniable que les solutions d’archivage proposées aux professionnels sont là pour combler un manque évident, ou une faiblesse de gestion avérée, dans le domaine.

La diffusion de spam bientôt légalisée aux USA ?

La Cour Suprême de Virginie vient de rendre un jugement pour le moins surprenant, et susceptible de faire jurisprudence. Jeremy Jaynes, l’un des « Rois du Spam » les plus connus aux Etats-Unis, pour avoir été le premier à s’être vu condamné, en 2004, par la justice américaine de Caroline du Nord, du fait de l’envoi de près de 10 millions de spam par jour (via les serveurs d’AOL), vient de voir sa condamnation tout simplement annulée.

Les juges ont en effet retenu l’argument selon lequel la loi anti-spam, votée en 2003 par le Congrès des Etats-Unis, vient à l’encontre de la liberté d’expression inscrite dans la Constitution. « Cette loi dévoile en fait son visage anticonstitutionnel car elle interdit la transmission, anonyme et en masse, d’email non-sollicités, incluant ceux à caractère politique, commercial ou de quelconque nature, protégé par le Premier Amendement de la Constitution des Etats-Unis », ont ainsi statué les juges de la Cour Suprême de Virginie.

Ainsi, le verdict des juges estime que le texte du CAN-Spam Act (la loi anti-spam américaine) ne fait pas de distinction suffisamment claire entre la diffusion de messages commerciaux et la diffusion de messages de toute autre nature. Si une telle appréciation de la loi devait être également retenue par la Cour Suprême des Etats-Unis, seule à pouvoir statuer définitivement sur l’aspect constitutionnel ou non du CAN-Spam Act, alors c’est peut-être toute la lutte anti-spam au niveau mondial qui en pâtirait.

En effet, le pays le plus actif dans la lutte anti-spam, et celui qui a su lui insuffler une combativité au niveau mondial, se trouve précisément être les Etats-Unis. Si ceux-ci venaient à estimer le spam comme légal, on pourrait alors assister à un ralentissement des mesures répressives menées par d’autres pays à l’encontre des spammeurs.

Les limites de la stratégie Google ?

Sans aller jusqu’à dire que le géant des moteurs de recherche chancèle sous le vent de la bisbille médiatique, deux actualités récentes nous montrent que dans sa volonté de proposer du tout gratuit, les services de Google cachent certaines faiblesses.

Le premier exemple a pour origine une affaire judiciaire initiée par une petite société de 5 personnes. En effet, la bien nommée LimitNone a récemment porté plainte contre Google en lui demandant près d’un milliard de dollars de dommages et intérêts pour violations de contrat et de propriété intellectuelle.

Selon LimitNone, le géant des moteurs de recherche aurait en effet développé Google Email Uploader, un logiciel destiné à rapatrier emails, contacts et calendriers créés et gérés depuis un client de messagerie local sous Windows. Or, le produit final de Google s’avérerait fortement inspiré du logiciel gMove, pour lequel LimitNone avait passé un contrat de licence auprès de Google.

Une affaire qui ternit quelque peu l’image de la firme de Mountain View, et ce d’autant plus qu’elle est fortement impliquée dans des projets communautaires Open Source (dont les codes Libres se retrouvent parfois illégalement dans des logiciels propriétaires payants).

Un fait qui en appel un autre : l’anecdote des limites d’envois d’emails depuis un compte GMail. Le blog Google Operating System nous en dévoile ainsi quelques unes :

  • l’envoi de 500 mails par jour à 500 adresses uniques

  • l’envoi d’un seul mail à un groupe de 500 adresses uniques par jour

  • l’envoi d’un total de 2000 mails par jour à raison de 4 envois d’un seul mail au même groupe de 500 adresses uniques

  • l’envoi d’un seul mail à 100 adresses uniques par jour lorsque vous effectuez un envoi en IMAP ou en POP depuis un client de messagerie local

Au delà de ces limites, ou si le nombre de mails d’erreur en retour est trop important (à cause de boîtes mails non actives, ou d’erreurs dans la transcription des adresses), Google désactive le compte GMail pendant 24h.

Ces limitations se comprennent dans le cadre d’une lutte contre l’envoi de spam mais le problème est qu’elles affectent également les utilisateurs professionnels de Google Apps. Or, Google ne fait état d’aucune page listant l’ensemble des limitations liées aux comptes GMail.

Des actualités qui permettent d’alimenter encore une fois le débat sur la pertinence de la stratégie de financement de Google.

En effet, dans le premier exemple, Google semble vouloir faire profiter gratuitement à ses utilisateurs d’un service normalement payant et en relation avec des logiciels propriétaires.

Dans le deuxième exemple, Google a concsience qu’un service de Webmail gratuit et populaire attirent les convoitises. En particulier celles des spammeurs, prêts à innonder les bases de données utilisateurs de Google de messages publicitaires. Pourtant, si les besoins en terme de messagerie sont bien différents entre utilisateurs particuliers et utilisateurs professionnels, Google ne fait aucune distinction et leur applique des restrictions identiques (par contrainte technique ?).

Faut-il voir dans ces deux faits relatés par plusieurs sites web les limites du modèle du “tout gratuit” ?

Si le débat sur la stratégie de Google peut apparaître comme non-avenu à la vue de la santé financière du groupe, la question n’en reste pas pour autant dénuée d’intérêt sachant les nouveaux objectifs de rentabilité que la firme vient tout juste d’imposer à sa filliale YouTube.