Cet article est inspiré de l’article du Journal du Net sur les “10 astuces pour que vos emails soient lus“.

Vous souhaitez postuler à une offre d’emploi par email ? Quelques règles sont à connaître sur la méthodologie de rédaction d’un courriel de candidature. Le but est évidemment que votre message soit lu et vous permettre de mettre toutes les chances de votre côté.

Quand faut-il envoyer un email ? Pour que votre message électronique soit lu et traité rapidement, mieux vaut l’envoyer en semaine. En effet, un courrier reçu durant le weekend sera probablement lu le lundi matin et aura peu de chances d’être traité instantanément.

Comment le rédiger ? Pour que votre courriel ait le maximum de chances d’attirer l’attention du lecteur, il doit être personnalisé avec, si possible, le nom du destinataire  (quitte à faire une recherche ou à passer un coup de téléphone avant). Une signature électronique avec vos coordonnées personnelles constitue un plus pour vous distinguer.

Comment l’envoyer ? Les envois en masse ne sont pas prisés par les entreprises. Impersonnels, ils laissent parfois apparaître les adresses électroniques des autres destinataires. Ils sont donc à proscrire ! Préférez un email personnalisé pour chaque candidature, et quelques jours après n’hésitez à appeler pour vérifier que votre candidature a bien été reçue.

La rédaction du message:

Tout d’abord le choix de votre adresse électronique est importante, le plus apprécié étant majoritairement les adresses du type: « nom.prénom@messagerie.com ». Préférez créer une nouvelle adresse de messagerie plutôt que d’utiliser celle que vous aviez à 14 ans du genre « kikou56@msn.com ». Votre email apparaîtra plus professionnel et votre image aussi !

Avant de commencer la rédaction de votre message, prenez le temps de réfléchir à ce que vous marquerez en entête. Le sujet d’un mail est très important puisqu’il va définir pour le lecteur le degré d’importance du message et lui donner des indications sur son contenu. L’objet du message doit donc refléter son contenu tout en étant clair et concis.

Un email est généralement court, idéalement composé de 4 à 10 lignes. Si vous postulez pour un poste, n’oubliez pas de joindre votre CV et votre lettre de motivation à votre message. Il est recommandé de toujours écrire quelques lignes dans le corps du message. L’introduction du message est très importante, puisque ce sont les premières lignes qui seront déterminantes pour indiquer au lecteur le niveau de pertinence de l’email. Dans l’introduction, il est nécessaire de mentionner le nom de son interlocuteur et d’annoncer la raison principale de son message.

Le corps du message doit être rédigé sans faute d’orthographe et doit éviter certaines expressions comme « gratuit, offre exceptionnelle,… » qui pourraient le faire classer comme spam par les filtres automatiques. Enfin, si vous avez des pièces jointes, n’oubliez pas de le signaler à la fin de votre message pour être sûr quelles soient lues. Mais attention aux pièces jointes trop volumineuses qui ne seraient pas autorisées par les filtres anti-spam ainsi que les documents aux format illisibles, il faut penser à les convertir, le PDF étant l’idéal.

Pour résumer, votre email doit être personnalisé, clair et concis mais il doit également éviter au mieux les filtres anti-spam. Attirer l’attention de votre interlocuteur est votre principale priorité car ainsi il se rappellera de vous et vous vous distinguerez des autres candidatures. Malgré tout, il ne faut pas oublier que c’est votre CV et votre lettre de motivation qui feront la différence !

]]> http://www.demainlemail.com/2010/12/reussir-son-email-de-candidature/feed/ 0 http://www.demainlemail.com/2010/08/la-fin-de-google-wave/?utm_source=rss&utm_medium=rss&utm_campaign=la-fin-de-google-wave http://www.demainlemail.com/2010/08/la-fin-de-google-wave/#comments Mon, 09 Aug 2010 14:05:18 +0000 Chloé http://www.demainlemail.com/?p=1449 Google a annoncé hier sur son blog officiel l’arrêt de son projet Google Wave. C’est donc un échec pour la firme américaine qui tente tant bien que mal de développer l’internet social au sein de ses activités.

Sorte d’Outlook du futur, Google Wave rassemble dans une seule et même interface un service de courriel, une messagerie instantanée, une page Wiki, Facebook et Twitter. Lorsque l’on rédige un message avec Wave, il est partagé en permanence, et en temps réel, avec les interlocuteurs et même sur des sites web. Chacun peut y ajouter des contenus : de la musique, des cartes, un agenda… – d’après l’article de Zdnet.fr.

Un projet innovant qui semblait prometteur, comme ont pu le refléter les nombreux articles parus sur le web : « La nouvelle sensation du web » (info-du-net.com), « La vague qui pourrait tout emporter » (20mintues.fr) , et beaucoup d’autres encore…

Alors pourquoi cet échec ?

Tout d’abord le lancement du projet n’a pas été une réussite, bien au contraire. En effet, Google Wave est décrit par les utilisateurs comme « trop compliqué à utiliser » : le changement par rapport à l’usage classique de l’email étant trop « radical ».

Le lancement de Google Wave : le commencement d’une suite d’échecs.

Google n’ a peut-être pas assez pris son temps : avec un lancement trop rapide de la version bêta, celle-ci pas assez travaillée sur le plan technique (lenteur, dysfonctionnement) entraînant le désintéressement des utilisateurs. De plus, les invitations qui se voulaient sélectives pour créer un effet de buzz, ont plutôt eu l’effet inverse : peu d’invités, donc peu de contacts et de partages possibles, or c’est le but de l’Internet social.

Alors, en voulant créer un nouvelle solution web 2.0 qui aurait permis aux utilisateurs de faciliter l’usage de l’email, Google n’a malheureusement que compliqué le problème. Et comme dit le proverbe : « Le mieux est l’ennemi du bien ». A vouloir trop en faire, on finit par décevoir.

Trop Complexe

La version bêta de Wave a été lancée l’année dernière, seul certains privilégiés ont eu le droit à une invitation pour tester le nouveau produit. Mais la plupart des utilisateurs ayant testés le service n’ont pas été convaincus. Ils ont trouvé ce projet Google Wave « trop compliqué », inadapté au grand public, et ont finalement jeté l’éponge, comme nous l’explique Jean-Sébastien Zanchi :

Ces usages sont très intéressants, mais il n’est pas du tout évident de prendre en main ces outils dès la première utilisation. Impossible, par exemple, de savoir comment les intégrer à ses waves sans devoir visionner toute une série de vidéos. Celles-ci sont très informatives sur les usages possibles de Wave, mais également très chronophages. Regarder une dizaine de vidéos avant d’arriver à utiliser un nouveau service web, on a connu plus ergonomique.

Un changement trop violent

Le PDG de ProcessOne, l’éditeur qui travaille sur le protocole Wave de Google déclare :

Google a raté le coche en en faisant une solution concurrente du mail sans intégrer de chemins de migration et de passerelles entre le mail et Wave. C’est pourtant tout à fait possible d’imaginer de déverser ses mails dans Wave, d’y répondre et d’avoir ainsi une boîte unifiée. Or, Google ne l’a présenté que comme une boîte en plus à vérifier.

Une transition plus en douceur entre l’usage classique de l’email et Google Wave aurait donc sûrement pu éviter cet échec.

Et après ?

Google déclare sur son blog qu’il maintient toujours Goggle Wave pendant un an. La technologie développée pour le projet Wave, tel que le « glisser-déposer », ne sera pas pour autant abandonnée, mais réutilisée pour d’autres projets. Son code et certaines de ses fonctionnalités devraient rester disponibles en open source.

En attendant, d’autres projets continuent à se développer concernant l’usage de l’email en entreprise : DLM 3.0 en est un bon exemple. DLM 3.0 est un projet de messagerie plus « intelligente » qui facilite le tri, l’organisation, le traitement et la gestion des courriels. Alinto, Kwaga , le Liris et l’APCE ont décidé de s’associer dans le projet DLM 3.0, projet de messagerie sémantique, qui à pour objectif de créer les outils logiciels qui rendront au mail ses caractéristiques d’outil de productivité.

“Cette sollicitation permanente déconcentre le salarié” analyse Romain Chevallet. “Une étude de l’Institut psychiatrique de Londres met en évidence que passer ainsi perpétuellement d’une tâche à une autre induit une perte de 10 points du quotient intellectuel, soit l’équivalent d’une nuit blanche !” Et c’est sans compter le stress induit par cet afflux de demandes, auquel le salarié ne sait pas toujours faire face.” ajoute t-il.

Or, 59% des utilisateurs de messagerie électronique passent plus de 20 minutes par semaine à lire leurs emails (avec la permission de leurs supérieurs), et 27% consacrent une heure ou plus par semaine à la lecture de leurs courriers électroniques, selon l’Email Stat Center. Il faut donc modérer son temps de travail à lire ses emails. Voici quelques conseils de Marie Bartnik pour éviter la déconcentration due à la réception continue de courriels en entreprise.

La réception trop fréquente d’emails interrompt le travail du salarié, le laissant à la fois épuisé, improductif et frustré. Les employés se sentent en effet stressés d’avoir à toujours vérifier et à répondre aux nouveaux emails. Certains regardent plus de 40 fois par jour leur boîte de réception.

La moitié des participants à l‘étude de l’université de Glasgow et Paisley, a déclaré vérifier sa messagerie plus d’une fois par heure, et pour 35% d’entre eux toutes les 15 minutes. Mais le contrôleur installé sur leurs ordinateurs a pu prouver que c’était encore plus.

Conseils pour réduire le stress dû à la réception incessante d’emails

• Établir ses priorités

58% des personnes interrogées par l’étude Email X-factor déclarent commencer leur journée par la lecture de leurs emails. « Il convient de rétablir les priorités, de cesser de confondre urgent et important», explique Romain Chevallet. Pour ce faire, les mails reçus peuvent être classés en fonction de leur intérêt. En cliquant sur le drapeau qui symbolise une importance haute, ou en créant des dossiers, par thème, par dossier en cours ou par importance.

• S’imposer des règles

Vous devez vous imposer des règles comme par exemple: « l’ouverture de mes mails se fera en arrivant au travail, je consacrerai 30 minutes/jour à répondre à mes Emails,… »

• Ne répondez pas par email, discutez en face à face

L’email a tendance à déshumaniser les relations. Un échange par email n’aura pas le même impact qu’une conversation en face à face, notamment pour la gestion du personnel. Car le dialogue « réel » introduit une dimension émotionnelle qui permet davantage de s’ajuster à l’autre, de trouver des compromis ou de faire émerger des idées.

• Faire le ménage au fur et à mesure,

Vous devez nettoyer et ordonner régulièrement votre boîte de réception: suppression d’Emails inutiles, rangement des messages avec la création de dossiers, utilisation de filtres pour bloquer certains messages indésirables qui vous font perdre du temps. Ces mesures vous permettent de retrouver bien plus facilement vos messages et vous font gagner du temps.

• La maison c’est sacré!

Pensez à éteindre votre messagerie électronique une fois arrivé chez vous. «Le manager doit se fixer comme règle de ne pas solliciter un collaborateur chez lui», estime Romain Chevallet.

Cette règle est l’une des moins respectée puisque 62% des salariés vont voir leurs emails à la maison ou pendant leurs vacances.

• Se déconnecter régulièrement.

Des périodes de déconnexion de 1 à 2 heures peuvent booster votre productivité, à condition que votre manager soit prêt à attendre ce laps de temps pour recevoir une réponse.

Pour conclure…

Les salariés deviennent fatigués à force de jongler entre les emails et leur job. Arrêter une activité toute les 5 minutes pour vérifier si l’email reçu est urgent ou non crée une réelle pression pour le salarié. En effet, quand vous revenez à votre travail premier, vous avez oubliez le cours de votre pensée et donc vous êtes moins productif. En respectant ces quelques règles, vous arriverez peut être à augmenter votre niveau de concentration et vous serez donc plus efficace et plus productif au travail !

Il reste évidemment bien difficile de ne pas regarder ses emails à longueur de journée car si vous recevez un email important et que vous ne l’avez pas vu, vous risquez de vous faire taper sur les doigts… Mais alors que faire?

… connaissez-vous la messagerie sémantique?

C’est une messagerie plus « intelligente » qui facilite le tri, l’organisation, le traitement et la gestion des courriels. Alinto, Kwaga , le Liris et l’APCE ont décidé de s’associer dans le projet DLM 3.0, projet de messagerie sémantique, qui à pour objectif de créer les outils logiciels qui rendront au mail ses caractéristiques d’outil de productivité.

Ce projet vous permettra d’extraire des messages des informations sémantiques comme des prises de rendez-vous ou des demandes de confirmation. Avec à la clé une hiérarchisation des e-mails dans la boîte de réception. Dans le même ordre d’idée, un programme permettra de hiérarchiser les notifications d’arrivée de courriel (ces petites bulles qui s’affichent à l’écran) en fonction du degré d’urgence du message, de la proximité de l’auteur…

Pour Gaëlle Recourcé, Directeur Scientifique de Kwaga : « L’utilisation du mail en entreprise a déjà fait l’objet de nombreuses études quantitatives qui démontrent la perte de productivité des utilisateurs, liée à l’explosion du volume des messages à traiter ». Le projet de recherche Demain Le Mail (DLM 3.0) a pour objectif de créer d’ici deux ans les outils logiciels pour faciliter le tri, l’organisation, le traitement et la gestion des courriels.

Alors voilà une bonne nouvelle, ce projet va faciliter l’utilisation de la messagerie, vous n’aurez plus, par exemple, à trier vos emails toutes les 10 minutes, le tri sera automatique. Vous gagnerez ainsi du temps et de l’efficacité.

La réponse est oui : la société américaine d’email marketing, MailChimp, vient d’annoncer la sortie de MailChimp v5.2, la nouvelle version de son application au sein de laquelle sera intégré le fameux bouton (source Mashable).

Les clients de la solution verront bientôt ajoutés à leurs messages le bouton de partage du réseau social le plus étendu au monde.

Mais quels enjeux implique ce déploiement ?

Tout d’abord, il faut savoir que chaque jour, 65 millions d’utilisateurs de Facebook pressent sur « j’aime ». Autant d’informations qui se retrouvent propulsées à l’intérieur même du réseau composé de plus de 400 millions de membres actifs. Une audience importante, qu’il serait inopportun d’ignorer.

Ensuite, comme l’explique Ben Chestnut, co-fondateur de MailChimp, « Facebook is using all this Like activity to power their own semantic search engine, which some say should make Google worried (actually, they’re trying to say it’s an all out war). Did you get that? Facebook’s building a semantic search engine powered by Likes. » en d’autres termes plus francophones « Facebook utilise l’ensemble des “J’aime” pour alimenter son propre moteur de recherche sémantique, dont certains disent qu’il devrait faire peur à Google (en fait, ils tentent de dire qu’il s’agit d’une guerre totale). Avez-vous saisi cela ? Facebook est en train de créer un moteur de recherche sémantique généré par les “J’aime”. »

En disposant un bouton “j’aime” dans chaque campagne emailing à proximité des informations émises, MailChimp entend ainsi étendre la visibilité du message et prolonger sa portée.

Imaginons qu’une société de commerce en ligne souhaite communiquer sur une période de promotion pour une gamme de produit en particulier : un emailing est transmis aux contacts de type clients depuis leur base de donnée. Une fois le message reçu, chaque destinataire sera en mesure d’un simple clic, de partager cette offre promotionnelle avec l’ensemble de leurs “amis”, membres comme eux du même réseau.

L’intégration de cet outil offre effectivement de nouvelles opportunités de diffusion sans frais supplémentaire auprès d’un public varié dont l’entité émettrice n’aurait peut-être pas soupçonné l’intérêt.

Mais là où le déploiement de MailChimp a ses limites c’est lorsque les informations ne se destinent pas à un large public ou à des contacts non déterminés par l’émetteur du message. Prenons simplement l’exemple d’une entreprise qui transmet régulièrement une lettre d’information à ses clients sur ses évolutions de services, sur ses activités de développement,… Si certaines de ces informations sont intéressantes à diffuser à grande échelle, d’autres peuvent-être en revanche plus confidentielles et ne se destinent pas à tomber entre les mains de la concurrence.

D’un point de vue déontologique, l’email a t-il comme qualité de rester confidentiel ?

Est-on en droit de diffuser, sans le consentement préalable de l’auteur, le contenu d’un courrier électronique ? Comment distinguer un message à caractère privée, d’un message à diffusion autorisée ?

A ma connaissance, hormis dans le domaine de l’email marketing (cf. la rubrique Déontologie sur le site du SNCD), il n’existe pas encore de code de déontologie propre à la messagerie électronique.

Au sein de cette population toujours plus friande de mode de communication synchrone, pourquoi faudrait-il se satisfaire  d’une réponse à venir par email quand il existe des outils d’échange qui implique un feedback plus “immédiat” comme la messagerie instantanée ou plus “impactant” car illustré comme le permettent certains réseaux sociaux et blogs ?

Certains considèrent ces derniers comme initiateurs de la disparition future de l’email. Mais différents éléments viennent contredire cette hypothèse, nous laissant à penser que la mort de l’email n’est pas pour demain…

Importance de l’email aujourd’hui

D’un côté, les outils web 2.0 ne cessent de prendre de l’importance et d’augmenter leur nombre d’utilisateurs,  de l’autre côté, l’email s’est peu à peu révélé comme moyen de communication incontournable et reste à ce jour indispensable pour accéder à ces récents outils. Voici pourquoi, il apparaît aujourd’hui inconcevable de reléguer l’email au rang de technologie obsolète :

• Les outils web 2.0 sont toujours centralisés sur nos adresses de messagerie : commentaires Facebook, nouvel abonné Twitter,… chaque évènement est automatiquement centralisé sur nos boîtes email.

• Combien de fois par jour regardons-nous nos emails ? Que ce soit au moyen d’un smartphone ou d’un ordinateur, l’email est très présent dans nos vies et nous accompagnent même en déplacement et quelque soit notre activité.

• Réseau social, messagerie instantanée, blog,… sont complémentaires de l’email. Ils ne le remplacent pas mais permettent de communiquer d’une autre façon. L’email disposant de ses propres caractéristiques.

Et si vous n’êtes toujours pas convaincu, regarder le résultat de l’étude Kelton Reaserch sur le Journal du Net qui montre que l’e-mail est l’outil de communication le plus utilisé 79%, devant la messagerie instantanée (26%), et les réseaux sociaux (9%).

Email vs Réseaux Sociaux

Très médiatiques, les réseaux sociaux savent faire beaucoup parler d’eux. L’exemple le plus parlant est sans nul doute Facebook qui totalise aujourd’hui pas moins de 400 millions de membres. Représentent-ils pour autant une réelle menace pour l’email ? Pour Sheryl Sandberg, Directrice générale de Facebook qui s’exprimait lors de la conférence Nielsen Consumer 360 à Las Vegas, il est clair que son réseau social en est une. Selon elle, les SMS, les  “twitts” et les autres réseaux sociaux sont en train de prendre le relais des courriers électroniques.

Mais au fond, existe t-il une réelle différence entre l’email et les réseaux sociaux ? L’un a t-il un avantage sur l’autre ? Qu’est-ce qui les différencie, quelle(s) valeur(s) possède(nt)-ils chacun ?

Tout d’abord, l’email est plus discret et plus professionnel. Pourquoi choisir un réseau social pour communiquer ces informations  professionelles les plus importantes?

En effet, d’après Bill Houghton, les réseaux sociaux et notamment Facebook sont ouverts au public mais ils se différencient grâce à une composante essentielle : l’invitation personnelle. Les conversations  semblent beaucoup plus personnelles : en effet on se dévoile davantage au travers d’un réseau social (partage de photos, vidéos, message sur le mur qui reflète notre état d’esprit, …). Les messages Facebook ne sont pas seulement des échanges mais ce sont des conversations personnelles.

Au vu de cet exemple vous comprendrez tout de suite ce qu’il entend par là :

Lorsque mon ami m’a annoncé son divorce via un message Facebook, ce n’était pas seulement pour m’informer de son nouveau statut marital. Contrairement à l’email c’était une invitation à une conversation. Il s’attendait à ce que je réponde, peut être même à ce que je lui donne des conseils ou que le soutienne durant cette période.

Les réseaux sociaux ont donc quelque chose de plus qui rend une conversation plus personnelle, mais qui enlève donc le côté professionnel qu’on réservera à l’email. La suppression de l’email dans un cadre strictement professionnel paraît alors difficile.

Évolutions à prévoir

Alors que pouvons-nous prévoir ? Le monde de la messagerie est en plein changement et axé autour de nouvelles préoccupations : l’intégration des réseaux sociaux et la mobilité.

Il est temps d’évoluer : vers des messageries de plus en plus complètes…

D’après Arnaud Alcabez, l’évolution rapide des messageries “grand public” a eu pour conséquence inattendue de mettre en évidence les limitations de plus en plus criantes de nombreuses messageries d’entreprise. Le décalage croissant entre des services gratuits, en dépit de leur richesse fonctionnelle, et la pauvreté des outils proposés dans beaucoup d’entreprises.

C’est ce constat qui pose la question d’un conflit latent entre les directions des entreprises et les jeunes générations d’utilisateurs. D’un côté on trouve une volonté de régulation, de contrôle, de l’autre se situent des collaborateurs qui veulent que ça bouge, qui veulent travailler de partout, qui exigent de la messagerie instantanée, des réseaux sociaux, et qui vont même jusqu’à exiger du fun!

L’arrivée de nouvelles générations de services grand public représente en ce sens un rappel salutaire et devrait inciter de nombreuses entreprises à repenser leur système de messagerie pour répondre aux attentes souvent légitimes de leurs collaborateurs. En effet, si l’on regarde le nouveau Hotmail, on voit que les réseaux sociaux peuvent être intégrés à la messagerie électronique,…

Certaines messageries grand public comme Inmano de Alinto, propose déjà des solutions de messagerie évoluées. On retrouve sur le webmail Inmano : son agenda, ses contacts, ses emails et l’intégration de l’un des principaux réseaux sociaux, Twitter. Tout ça sur une messagerie totalement gratuite!

Pour aller encore plus loin dans la messagerie performante, Alinto propose une offre pour les professionnels : Alinto Pro, une combinaison de services collaboratifs (agenda, contacts et fichiers partagés), associés à des services web 2.0 (Twitter, Doodle,…). Enfin une messagerie au goût du jour pour les professionnels !

Le monde de la messagerie électronique est donc en plein changement, et intègre de plus en plus de services gratuits liés aux réseaux sociaux.

Mobilité et réseaux sociaux

Un nouvel axe d’évolution de l’email est la messagerie mobile. Dans une étude parue récemment, Gartner prévoit que, d’ici la fin de 2014, un milliard de personnes dans le monde utiliseront la messagerie mobile.

Dans la mesure où la messagerie mobile commence à être intégrée aux réseaux sociaux, ces derniers deviennent de plus en plus un complément aux e-mails pour les communications professionnelles. Gartner prévoit ainsi que d’ici à 2014, les services de réseaux sociaux remplaceront, auprès de 20% des utilisateurs professionnels, les e-mails comme vecteurs de communication principaux.

Selon le JDN, la société Ben&Jerry’s a par exemple choisi de se focaliser sur les réseaux sociaux et ne compte plus communiquer directement par Email comme elle le faisait avant (promotions, jeux, newsletter,…). Ben&Jerry’s dispose en effet de plus de 1,3million de fans sur sa page Facebook et de plus de 11 000 followers sur son compte Twitter officiel. Les réseaux sociaux commencent a être préférés pour la communication des entreprises contrairement au « traditionnel » envoi de newsletters par Email.

Le monde de la messagerie électronique va donc beaucoup évoluer dans les prochaines années, tant sur le plan de la mobilité que sur l’intégration des nouveaux services de communications comme les réseaux sociaux.

Pour conclure…

L’email reste donc aujourd’hui le moyen de communication le plus utilisé mais cela risque fort d’évoluer. L’email devient un outil parmi d’autres pour la communication électronique mais chaque média fait partie d’un marché «niche» avec ses avantages et inconvénients.

En effet on risque d’avoir une séparation plus marquée entre les moyens de communication professionnels (email) et les moyens de communications personnels (réseaux sociaux).

L’idéal serait donc d’arriver à un compromis, un mélange entre réseaux sociaux, téléphonie mobile et messagerie électronique.

Au mois de mars 2010, l’assemblée générale de l’association loi 1901 a repensé l’organisation interne, lui conférant ainsi « un nouveau souffle ». Une réforme statutaire a permis de confirmer l’implication active des autorités publiques au sein de l’association. Par ailleurs, il a été créé un Conseil Stratégique où collaborent pouvoirs publics (CNIL, Direction Générale de la Gendarmerie Nationale, OCLCTIC, BEFTI), associations (SNCD, AFA, UDA) et entreprises (CERT Lexsi, Microsoft, Orange, SFR) dans une parfaite équité, ainsi qu’un Conseil Opérationnel où interviennent les membres accompagnés de consultants experts. Les missions de ce dernier Conseil sont de l’ordre de la mise en œuvre opérationnelle sur les plans juridique et technique.

Signal Spam, au commencement…

C’est au cours du 3ème Comité Interministériel pour la Société de le l’Information (CISI) qui s’est déroulé en juillet 2003 que la Direction du Développement des Médias (DDM) s’est vue confier la mise en place d’actions visant à lutter contre le spam. Le déroulement de cette mission a conduit à la création en 2005 de l’association Signal Spam et du lancement de l’outil de signalement des spams ainsi que du site web www.signal-spam.fr en mai 2007.

Les principes fondateurs de Signal Spam

De manière à partager et exploiter à travers le monde les informations et retours d’expérience avec les acteurs de la lutte contre le spam, les déclarations de phishing, malware ou autres pourriels répondent à des standards internationaux. Signal Spam tend ainsi à déployer ses efforts au delà des frontières françaises.

Par ailleurs, pour que chaque signalement de spam ait une véritable portée et permette une action judiciaire et administrative, les « déclarants » sont identifiés grâce à une procédure d’inscription. L’identification garantit l’exploitation juridique des données transmises.

Comment signaler un spam ?

La déclaration de spam peut s’effectuer par tout utilisateur de l’email (particulier ou professionnel) soit via un formulaire en ligne disponible sur le site, soit directement depuis son client de messagerie (Outlook ou Thunderbird 2) grâce à l’installation rapide d’un plug-in.

Une fois les messages frauduleux déclarés, ils sont stockés dans une base de données exploitable aussi bien par les acteurs privés que publics. Ces informations sont toutefois rigoureusement protégées et leur partage se fait sous contrôle juridique selon les recommandations de la CNIL, membre actif de l’association.

En mai 2010, Signal Spam a annoncé le lancement de son application 1.5 permettant de réactiver son service de « Feedback Loop » (système de remontée d’information) destiné aux FAI, aux membres de Signal Spam, ainsi qu’aux prestataires de services email, membres du SNCD. Cette nouvelle version va participer à l’essor de nouveaux développements tels que l’intégration de flux de données spécifiques, à destination de CERT-Lexsi et eBay.

Reste à souhaiter que nombre d’entreprises évoluant dans l’écosystème de l’email s’investissent davantage auprès d’entité dédiée comme Signal Spam dans la lutte contre LE fléau de l’ère numérique, le SPAM.

Un regard sur le marché européen et les études des éditeurs et des cabinets d’analyse tels qu’IDC et Radicati montrent que le retard français pour les solutions d’archivage électronique peut être évalué à 2 ans.

Ainsi, l’archivage de documents électronique répond à deux objectifs principaux :
- elle porte sur des documents servant de pièces justificatives dans le cadre de contrôles administratifs (ex : fiscal ou social),
- elle permet la production d’actes juridiques valant preuve en cas de litige.

Les solutions d’archivage électronique en France et dans le monde

Le passage à l’outil collaboratif (particulièrement les messageries) des systèmes informatiques a changé la donne : 90% des originaux actuels sont produits électroniquement et 80% de la communication passe par l’électronique et l’informatique. On en oublie que les règles et règlements adaptés au papier s’appliquent également aux documents électroniques.

Un sondage simple auprès des grandes entreprises françaises montre que l’archivage électronique d’originaux électroniques en est très en retard sur le marché ou au mieux au stade de prévision budgétaire. Moins de 10 % des entreprises française ont actuellement un système d’archivage.

Sur une même période, 90 % des multinationales installées en Europe sont équipés d’une solution d’archivage (notamment en Grande Bretagne et en Allemagne) ; en France, le pourcentage est nul.

Les raisons du retard du marché français : des lois et réglementations non directives

D’après Pierre Bilderling, Si les lois concernant l’archivage électronique sont directives aux USA, en Grande Bretagne et en Allemagne, spécialement pour l’archivage des messageries, elles restent en France au stade de l’admission du document électronique comme document probant dans la somme juridique au même titre que les originaux sur papier.

Aucune loi n’indique que l’on doit archiver les documents électroniques, que ce soit ceux des messageries, des services de fichiers, des services de production ERP. On doit pourtant considérer que les règles et règlements d’archivage s’appliquant aux documents papiers s’appliquent aux documents électroniques.

Avantages et inconvénients d’un outil de gestion électronique:

Un outil de gestion électronique de documents, s’il est bien conçu, offre plusieurs avantages aussi bien sur le plan organisationnel que sur le plan du profit.

• D’après une étude menée par le groupe ooPartners solutions (www.oopartners.com), un outil de GED peut faire gagner jusqu’à 10 à 20% en efficacité de travail et 10% en efficience commerciale. Les temps de recherche et de diffusion de l’information sont de l’ordre des secondes.
• Une diminution des coûts se fait aussi sentir. D’après les mêmes sources l’espace de stockage coûte beaucoup moins cher en méthode électronique. Sur les coûts de classement les entreprises réalisent dans la plupart des cas 50% de gain. Les coûts de recherche sont divisés par deux voire trois s’il s’agit d’une recherche d’archives et les coûts de diffusion sont réduits de 80 à 90%.
• La centralisation des données constitue aussi une force pour un système de GED. En effet les informations sont stockées sur un serveur unique et les opérations se font via des requêtes écrites pas le concepteur. Ainsi le contrôle des accès devient facile rendant le système beaucoup plus fiable et plus sécurisé car il n y a qu’un seul serveur à administrer.

Par ailleurs, face à tous les apports de la GED pour le monde de l’entreprise, il n’en demeure pas moins que cette technologie émergente présente des failles:

• Vulnérabilité des périphériques de stockage: même si les données sont centralisées, elles sont quand même sur un support physique (disque dur, CD-ROM, disque optique, etc) qui requiert souvent un environnement propre avec un climat plus ou moins stable.

Pensez-y!

L’archivage de documents électroniques risque rapidement de devenir obligatoire en France, or si on s’en remet à ces quelques chiffres empruntés à différentes études (voir ci dessous), on observe que la croissance en taille des boîtes à lettres de messagerie électronique ont des conséquences en termes de coûts de stockage et de difficultés de gestion des volumes.

• jusqu’à 70% des informations utiles se trouveraient dans la messagerie électronique (source : Enterprise Storage Group)

• chaque utilisateur traite environ 10 MB de données par jour en 2004, pour atteindre 15,8 MB en 2008 (source : Radicati Group, Inc)

Il est donc nécessaire d’envisager un système d’archivage et de réfléchir aux contraintes liées à sa mise en place pour ne pas être pris au dépourvu, vous bénéficierez alors d’ un avantage sur vos concurrents aussi bien en terme légaux que technologiques.

Qu’est-ce qu’un outil collaboratif?

Dans l’industrie des télécommunications et de la bureautique, on désigne par “communications unifiées ou collaboratives” un ensemble de nouveaux services destinés aux professionnels en entreprise permettant d’intégrer étroitement :

• Les moyens de communications interpersonnelles en temps réel, comme la téléphonie fixe et mobile, la visiophonie, les ponts de conférence audio / vidéo…

• Les outils de travail collaboratif (comme la messagerie instantanée, la présence, les systèmes de conférences par le web, de partage et de gestion de documents…).

• L’environnement informatique, notamment les outils de bureautique, comme le client de messagerie électronique, l’agenda, le traitement de texte ou le logiciel de visionnage de présentations. L’e-mail arrive largement en tête (79%) des outils de communication / collaboration les plus fréquemment utilisés, devant le téléphone (63%) et les espaces documentaires partagés (45%).

Quel est l’intérêt et les bénéfices pour l’entreprise?

Les produits de communications unifiées visent de manière générale à améliorer la productivité des collaborateurs de l’entreprise en permettant et/ou en rendant plus efficace le contrôle, la gestion, l’intégration et l’utilisation au quotidien de plusieurs formes de communication.

Par exemple:

• Appeler sans effort sur un simple clic de souris à partir de la liste de contacts
• Permettre un échange rapide, dans un même bâtiment ou à distance d’informations, par exemple pour faire avancer une réunion.
• Transférer à distance un document plus efficacement (ex alternative plus efficace à l’envoi d’une pièce jointe dans un courrier)
• Participer à distance à une conférence, une formation, une présentation de produits
• Limiter les déplacements inutiles, salle de réunion virtuelle, plus besoin d’utiliser une salle de conférence dédiée avec des équipements vidéo coûteux.

Deux-tiers des personnes interrogées (69%) indiquent que la messagerie instantanée constitue un moyen très efficace de répondre à leurs objectifs métiers et faciliter leur travail au quotidien. (D’après l’institut Kelton Reaserch)

Quels sont les risques?

L’étude de Kelton Research pointe des risques en matière de sécurisation des données. Il existe un risque lié à la conservation des données informatiques (archivage d’email, de documents législatifs,…). En effet, la France a encore du retard sur les autres pays européens comme l’Allemagne, en matière de lois sur l’archivage des données informatiques, leur conservation et leur sécurisation.

Et vous?

Une très large majorité de répondants (75%) à l’étude de Kelston Reaserch estime que l’usage des outils de communication et/ou de collaboration va croître dans le courant de l’année prochaine. Et vous qu’en pensez-vous? Avez-vous remarqué des changements dans votre façon de travailler grâce aux outils collaboratifs? Diriez-vous que ces outils facilitent la communication et les échanges professionnels? Ou au contraire, pensez-vous qu’ils vous ralentissent dans votre travail et que l’on devient de plus en plus dépendants de ces outils?

Depuis 10 ans, Alinto conçoit, développe et exploite des solutions de messageries unifiées, mobiles et collaboratives pour le compte de ses clients opérateurs et entreprises. Avec plus de 1,5 million de comptes ouverts dans 5 pays, Alinto est devenu l’un des leaders européens de ce secteur. Sa technologie, basée sur Linux, apporte une réponse efficace et compétitive aux utilisateurs de systèmes ouverts et hétérogènes.

De son côté, la société ANSM développe et exploite depuis 10 ans des services Internet et vient de déployer une plate-forme Hosted Exchange de Microsoft disponible en marque blanche http://www.serveurexchange.fr.

Fort de ce rapprochement, Alinto sera en mesure d’apporter ses compétences en matière de déploiement, d’exploitation et d’infogérance de plate-forme de messagerie en mode SaaS ou PaaS. L’éditeur pourra également proposer une innovation unique en permettant à une entreprise de mélanger des services de messagerie sur différentes technologies. Ainsi, par exemple, une société pourra proposer sur le même nom de domaine, des comptes de type POP/IMAP et Exchange. Le gain financier est alors très important puisque le TCO peut varier dans un rapport de 1 à 4.

Grâce à cette acquisition, les clients d’Alinto pourront s’appuyer sur les solides compétences d’ANSM en matière de services Internet. De leur côté, les clients d’ANSM pourront bénéficier des services d’Alinto en matière de communications unifiées ou de services de relais sécurisés de messagerie. De manière globale, Alinto dispose désormais de tous les fondamentaux pour répondre encore plus efficacement aux besoins des PME, des grands comptes ou encore des organismes publics.

Sur le plan organisationnel, en plus du siège social situé sur Lyon, l’entreprise pourra désormais étendre son maillage régional en Ile-de-France. Le groupe justifiera ainsi d’une nouvelle agence basée à Paris, où seront réunies les équipes d’ANSM.

Fort d’une équipe de 22 collaborateurs et d’une présence stratégique en France et à l’international, le nouvel ensemble se positionne comme un acteur important sur son marché, que ce soit par sa taille, par la globalité de son offre, par son chiffre d’affaires, mais aussi par le nombre de ses clients. Dans ce contexte, Alinto bénéficie de références de choix telles que Euronews, La Poste, l’APCE…

Philippe Gilbert, Président d’Alinto : « Le rachat d’ANSM est un élément stratégique pour notre société. Grâce à cette réunion de savoir-faire, Alinto se positionne comme l’acteur de référence sur le marché de la messagerie collaborative, de par la globalité de son offre et son aptitude à délivrer une prestation complète à ses clients. Ce rapprochement est le fruit d’une vision industrielle commune entre les deux sociétés et d’une réelle complémentarité entre nos offres. »

Cette opération a été accompagnée par le partenaire financier d’Alinto, PROMELYS Participations. Hervé Letoublon, membre du Directoire de Promelys Participations : « Cette intégration au sein d’Alinto est un élément générateur de croissance qui permet d’élargir l’offre ainsi que la base de clients en proposant une solution Microsoft préférée par certaines DSI, et de disposer d’une implantation parisienne. Ce rapprochement permettra de proposer à leurs clients une nouvelle offre de service reposant sur des prestations à forte valeur ajoutée dans le domaine des outils de messagerie professionnels. »

À propos d’Alinto

Créé en janvier 2000, Alinto est l’un des principaux éditeurs et opérateurs européens de messagerie collaborative et de communications unifiées. Alinto gère plus 4 000 domaines de messagerie professionnelle et plus d’un million et demi d’utilisateurs sur 5 pays.

Basé à Lyon et en Allemagne, Alinto s’appuie sur une équipe qui dispose d’une expertise dans la communication électronique depuis plus de quinze ans et conjugue une politique de recherche et développement soutenue avec un service client de haute qualité.

2010 marque les 10 ans de l’éditeur et opérateur de solutions de messagerie électronique qui a récemment reçu le prix spécial de l’innovation décerné par OSEO à l’occasion du Deloitte Technology Fast 50. Alinto s’est rapidement démarqué de par les choix stratégiques de ses fondateurs. L’innovation et la proximité ont permis de convaincre ses clients.

Avec une volonté d’innovation permanente, Alinto, fut l’un des premiers :
- à concevoir une solution de messagerie sur le mode SaaS (Software as a Service),
- à proposer un service d’accès à ses mails depuis un mobile en 2000,
- à proposer des services de Messagerie Premium et des BAL 2 Go en Europe,
- à faire lire un Agenda à un lapin (Nabaztag)…

Site web : http://www.alinto.com

Blog : http://www.demainlemail.com

Toutes les personnes ayant une expérience de l’email dans un milieu professionnel sont invitées à contribuer à cette étude au travers d’un questionnaire en ligne disponible via l’URL suivante :

http://blog.dlm30.com/enquete/

Les résultats obtenus permettront d’une part de définir les axes d’amélioration du traitement de l’email et d’autre part de répondre aux pratiques et besoins de demain liés à la gestion de la messagerie électronique.

Rappelons que le projet DLM (Demain Le Mail) 3.0 a été initié par un consortium de quatre entités : Alinto, Kwaga, le LIRIS et l’APCE.

Pour toute question sur cette enquête, une seule adresse : enquete_usage@dlm30.com