Tribune publiée par le Journal du Net le 11/02/2010

Parmi les briques importantes du SI se distinguent la messagerie électronique, qui est désormais un moyen de communication incontournable. Les fonctions de cet outil, qui vont du simple échange de messages au partage d’informations, induisent la mise en œuvre d’environnements techniques des plus simples aux plus complexes.

Face aux coûts d’accès des solutions riches fonctionnellement, nombre d’entreprises utilisent un service basique, confié généralement à un prestataire télécoms (qui n’a, en fait, que rarement l’expertise de ces systèmes), alors qu’elles pourraient gagner à utiliser des fonctions avancées telles que les partages d’agenda, de tâches et de contacts ou encore la gestion documentaire. La messagerie est en effet un environnement particulièrement riche, si elle est utilisée au maximum de ses capacités. Il convient donc de bien mesurer cette donnée et de l’adapter à ses attentes particulières. Lire la suite… »

La communication électronique rassemble diverses technologies nous permettant d’interagir avec notre environnement. L’une d’elles : la messagerie est devenue un outil indispensable dans la gestion quotidienne des échanges au sein des entreprises. Les solutions de gestion d’email et leurs outils associés (agenda, annuaire,…) ont connu une véritable révolution ces dernières années.

L’évolution des usages et le besoin d’être connecté en permanence ont rendu nécessaire le développement de technologies permettant l’usage de sa messagerie à tout instant et en tout lieu. Désormais, son utilisation en déplacement s’est banalisée, car l’offre de terminaux (smartphone, PDA, ordinateurs portables, …) et de réseaux mobile haut débit (3G, WIFI, …) est devenu plus abordable.

La messagerie prenant une place de plus en plus importante dans la vie professionnelle, elle doit aussi faire face à de nombreuses menaces. Parmi elles, le SPAM et l’abondance de trafic peuvent engendrer un rejet. De nouveaux moyens de communications (réseaux sociaux, messagerie instantanée,…) se développent également et peuvent démultiplier les sources de communication.

Par ailleurs, la conservation et la gestion des messages échangés posent la question de la valeur du patrimoine numérique. Le courriel, par exemple, se positionne comme un document stratégique qu’il est utile de sécuriser et de préserver car il est souvent un moyen privilégié pour envoyer des informations importantes. Il s’ensuit alors un problèmes sur le volume des BAL (Boites Aux Lettres) qui s’assimilent à des outils de Gestion Électronique de Documents (GED) mais qui n’en ont ni la structure ni les capacités en terme de recherche et de classement de l’information. Le besoin d’outils plus communicants, plus accessibles et mieux adaptés se développe alors. Ils devront être convergents, structurants et intégrés à notre environnement usuel.

Depuis la première édition de son livre blanc il y a 6 ans, Alinto a pu mesurer le chemin parcouru et l’évolution des attentes des entreprises. Pour sa nouvelle édition, cet ouvrage indépendant dresse un paysage plus large de la communication électronique en confiant à l’Université Lyon I (L’Unité d’Enseignement de Veille Technologique ) une analyse prospective. Tous ces éléments conduisent à envisager une évolution significative des usages dans les années à venir car les utilisateurs comme les administrateurs espèrent une gestion intelligente de la messagerie.

Pourquoi ne pas alors explorer d’autres espaces tels que le Web sémantique. Il se caractérise par une signification bien définie et formelle des informations et des liens issus du Web, de façon à ce qu’ils soient interprétables par des programmes dans le but de transformer la masse des pages Web en un immense espace de données semi-structurées permettant de trouver rapidement les informations utiles. Mais le Web est un espace public alors qu’un email est assimilé à de la correspondance privée. Sera-t-il alors possible de confier à un ordinateur l’analyse et le traitement des conversations ?

Avons nous le choix ? Il est de notre (votre…) devoir de ne pas laisser s’accumuler tant d’informations ? Nous pensons pour notre part que les technologies émergentes telles que l’analyse sémantique pourraient répondre aux enjeux de demain.  Pourrons-nous parler du MAIL 3.0 comme un standard lors de notre prochaine édition ? Autant de questions passionnantes qui devraient prochainement faire couler beaucoup d’encre.

A propos d’Alinto

Créé en janvier 2000, Alinto est l’un des principaux éditeurs et opérateurs européen de messagerie collaborative et de communications unifiées. Alinto gère plus 4 000 domaines de messagerie professionnelle et plus d’un million d’utilisateurs sur 5 pays.
Alinto s’appuie sur une équipe qui dispose d’une expertise dans la communication électronique depuis plus de quinze ans et conjugue une politique de recherche et développement soutenue avec un service client de haute qualité.

Site web www.alinto.com

Blog www.demainlemail.com

Retrouvez l’actualité de la messagerie en bref :

• Titre : Les réseaux sociaux s’invitent dans la messagerie (diffusé sur 01netPro. sur le 26/11/2009)

Un extrait : Depuis quelques semaines, une tendance semble se dégager à travers les annonces des différents éditeurs de messagerie : celle de l’interaction entre les messageries d’entreprise – Microsoft Outlook, IBM Lotus Notes, Zimbra, Open XChange, etc. – et les réseaux sociaux comme Facebook, LinkedIn ou Viadeo. Consultez l’article…

• Titre : La sortie de Thunderbird 3 approche à grands pas (diffusé sur nouvelObs.com sur le 26/11/2009)

Un extrait : “La version Release Candidate de Thunderbird 3 est dès à présent disponible sur Internet. Cette nouvelle mouture marque un net progrès (interface et fonctionnalités), mais souffre toujours de l’absence d’un calendrier intégré.” Consultez l’article…

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En cette période de rentrée, il semble tout à fait approprié de s’interroger sur les orientations prochaines de la messagerie électronique en terme d’évolutions et d’axes de développement.

Pour prendre de la hauteur sur un marché en plein expansion, nous nous sommes intéressés au rapport du Groupe Radicati intitulé “Prospective des usages de l’email” dont les principaux résultats sont accessibles sur le site d’Arkantos Consulting. L’enquête se base sur différentes recherches en cours. Pour correspondre au plus près de la réalité, la firme américaine d’étude de marché a choisi de confronter les informations recueillies à diverses études portant sur des marchés et des segments hétérogènes de l’industrie informatique.

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A l’heure de l’explosion des moyens de communication, ne pas se poser la légitime question de la valeur du patrimoine numérique apparaît impensable. Certains vecteurs de diffusion d’information apparaissent cependant plus stratégiques que d’autres. Courriels, SMS, messagerie électronique instantanée professionnelle sont autant de moyens complémentaires pour communiquer et échanger dans les entreprises. Mais tous ne sont pas aussi répandus et utilisés dans le cadre d’un échange rapide, informatif et rarement critique entre collaborateurs.

Le courriel, par exemple, se positionne comme un document stratégique qu’il est utile de sécuriser et de préserver. En effet, il est souvent un moyen privilégié pour envoyer des informations importantes Lire la suite… »

Les sites web 2.0 font l’objet de “censure” dans certaines entreprises. Quels sont ces sites ? Il s’agit des webmails (ymail, GMX, gmail…), des réseaux sociaux (Facebook, Viadeo, Linkedin, …) et des portails webs personnalisables (iGoogle, netvibes, …). Les accès à ces sites sont bridés par les directions informatiques pour limiter les excès de connexion dans un premier temps mais surtout pour maintenir de solides remparts protégeant l’entreprise des menaces extérieures.

La société Websense s’est intéressée aux problématiques rencontrées par les DSI à travers une enquête à l’échelle mondiale menée par Dynmamic Markets Limited, « Web 2.0 @ work ». Lire la suite… »

Markess International a interrogé 210 entreprises et administrations françaises au cours du 1er trimsetre 2009 à propos de l’archivage d’e-mails :

-> rien de prévu : 36 %
-> en projet d’ici à 2011 : 22%
-> solution d’archivage utilisée : 14%
-> en projet au delà de 2011 : 10%
-> en cours de mise en place : 8%
-> ne sait pas : 10%

Bien qu’une majorité est déjà équipée ou l’envisage sérieusement, les entreprises françaises ne semblent guère préoccuper par la gestion et le stockage de leurs messages électroniques. Pourtant, les bénéfices liés à la mise en place d’une telle politique sont multiples : réduction des coûts de stockage, sécurisation des emails relatifs à l’activité économique de l’entreprise, conservation du patrimoine informationnel, etc.

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