Pour vous aider dans la création de vos dossiers, le plus simple est de parler maintenant de la fonction des Filtres de messages. Comment fonctionne-t-elle ? En vérité, le plus simplement du monde ! Dès l’analyse du contenu d’un dossier (la boîte de réception, généralement), un filtre de message va se charger d’analyser votre mail selon certains critères que vous aurez définis (un caractère, un mot ou un groupe de mots, se trouvant dans l’adresse expéditrice, l’adresse destinataire, le sujet et/ou le contenu du mail) pour décider ensuite dans lequel des dossiers existants (y compris la Corbeille) le mail doit être placé automatiquement, ou, plus directement, s’il doit être supprimé, sans préavis.

Cette fonction de Filtres des messages est pratiquement indissociable d’un compte IMAP. Evidemment, il est toujours possible de s’en passer, mais l’utiliser améliorera grandement la tâche d’organisation de votre courrier. Je vous conseille fortement de le faire. Les néophytes ne devraient pas y passer plus d’une demi-heure et le résultat en vaut franchement le coup.

Prenez garde, cependant, de paramétrer vos filtres via le système de gestion de vos mails qui se trouvent le plus en amont ! Par exemple, si vous avez paramétré votre compte IMAP depuis une boîte créée avec les services de Google ou de Yahoo, préférez une gestion de vos filtres directement depuis la page Web des options de votre compte en ligne, si celui-ci vous le propose. Ainsi, les filtres seront pleinement indépendants de toute machine locale.

Pour ce qui nous concerne, nous n’étudierons dans ce guide que le système des Filtres des messages proposé par Thunderbird. Commençons par un exemple simple : ma boîte actuelle sert à réceptionner à la fois le courrier professionnel que m’envoient mes collègues de travail, et à la fois le courrier personnel que peuvent me faire parvenir des amis ou ma famille. Afin de ne pas les mélanger et de savoir tout de suite de qui sont les derniers messages reçus, j’ai créé deux dossiers sur mon compte IMAP : l’un appelé Perso, et l’autre Pro.

Dans le menu du logiciel, cliquez sur Outils puis sur Filtres des messages. Dans la fenêtre qui apparaît, choisissez le nom du compte pour lequel vous souhaitez appliquer des filtres et cliquez sur Nouveau. La fenêtre de création de règles des filtres apparaît.

Nous pouvons déjà commencer par donner un nom à notre futur filtre en l’appelant Filtre Pro.

Pour que votre règle de filtre soit la plus efficace possible, il vous faut déterminer, dans vos mails professionnels, l’élément qui les caractérise le plus souvent. Comme vos collègues peuvent vous adresser tout type de messages, vous ne fixerez certainement pas votre critère de restriction par rapport au sujet de vos mails. Mais si votre société dispose de sa propre messagerie, vous pouvez par exemple fixer comme critère le domaine de votre entreprise ou la signature automatique qui accompagne tous les mails de l’entreprise.

N’ayant trouvé qu’un élément caractéristique des mails professionnels, nous allons donc sélectionner l’option « valident toutes les conditions suivantes ».

Dans la ligne du dessous, pour le premier champ (et à la place de Sujet) choisissez le critère « De ». Pour le champ suivant, sur la droite, sélectionnez le critère « contient ». Et enfin, dans le dernier champ, entrez le nom de domaine de votre société : par exemple, inscrivez « @masociété.com ». Faire précéder le nom de l’arobase permettra ainsi de restreindre la règle au seul dénominateur véritablement commun associé au champ expéditeur de tous vos mails professionnels.

Placez-vous maintenant sur la partie Exécuter ces actions et, dans le premier champ, choisissez Déplacer le message vers, avant de sélectionner, dans le deuxième champ, le dossier Pro que vous avez créé précédemment sur votre compte IMAP. Terminez en cliquant sur OK.

Vous venez de créer votre premier filtre de message. Vous voilà maintenant revenu à la fenêtre précédente, listant tous vos filtres. Vous constaterez par ailleurs que vous pouvez désactiver les filtres que vous avez créés, sans les supprimer, juste en décochant la case qui se trouve au bout de la ligne.

Abordons à présent la création du filtre pour le courrier personnel. Cette procédure va nous permettre de voir la création de plusieurs règles de filtre. Toujours dans la même fenêtre, cliquez sur Nouveau. Dans la fenêtre de création de règles, nommez votre filtre Filtre Perso.

Comme la plupart de vos connaissances utilisent des adresses GMail et Hotmail, nous allons créer deux règles et donc sélectionner l’option « valident au moins une des conditions suivantes ».

La première règle sera paramétrée comme ceci :

champ n°1 : De champ n°2 : contient champ n°3 : @gmail.

Cliquez sur le symbole + en bout de ligne pour créer un nouvelle règle et, de la même façon, notre deuxième règle sera :

champ n°1 : De champ n°2 : contient champ n°3 : @hotmail.

Notez donc que nous avons délibérément exclue les extensions .fr ou .com, car nos correspondants disposent d’adresses sur des domaines régionalisés différents. Néanmoins nous ajoutons tout de même un point après le nom de domaine, ceci afin de limiter les erreurs ou des mails de spam qui utiliseraient une partie de ces fameux noms de domaine mais de manière non conventionnelle (ex : toto@gmail.spam.com).

Afin de limiter encore d’avantage la probabilité que du spam vous parvienne depuis l’un de ces deux domaines, vous pouvez même ajouter une règle du type :

champ n°1 : De champ n°2 : est dans mon Carnet d’adresses champ n°3 : Adresses personnelles

Terminer la création de votre filtre en choisissant, dans le cadre du dessous des actions à effectuer, Déplacer le message vers, puis en sélectionnant votre dossier Perso.

Vous remarquerez peut-être qu’à présent, dans la fenêtre des filtres, en cliquant sur l’un d’eux, les boutons Monter ou Descendre deviennent actifs. La raison en est que l’ordre de vos filtres a beaucoup d’importance.

Le principe veut que vos premiers filtres (ceux au sommet de votre liste) s’appliquent sur des critères très particuliers, donc, en général, pour un nombre de mails assez restreint. Plus vous descendrez dans votre liste de filtres, et plus vos critères devront être génériques par rapport aux premiers. Ceci pour une raison évidente : vos filtres plus génériques pourraient traiter par erreur des mails pour lesquels vous aviez pourtant créé des filtres particuliers. Comme les filtres sont exécutés dans l’ordre, les mails aux filtres particuliers ne se trouvent jamais traités, uniquement parce qu’ils ont été placé en-dessous des filtres génériques qui, dans la chaîne de traitement, s’en seront déjà chargé (et, évidemment, selon des règles non appropriées) ! Si jamais vous avez des doutes sur l’efficacité de vos filtres, vérifiez bien l’ordre dans lequel ils ont été placés avant d’avoir à les modifier !

Je ne détaillerai pas l’ensemble des possibilités offertes par les filtres. En manipulant les champs, lors de la création de règles, vous aurez constaté le nombre conséquent d’options à votre portée. Je vous laisse vous amuser un peu avec, et créer vos propres filtres. Vous verrez que l’efficacité du système fait qu’une fois les filtres bien paramétrés, l’utilisateur n’a plus vraiment besoin d’y revenir par la suite. Ce guide sur les filtres devrait aussi vous aider à mieux déterminer les dossiers que vous avez à créer pour votre compte IMAP.