Organisation de votre fichier d’archivage depuis le client Outlook

1. Paramétrer un archivage automatique
Vous pouvez automatiser l’archivage de vos mails depuis Outlook en passant par le menu Outils/Options

Depuis la boîte de dialogue Options, cliquer sur l’onglet Autres puis cliquer sur le bouton Archivage automatique

Vous obtenez alors les options de configuration de l’archivage planifié.

Choix des options:

• Archiver automatiquement tous les : Définissez la fréquence d’exécution de l’archivage automatique.
• Demander avant l’exécution de l’archivage automatique : cocher si vous souhaitez être prévenu que l’archivage va se lancer.
• Supprimer les éléments arrivés à terme (dossiers de messagerie seulement) : Cette option n’est pas sélectionnée par défaut. Vous pouvez choisir de supprimer les messages électroniques une fois qu’ils ont atteint leur durée maximale. Cette durée est, par défaut, de six mois pour les éléments de brouillon et de boîte de réception et de trois mois pour les éléments envoyés.
• Archiver ou supprimer les anciens éléments : Vous devez choisir cette option si vous souhaitez que l’archivage automatique supprime tout ou partie des éléments lorsqu’ils expirent. Cette option active les autres options qui vous permettent de décider quels sont les éléments à archiver et ceux à supprimer lorsqu’ils atteignent la fin de la durée maximale.
• Afficher le dossier d’archivage dans la liste des dossiers : Optez pour l’affichage du dossier d’archivage dans le volet de navigation aux côtés de vos autres dossiers de travail. Dans le dossier d’archivage principal,vous pouvez ouvrir les sous-dossiers et consulter vos éléments archivés.
• Effacer les éléments plus anciens que : Choisissez le paramètre par défaut désignant les éléments à archiver compte tenu de leur ancienneté, en jours, en semaines ou en mois. La période définie peut aller d’un jour à 60 mois. « Effacer » signifie ici archiver (ou stocker) des éléments, et non « supprimer ».
• Déplacer les anciens éléments vers : L’emplacement par défaut varie selon que l’ordinateur exécute le système d’exploitation Microsoft Windows Vista ou Windows XP.

Windows Vista: C:\Users\utilisateur\AppData\Local\Microsoft\Outlook\Archive.pst.
Windows XP : C:\Documents and Settings\utilisateur \Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\Archive.pst.

• Supprimer définitivement les anciens éléments : Cette option supprime immédiatement les éléments arrivés à terme, à défaut de les déplacer vers l’emplacement par défaut, vers un autre dossier que vous auriez désigné ou vers le dossier Éléments supprimés.
• Appliquer ces paramètres à tous les dossiers maintenant : Cette option applique les paramètres d’archivage automatique, y compris vos modifications, à tous vos dossiers. Si vous prévoyez de spécifier des paramètres différents pour un ou plusieurs dossiers, ne choisissez pas cette option. Suivez plutôt les instructions figurant en dessous du bouton qui expliquent la procédure à suivre pour spécifier les paramètres des dossiers individuels. Ces instructions figurent également dans la section suivante intitulée « Modifier les paramètres d’archivage automatique pour un dossier individuel ». Les modifications apportées à des dossiers spécifiques ne s’appliquent qu’à ces dossiers.
• Informations sur la stratégie de rétention : Il se peut qu’un administrateur système de votre organisation ait défini des stratégies de rétention qui déterminent quand et comment les éléments de vos boîtes aux lettres sont auto-archivés. Bien que vous puissiez consulter ces stratégies, vous ne pouvez pas les modifier sans les autorisations appropriées.

Lors de l’exécution de l’archivage planifié, celui-ci ira créer l’arborescence de dossiers et sous dossiers que vous avez créé dans votre boîte de réception. Vous n’avez donc pas besoin de recréer une arborescence de sous dossiers.

2. Planifier un archivage différent par dossier

Vous pouvez également paramétrer vos dossiers et sous dossiers pour que l’archivage se fasse différement sur chacun d’eux. Pour cela, effectuer un clic du bouton droit de la souris sur le dossier souhaité (ici, par ex: équipe) et choisir le menu Propriétés. Cliquer ensuite sur l’onglet “Archivage automatique” et sélectionner les options souhaitées.

• Archiver les éléments dans ce dossier à l’aide des paramètres par défaut : Vous pouvez choisir que les options par défaut soient automatiquement appliquées au dossier en cours.
• Archiver ce dossier à l’aide des paramètres suivants : permets de personnaliser l’archivage sur le dossier en cours. A savoir :
  • Effacer les éléments plus anciens que : choisissez le paramètre par défaut désignant les éléments à archiver compte tenu de leur ancienneté, en jours, en semaines ou en mois.
  • Déplacer les anciens éléments vers : choisir votre dossier d’archivage au format PST

Chaque dossier peut alors posséder un comportement différent pour l’archivage planifié ou manuel.

3. Archiver manuellement ses messages

Vous pouvez également archiver vos mails par différentes méthodes:

• un cliquer/glisser d’un ou plusieurs mails depuis votre boite de réception vers le dossier d’archivage,
• lancement de l’archivage depuis le menu Fichier / Archiver : sélectionner le dossier souhaité ainsi que la date d’archivage

Valider par OK

Accéder aux propriétés avancées de votre fichier d’archivage

Vous pouvez accéder à des propriétés intéressantes relatives à votre fichier. (taille du dossier, positionnement d’un mot de passe sur le fichier, etc…)

Pour cela, effectuer un clic du bouton droit de la souris sur votre dossier d’archivage, situé dans la liste de vos dossiers puis sélectionner le menu “Propriétés (suivi du nom de votre fichier)”.

La boîte de dialogue suivante s’affiche :

Taille du dossier

Options avancées

Si vous souhaitez positionner un mot de passe sur votre fichier d’archivage pour des raisons de sécurité, cliquez sur le bouton “Modifier le mot de passe.” Saisir le mot de passe souhaité (laisser à blanc la zone Ancien mot de passe s’il était inexistant) – Valider par OK puis OK

De là, votre fichier d’archive se retrouvera dans la liste de vos dossiers.

Vous pouvez ouvrir autant de fichiers d’archives dans Outlook en passant par le menu Fichier / Ouvrir / Fichier de données Outlook .

En lien avec cet article : Comment réparer un fichier d’archivage PST sous Outlook