“Cette sollicitation permanente déconcentre le salarié” analyse Romain Chevallet. “Une étude de l’Institut psychiatrique de Londres met en évidence que passer ainsi perpétuellement d’une tâche à une autre induit une perte de 10 points du quotient intellectuel, soit l’équivalent d’une nuit blanche !” Et c’est sans compter le stress induit par cet afflux de demandes, auquel le salarié ne sait pas toujours faire face.” ajoute t-il.

Or, 59% des utilisateurs de messagerie électronique passent plus de 20 minutes par semaine à lire leurs emails (avec la permission de leurs supérieurs), et 27% consacrent une heure ou plus par semaine à la lecture de leurs courriers électroniques, selon l’Email Stat Center. Il faut donc modérer son temps de travail à lire ses emails. Voici quelques conseils de Marie Bartnik pour éviter la déconcentration due à la réception continue de courriels en entreprise.

La réception trop fréquente d’emails interrompt le travail du salarié, le laissant à la fois épuisé, improductif et frustré. Les employés se sentent en effet stressés d’avoir à toujours vérifier et à répondre aux nouveaux emails. Certains regardent plus de 40 fois par jour leur boîte de réception.

La moitié des participants à l‘étude de l’université de Glasgow et Paisley, a déclaré vérifier sa messagerie plus d’une fois par heure, et pour 35% d’entre eux toutes les 15 minutes. Mais le contrôleur installé sur leurs ordinateurs a pu prouver que c’était encore plus.

Conseils pour réduire le stress dû à la réception incessante d’emails

• Établir ses priorités

58% des personnes interrogées par l’étude Email X-factor déclarent commencer leur journée par la lecture de leurs emails. « Il convient de rétablir les priorités, de cesser de confondre urgent et important», explique Romain Chevallet. Pour ce faire, les mails reçus peuvent être classés en fonction de leur intérêt. En cliquant sur le drapeau qui symbolise une importance haute, ou en créant des dossiers, par thème, par dossier en cours ou par importance.

• S’imposer des règles

Vous devez vous imposer des règles comme par exemple: « l’ouverture de mes mails se fera en arrivant au travail, je consacrerai 30 minutes/jour à répondre à mes Emails,… »

• Ne répondez pas par email, discutez en face à face

L’email a tendance à déshumaniser les relations. Un échange par email n’aura pas le même impact qu’une conversation en face à face, notamment pour la gestion du personnel. Car le dialogue « réel » introduit une dimension émotionnelle qui permet davantage de s’ajuster à l’autre, de trouver des compromis ou de faire émerger des idées.

• Faire le ménage au fur et à mesure,

Vous devez nettoyer et ordonner régulièrement votre boîte de réception: suppression d’Emails inutiles, rangement des messages avec la création de dossiers, utilisation de filtres pour bloquer certains messages indésirables qui vous font perdre du temps. Ces mesures vous permettent de retrouver bien plus facilement vos messages et vous font gagner du temps.

• La maison c’est sacré!

Pensez à éteindre votre messagerie électronique une fois arrivé chez vous. «Le manager doit se fixer comme règle de ne pas solliciter un collaborateur chez lui», estime Romain Chevallet.

Cette règle est l’une des moins respectée puisque 62% des salariés vont voir leurs emails à la maison ou pendant leurs vacances.

• Se déconnecter régulièrement.

Des périodes de déconnexion de 1 à 2 heures peuvent booster votre productivité, à condition que votre manager soit prêt à attendre ce laps de temps pour recevoir une réponse.

Pour conclure…

Les salariés deviennent fatigués à force de jongler entre les emails et leur job. Arrêter une activité toute les 5 minutes pour vérifier si l’email reçu est urgent ou non crée une réelle pression pour le salarié. En effet, quand vous revenez à votre travail premier, vous avez oubliez le cours de votre pensée et donc vous êtes moins productif. En respectant ces quelques règles, vous arriverez peut être à augmenter votre niveau de concentration et vous serez donc plus efficace et plus productif au travail !

Il reste évidemment bien difficile de ne pas regarder ses emails à longueur de journée car si vous recevez un email important et que vous ne l’avez pas vu, vous risquez de vous faire taper sur les doigts… Mais alors que faire?

… connaissez-vous la messagerie sémantique?

C’est une messagerie plus « intelligente » qui facilite le tri, l’organisation, le traitement et la gestion des courriels. Alinto, Kwaga , le Liris et l’APCE ont décidé de s’associer dans le projet DLM 3.0, projet de messagerie sémantique, qui à pour objectif de créer les outils logiciels qui rendront au mail ses caractéristiques d’outil de productivité.

Ce projet vous permettra d’extraire des messages des informations sémantiques comme des prises de rendez-vous ou des demandes de confirmation. Avec à la clé une hiérarchisation des e-mails dans la boîte de réception. Dans le même ordre d’idée, un programme permettra de hiérarchiser les notifications d’arrivée de courriel (ces petites bulles qui s’affichent à l’écran) en fonction du degré d’urgence du message, de la proximité de l’auteur…

Pour Gaëlle Recourcé, Directeur Scientifique de Kwaga : « L’utilisation du mail en entreprise a déjà fait l’objet de nombreuses études quantitatives qui démontrent la perte de productivité des utilisateurs, liée à l’explosion du volume des messages à traiter ». Le projet de recherche Demain Le Mail (DLM 3.0) a pour objectif de créer d’ici deux ans les outils logiciels pour faciliter le tri, l’organisation, le traitement et la gestion des courriels.

Alors voilà une bonne nouvelle, ce projet va faciliter l’utilisation de la messagerie, vous n’aurez plus, par exemple, à trier vos emails toutes les 10 minutes, le tri sera automatique. Vous gagnerez ainsi du temps et de l’efficacité.

Au sein de cette population toujours plus friande de mode de communication synchrone, pourquoi faudrait-il se satisfaire  d’une réponse à venir par email quand il existe des outils d’échange qui implique un feedback plus “immédiat” comme la messagerie instantanée ou plus “impactant” car illustré comme le permettent certains réseaux sociaux et blogs ?

Certains considèrent ces derniers comme initiateurs de la disparition future de l’email. Mais différents éléments viennent contredire cette hypothèse, nous laissant à penser que la mort de l’email n’est pas pour demain…

Importance de l’email aujourd’hui

D’un côté, les outils web 2.0 ne cessent de prendre de l’importance et d’augmenter leur nombre d’utilisateurs,  de l’autre côté, l’email s’est peu à peu révélé comme moyen de communication incontournable et reste à ce jour indispensable pour accéder à ces récents outils. Voici pourquoi, il apparaît aujourd’hui inconcevable de reléguer l’email au rang de technologie obsolète :

• Les outils web 2.0 sont toujours centralisés sur nos adresses de messagerie : commentaires Facebook, nouvel abonné Twitter,… chaque évènement est automatiquement centralisé sur nos boîtes email.

• Combien de fois par jour regardons-nous nos emails ? Que ce soit au moyen d’un smartphone ou d’un ordinateur, l’email est très présent dans nos vies et nous accompagnent même en déplacement et quelque soit notre activité.

• Réseau social, messagerie instantanée, blog,… sont complémentaires de l’email. Ils ne le remplacent pas mais permettent de communiquer d’une autre façon. L’email disposant de ses propres caractéristiques.

Et si vous n’êtes toujours pas convaincu, regarder le résultat de l’étude Kelton Reaserch sur le Journal du Net qui montre que l’e-mail est l’outil de communication le plus utilisé 79%, devant la messagerie instantanée (26%), et les réseaux sociaux (9%).

Email vs Réseaux Sociaux

Très médiatiques, les réseaux sociaux savent faire beaucoup parler d’eux. L’exemple le plus parlant est sans nul doute Facebook qui totalise aujourd’hui pas moins de 400 millions de membres. Représentent-ils pour autant une réelle menace pour l’email ? Pour Sheryl Sandberg, Directrice générale de Facebook qui s’exprimait lors de la conférence Nielsen Consumer 360 à Las Vegas, il est clair que son réseau social en est une. Selon elle, les SMS, les  “twitts” et les autres réseaux sociaux sont en train de prendre le relais des courriers électroniques.

Mais au fond, existe t-il une réelle différence entre l’email et les réseaux sociaux ? L’un a t-il un avantage sur l’autre ? Qu’est-ce qui les différencie, quelle(s) valeur(s) possède(nt)-ils chacun ?

Tout d’abord, l’email est plus discret et plus professionnel. Pourquoi choisir un réseau social pour communiquer ces informations  professionelles les plus importantes?

En effet, d’après Bill Houghton, les réseaux sociaux et notamment Facebook sont ouverts au public mais ils se différencient grâce à une composante essentielle : l’invitation personnelle. Les conversations  semblent beaucoup plus personnelles : en effet on se dévoile davantage au travers d’un réseau social (partage de photos, vidéos, message sur le mur qui reflète notre état d’esprit, …). Les messages Facebook ne sont pas seulement des échanges mais ce sont des conversations personnelles.

Au vu de cet exemple vous comprendrez tout de suite ce qu’il entend par là :

Lorsque mon ami m’a annoncé son divorce via un message Facebook, ce n’était pas seulement pour m’informer de son nouveau statut marital. Contrairement à l’email c’était une invitation à une conversation. Il s’attendait à ce que je réponde, peut être même à ce que je lui donne des conseils ou que le soutienne durant cette période.

Les réseaux sociaux ont donc quelque chose de plus qui rend une conversation plus personnelle, mais qui enlève donc le côté professionnel qu’on réservera à l’email. La suppression de l’email dans un cadre strictement professionnel paraît alors difficile.

Évolutions à prévoir

Alors que pouvons-nous prévoir ? Le monde de la messagerie est en plein changement et axé autour de nouvelles préoccupations : l’intégration des réseaux sociaux et la mobilité.

Il est temps d’évoluer : vers des messageries de plus en plus complètes…

D’après Arnaud Alcabez, l’évolution rapide des messageries “grand public” a eu pour conséquence inattendue de mettre en évidence les limitations de plus en plus criantes de nombreuses messageries d’entreprise. Le décalage croissant entre des services gratuits, en dépit de leur richesse fonctionnelle, et la pauvreté des outils proposés dans beaucoup d’entreprises.

C’est ce constat qui pose la question d’un conflit latent entre les directions des entreprises et les jeunes générations d’utilisateurs. D’un côté on trouve une volonté de régulation, de contrôle, de l’autre se situent des collaborateurs qui veulent que ça bouge, qui veulent travailler de partout, qui exigent de la messagerie instantanée, des réseaux sociaux, et qui vont même jusqu’à exiger du fun!

L’arrivée de nouvelles générations de services grand public représente en ce sens un rappel salutaire et devrait inciter de nombreuses entreprises à repenser leur système de messagerie pour répondre aux attentes souvent légitimes de leurs collaborateurs. En effet, si l’on regarde le nouveau Hotmail, on voit que les réseaux sociaux peuvent être intégrés à la messagerie électronique,…

Certaines messageries grand public comme Inmano de Alinto, propose déjà des solutions de messagerie évoluées. On retrouve sur le webmail Inmano : son agenda, ses contacts, ses emails et l’intégration de l’un des principaux réseaux sociaux, Twitter. Tout ça sur une messagerie totalement gratuite!

Pour aller encore plus loin dans la messagerie performante, Alinto propose une offre pour les professionnels : Alinto Pro, une combinaison de services collaboratifs (agenda, contacts et fichiers partagés), associés à des services web 2.0 (Twitter, Doodle,…). Enfin une messagerie au goût du jour pour les professionnels !

Le monde de la messagerie électronique est donc en plein changement, et intègre de plus en plus de services gratuits liés aux réseaux sociaux.

Mobilité et réseaux sociaux

Un nouvel axe d’évolution de l’email est la messagerie mobile. Dans une étude parue récemment, Gartner prévoit que, d’ici la fin de 2014, un milliard de personnes dans le monde utiliseront la messagerie mobile.

Dans la mesure où la messagerie mobile commence à être intégrée aux réseaux sociaux, ces derniers deviennent de plus en plus un complément aux e-mails pour les communications professionnelles. Gartner prévoit ainsi que d’ici à 2014, les services de réseaux sociaux remplaceront, auprès de 20% des utilisateurs professionnels, les e-mails comme vecteurs de communication principaux.

Selon le JDN, la société Ben&Jerry’s a par exemple choisi de se focaliser sur les réseaux sociaux et ne compte plus communiquer directement par Email comme elle le faisait avant (promotions, jeux, newsletter,…). Ben&Jerry’s dispose en effet de plus de 1,3million de fans sur sa page Facebook et de plus de 11 000 followers sur son compte Twitter officiel. Les réseaux sociaux commencent a être préférés pour la communication des entreprises contrairement au « traditionnel » envoi de newsletters par Email.

Le monde de la messagerie électronique va donc beaucoup évoluer dans les prochaines années, tant sur le plan de la mobilité que sur l’intégration des nouveaux services de communications comme les réseaux sociaux.

Pour conclure…

L’email reste donc aujourd’hui le moyen de communication le plus utilisé mais cela risque fort d’évoluer. L’email devient un outil parmi d’autres pour la communication électronique mais chaque média fait partie d’un marché «niche» avec ses avantages et inconvénients.

En effet on risque d’avoir une séparation plus marquée entre les moyens de communication professionnels (email) et les moyens de communications personnels (réseaux sociaux).

L’idéal serait donc d’arriver à un compromis, un mélange entre réseaux sociaux, téléphonie mobile et messagerie électronique.

Un regard sur le marché européen et les études des éditeurs et des cabinets d’analyse tels qu’IDC et Radicati montrent que le retard français pour les solutions d’archivage électronique peut être évalué à 2 ans.

Ainsi, l’archivage de documents électronique répond à deux objectifs principaux :
- elle porte sur des documents servant de pièces justificatives dans le cadre de contrôles administratifs (ex : fiscal ou social),
- elle permet la production d’actes juridiques valant preuve en cas de litige.

Les solutions d’archivage électronique en France et dans le monde

Le passage à l’outil collaboratif (particulièrement les messageries) des systèmes informatiques a changé la donne : 90% des originaux actuels sont produits électroniquement et 80% de la communication passe par l’électronique et l’informatique. On en oublie que les règles et règlements adaptés au papier s’appliquent également aux documents électroniques.

Un sondage simple auprès des grandes entreprises françaises montre que l’archivage électronique d’originaux électroniques en est très en retard sur le marché ou au mieux au stade de prévision budgétaire. Moins de 10 % des entreprises française ont actuellement un système d’archivage.

Sur une même période, 90 % des multinationales installées en Europe sont équipés d’une solution d’archivage (notamment en Grande Bretagne et en Allemagne) ; en France, le pourcentage est nul.

Les raisons du retard du marché français : des lois et réglementations non directives

D’après Pierre Bilderling, Si les lois concernant l’archivage électronique sont directives aux USA, en Grande Bretagne et en Allemagne, spécialement pour l’archivage des messageries, elles restent en France au stade de l’admission du document électronique comme document probant dans la somme juridique au même titre que les originaux sur papier.

Aucune loi n’indique que l’on doit archiver les documents électroniques, que ce soit ceux des messageries, des services de fichiers, des services de production ERP. On doit pourtant considérer que les règles et règlements d’archivage s’appliquant aux documents papiers s’appliquent aux documents électroniques.

Avantages et inconvénients d’un outil de gestion électronique:

Un outil de gestion électronique de documents, s’il est bien conçu, offre plusieurs avantages aussi bien sur le plan organisationnel que sur le plan du profit.

• D’après une étude menée par le groupe ooPartners solutions (www.oopartners.com), un outil de GED peut faire gagner jusqu’à 10 à 20% en efficacité de travail et 10% en efficience commerciale. Les temps de recherche et de diffusion de l’information sont de l’ordre des secondes.
• Une diminution des coûts se fait aussi sentir. D’après les mêmes sources l’espace de stockage coûte beaucoup moins cher en méthode électronique. Sur les coûts de classement les entreprises réalisent dans la plupart des cas 50% de gain. Les coûts de recherche sont divisés par deux voire trois s’il s’agit d’une recherche d’archives et les coûts de diffusion sont réduits de 80 à 90%.
• La centralisation des données constitue aussi une force pour un système de GED. En effet les informations sont stockées sur un serveur unique et les opérations se font via des requêtes écrites pas le concepteur. Ainsi le contrôle des accès devient facile rendant le système beaucoup plus fiable et plus sécurisé car il n y a qu’un seul serveur à administrer.

Par ailleurs, face à tous les apports de la GED pour le monde de l’entreprise, il n’en demeure pas moins que cette technologie émergente présente des failles:

• Vulnérabilité des périphériques de stockage: même si les données sont centralisées, elles sont quand même sur un support physique (disque dur, CD-ROM, disque optique, etc) qui requiert souvent un environnement propre avec un climat plus ou moins stable.

Pensez-y!

L’archivage de documents électroniques risque rapidement de devenir obligatoire en France, or si on s’en remet à ces quelques chiffres empruntés à différentes études (voir ci dessous), on observe que la croissance en taille des boîtes à lettres de messagerie électronique ont des conséquences en termes de coûts de stockage et de difficultés de gestion des volumes.

• jusqu’à 70% des informations utiles se trouveraient dans la messagerie électronique (source : Enterprise Storage Group)

• chaque utilisateur traite environ 10 MB de données par jour en 2004, pour atteindre 15,8 MB en 2008 (source : Radicati Group, Inc)

Il est donc nécessaire d’envisager un système d’archivage et de réfléchir aux contraintes liées à sa mise en place pour ne pas être pris au dépourvu, vous bénéficierez alors d’ un avantage sur vos concurrents aussi bien en terme légaux que technologiques.

Peut-on lutter contre ce fléau informatique ? Existe-t-il des méthodes pour se prémunir contre les spams ? Toutes les réponses à ces questions se trouvent dans cet article.

Origine du mot SPAM

A l’origine, le mot Spam désignait une boîte de jambon en conserve très connue aux Etats-Unis. La publicité radiophonique utilisée pour Spam consistait à répéter le nom de la marque de nombreuses fois. Un groupe de comique anglais –Les Monty Python, a repris cette publicité dans l’un de ses sketchs. Ce sketch parodiait une des premières formes de message indésirable.

Aujourd’hui, le spam est une communication électronique non sollicitée via le courrier électronique. Il s’agit en général d’envois en grande quantité, effectués à des fins publicitaires.

Se protéger contre les SPAMs

Nous sommes tous, sans exception, exposés au spam. Un jour ou l’autre, inévitablement, notre boîte aux lettres électronique se mettra à recevoir des courriers indésirables.

Tout d’abord, une question s’impose : Comment peut-on récupérer votre adresse email ? Il existe 4 possibilités pour vous prendre votre adresse email.

• Votre fournisseur a cédé votre adresse e-mail
• Votre adresse a été générée au hasard
• Vous avez communiqué votre adresse à un site Web
• Vous avez publié votre adresse sur le Net

Alors comment peut-on se prémunir contre ce fléau ?

Il existe trois protections courantes et efficaces :

1.Se méfier des formulaires d’inscription

Communiquer son adresse e-mail à un service comporte un risque. En effet, il ne faut pas que celle ci tombe entre les mains de spammeurs, sous peine de se retrouver envahi par les courriers indésirables.

Voilà quelques conseils pour se protéger des spams si donc vous êtes amené à communiquer votre adresse électronique pour bénéficier d’un service, recevoir des bulletins d’information, effectuer un achat en ligne ou accéder à une partie à accès restreint d’un site Web.

• Evitez de vous inscrire aux sites louches
• Méfiez-vous de la “case à cocher”/ ou à décocher du style :

2.Utilisez 2 adresses email :

L’une, la principale, sera “saine”. Vous ne la communiquerez qu’à vos proches et vos contacts professionnels. Vous ne recevrez donc sur cette adresse que vos courriers importants.

L’autre vous servira pour tout ce qui ne concerne pas directement vos courriers personnels : abonnement aux listes de diffusion, aux lettres d’information, renseignement de formulaires, publication sur une page Web, etc. Certains sites vous offrent des boîtes temporaires jetables, qui s’autodétruisent au bout de quelques minutes ou jours, ou dont vous précisez à la création la durée de vie, par exemple : 10minutemail.com.

3.Travestir son adresse e-mail

Trompez les robots collecteurs d’adresses en modifiant légèrement l’adresse électronique que vous communiquez sur les forums et sites.

Ajoutez par exemple la mention pasdespam- avant votre adresse (par exemple : pasdespam-chose@bidule.fr).

Cette solution est assez efficace, mais elle est contraignante pour vos correspondants. Et certains robots évolués repèrent dans les adresses les mentions de type no-spam, no_spam ou stop=spam, et reconstituent automatiquement les adresses e-mail.

La messagerie électronique est devenue un moyen de communication conventionnelle, au même titre que le téléphone portable. Si l’utilisation de plusieurs téléphones mobiles par un même individu s’observe généralement dans un cadre professionnel, la multiplication des adresses emails par personne s’est considérablement démocratisée. Aujourd’hui, il n’est plus rare de posséder, au minimum, 2 adresses emails. Quelles sont les raisons qui nous amènent à créer différents comptes de messagerie ? ContactLab nous fournit des éléments de réponse au travers de son enquête « European E-mail Marketing Consumer Report 2009 » menée auprès d’internautes originaires des cinq principaux pays européens (France, Allemagne, Royaume-Uni, Espagne et Italie) :

Pourquoi posséder plusieurs adresses email ?

Webmail ? Logiciel ? Quel(s) outil(s) privilégient les Européens  pour gérer leurs emails ?

Les Européens semble privilégier l’utilisation du webmail pour traiter leurs messages électroniques.

Depuis quels terminaux les européens consultent-ils leur messagerie ?

L’Italie apparaît ici comme un pays « nomade » où la messagerie électronique se consulte en déplacement depuis un terminal mobile. La France, en revanche, semble plus enclin à une gestion sédentaire de ses emails.

L’intégralité du rapport est téléchargeable gratuitement depuis le site www.contactlab.com

]]> http://www.demainlemail.com/2009/11/moyenne-adresse-email/feed/ 0 http://www.demainlemail.com/2009/09/messagerie-electronique-perspective-2009-2013-tendances-usages/?utm_source=rss&utm_medium=rss&utm_campaign=messagerie-electronique-perspective-2009-2013-tendances-usages http://www.demainlemail.com/2009/09/messagerie-electronique-perspective-2009-2013-tendances-usages/#comments Tue, 08 Sep 2009 12:04:07 +0000 Pauline http://www.demainlemail.com/?p=476 En cette période de rentrée, il semble tout à fait approprié de s’interroger sur les orientations prochaines de la messagerie électronique en terme d’évolutions et d’axes de développement.

Pour prendre de la hauteur sur un marché en pleine expansion, nous nous sommes intéressés au rapport du Groupe Radicati intitulé “Prospective des usages de l’email” dont les principaux résultats sont accessibles sur le site d’Arkantos Consulting. L’enquête se base sur différentes recherches en cours. Pour correspondre au plus près de la réalité, la firme américaine d’étude de marché a choisi de confronter les informations recueillies à diverses études portant sur des marchés et des segments hétérogènes de l’industrie informatique.

Généralités

• Nombre d’utilisateurs de messagerie électronique dans le monde
2009 : 1,4 milliards
2013 : 1,9 milliards

• Trafic mondial
2009 : 247 milliards de messages/jour.
2013 : 507 milliards de messages par/jour

Qui sont les utilisateurs

• Répartition géographique des utilisateurs de messagerie électronique en 2009
Asie/Pacifique : 38%
Europe : 24%
Amérique du Nord : 23%
Reste du monde : 14%

• Les 20/40 ans constituent la majorité des utilisateurs d’emails. Suivi ensuite des 15/20 ans et enfin des 40/60 ans.

L’enquête différencie les comptes de messagerie à usage professionnel de ceux à usage privé. On constate ainsi que l’écart entre ces 2 grandes catégories d’utilisateurs en terme de quantité de comptes email va se creuser. Si l’évolution annoncée pour les entreprises est de 21%, celle des consommateurs serait supérieure à 37%. Une dynamique qui pourrait motivé les acteurs du marché à développer davantage de service pour se démarquer d’une concurrence omni-présente. A ce propos, le rapprochement entre Microsoft et Yahoo qui a pour objectif premier de contrer le géant Google pourrait donner lieux à une surenchère de service profitant à l’utilisateur.

Email & Entreprise

On estime qu’un utilisateur émet et réceptionne en moyenne 167 messages par jour (soit environ 20 Mo d’espace de stockage).

L’ensemble des activités liées à la gestion de sa boite de messagerie occupe en moyenne ¼ de la journée de travail d’un salarié (contre 14% pour les réunion et 9% pour les conversations téléphoniques).

Messagerie & Sécurité
• Part du trafic total des emails occupé par les spams
2009 : 81 %
2013 : 84 %

Selon le rapport, seuls 20% des spams atteindraient les boîte de réception en 2009 grâce aux filtres anti-spams.
La sécurité coûte cher : 1 entreprise de 1000 salariés peut investir jusqu’à 1,8 millions de dollars / an pour lutter contre les spams.
Quant aux attaques de virus sur une entreprise de même échelle, la perte financière s’élèverait à 158 000 dollars par an.

Messagerie instantanée

• Nombre de comptes « particuliers »
2009 : 2,3 milliards
2013 : 3,5 milliards

• Nombre de comptes « entreprises »
2009 : 219 millions
2013 : 524 millions

Messagerie électronique sur mobile

L’email “sans fil” c’est-à-dire l’accès à sa messagerie via un mobile va connaître un essor important.
• Pourcentage d’utilisateurs de l’email sans fil (en-dehors de tout autre utilisateur de l’email)
2009 : 6%
2013 : 28%

Les idées clés qui se dégagent du rapport :

- augmentation constante du nombre de compte : entre 2009-2013, il est prévu une progression de 30% à l’échelle mondiale de comptes emails actifs.

- l’expansion de l’utilisation de la messagerie électronique via un téléphone mobile

- des secteurs géographiques encore peu développés

- des marchés porteurs celui de l’archivage et de la messagerie instantanée

Un « Mailer daemon » est un message électronique vous indiquant un dysfonctionnement sur les serveurs de messagerie. Cet e-mail est automatiquement créé par un « postmaster » (Désigne celui qui gère les messages, les usagers et les problèmes sur un serveur d’e-mails). Ce messages est généré si par exemple l’ adresse mail du correspondant est incorrecte, ou qu’une panne survient au niveau des serveurs de messagerie de destination.

La plupart des Mailer daemon sont en anglais. Il faut alors posséder quelques rudiments de base de la langue de Shakespeare pour comprendre le contenu. Voici donc quelques astuces pour comprendre le côté obscur de ces messages qui apportent de précieuses informations sur l’origine du problème.

Voici quelques exemples de mailer daemon fréquemment rencontrés. (il peut y en avoir d’autres)

• 550 MAILBOX NOT FOUND : signifie que l’adresse e-mail de votre correspondant n’existe pas ou qu’elle est mal orthographiée.Si vous utilisez votre adresse e-mail Neuf, le mailer daemon sera « User unknow » quand la partie avant le @ est mal orthographiée ou bien « Host unknow » quand le nom de domaine (après le @) n’est pas correct.
• 552 MAILBOX FULL : signifie que la boîte aux lettres de votre correspondant est pleine et qu’il doit libérer de l’espace pour pouvoir recevoir de nouveaux e-mails.
• 550 User name AOL IS NOT ACCEPTING MAIL FROM THIS SENDER : signifie que votre correspondant n’accepte pas votre e-mail car il a défini des paramètres de filtrage au niveau de sa boîte de réception.
• 552 MESSAGE EXCEEDS MAXIMUM FIXED SIZE : signifie que la taille de votre e-mail et/ou du (des) fichier(s) joint(s) est trop importante. Dans cas, il faut compresser vos fichiers avant de les envoyer.
• 450 MAILBOX BUSY : signifie que la boite de votre correspondant est bloquée, saturée par un trop grand nombre d’e-mails en attente d’être lus.

Exemple 1 :

Objet : Undelivered Mail Returned to Sender
This is the mail system at host mx2-v2.hotmail.com.
I’m sorry to have to inform you that your message could not be delivered to one or more recipients. It’s attached below.

For further assistance, please send mail to postmaster.
If you do so, please include this problem report. You can delete your own text from the attached returned message.

The mail system

<raouldesbois@hotmail.com>: host mx1.hotmail.com[65.55.92.168] said: 550
Requested action not taken: mailbox unavailable (in reply to RCPT TO
command)

Ce message indique donc que l’adresse mail de destination n’existe pas. Il se peut également qu’elle soit mal orthographié.

Exemple 2 :

Objet : Successful Mail Delivery Report
This is the mail system at host mx2-v2.free.fr.

Your message was successfully delivered to the destination(s) listed below. If the message was delivered to mailbox you will receive no further notifications. Otherwise you may still receive notifications of mail delivery errors from other systems.

The mail system

<raouldesbois@hotmail.com>: alias expanded

Au contraire, ce message indique que le message est bien arrivé sur le serveur de destination.

Si le Mailer Daemon correspond à des mails réellement envoyés, tout va bien. Dans le cas contraire, alors deux possibilités :

• il se peut que ce soit un virus qui envoie des mails en votre nom,
• soit quelqu’un s’est fait passer pour vous pour envoyer des mails.

Dans le cas où une multitude de mailer daemon seraient reçus, vérifiez bien votre PC car il se pourrait que derrière celui-ci se cache un mailbomber. Son but est de se dupliquer et de s’envoyer en pièce jointe à des adresse mail qu’il recueille sur votre PC (du genre carnet d’adresse, sites internet possédant des adresses mail, voisinage réseau, etc…)

Aussi, si vous présumez que votre compte de messagerie a été piraté :

• changez votre mot de passe,
• changez également votre question secrète ainsi que sa réponse.
• Si le problème persiste, scannez votre poste à la recherche de virus, bots, malwares, etc…certains sites proposent de scanner en ligne votre poste de travail. C’est le cas de ce site. http://www.kaspersky.com/fr/virusscanner

Liens :

http://postmaster.aol.fr/trouble/mailer.html

Une nouvelle fenêtre apparaît :

Sélectionnez Compte courrier électronique et cliquez sur Suivant.

Dans la fenêtre suivante, remplissez les champs comme indiqué, par exemple :

• Votre nom : Jean DUPOND

• Adresse de courrier : j.dupond@VotreFournisseurDeMessagerie.com (ici, nous utiliserons alinto.biz)

Cliquez sur Suivant.

Choisissez POP pour la Sélection du type du serveur de réception et entrez le Nom du serveur dans le champ correspondant. Ce dernier doit être du type pop.VotreFournisseurDeMessagerie.com. Vérifiez ces informations auprès de votre Fournisseur d’Accès Internet ou dans les pages d’options de votre compte Webmail Yahoo, Google ou autre.

Pour ce qui concerne le champ de renseignement du serveur SMTP, entrez une adresse de serveur similaire, du type smtp.VotreFournisseurDeMessagerie.com.

 Cliquez sur Suivant.

L’Assistant de Thunderbird vous demande maintenant votre Nom d’utilisateur entrant. Il s’agit en fait de votre login de connexion Internet (dans le cadre du paramétrage d’un compte de messagerie chez un FAI) ou de votre nom d’utilisateur que vous avez fourni au fournisseur de service Webmail (type Yahoo). Ne mettez véritablement que votre login, et non votre adresse email, même si votre fournisseur ne vous identifie que par votre adresse complète. Thunderbird se charge de fournir les informations complémentaires qui manqueraient lors de l’identification sur le serveur POP.

Le nom d’utilisateur sortant est souvent identique puisque votre FAI, ou l’éditeur de votre compte Webmail, utilise la plupart du temps le même login pour s’identifier auprès du serveur SMTP.

 Cliquez sur Suivant.

Pour le champ Nom du compte, vous pouvez mettre ce qui vous chante. Ce nom est celui qui apparaîtra par la suite dans la colonne de gauche de Thunderbird, pour identifier votre compte de messagerie parmi une liste, si vous en avez paramétré plusieurs. Ce nom peut reprendre votre adresse de messagerie ou la désigner d’une autre manière, comme « Compte FournisseurMessagerie.com », par exemple.

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Après avoir vérifié que les informations que vous avez rentrées sont correctes, cliquez sur Terminer pour créer votre compte POP et fermer l’Assistant. Dans le cas contraire, si vous constatez des erreurs, cliquez sur Précédent.

Ne prenez pas pour argent comptant cette fausse information. En effet, Microsoft n’envoit jamais à ses utilisateurs des messages leurs proposant de mettre à jour ses applications et ainsi corriger une faille de sécurité critique en cliquant sur un lien.

Pour cela, il existe “Microsoft Update”, outil intégré au système d’exploitation Windows, permettant la mise à jour automatique du système XP ou Vista. On peut également effectuer les mises à jour à partir du site de Microsoft : http://update.microsoft.com/microsoftupdate/v6/default.aspx?ln=fr

Voici le mail tel qu’il se présente :

A vue de nez, l’URL de mise à jour est assez plausible.

http://update.microsoft.com/microsoftofficeupdate/isapdl/default.aspx[...]

Pour s’apercevoir de la tromperie, déplacez le pointeur de votre souris sur le lien reçu dans votre mail. Et là, sous vos yeux, s’affichera alors comme par magie un autre lien :

http://update.microsoft.com.lillh1.com/microsoftofficeupdate/isapdl/default.aspx[...].

Mais si vous cliquez dessus, un magnifique cheval de troie s’infiltrera dans votre ordinateur pour le plus grand plaisir de son créateur. Gare à vos données ! D’après le laboratoire Trend Micro, ce cheval de troie serait identifié sous le nom de ZBOT. (non, ce ne sont pas les robots de Counter Strike…)

Alors voici un rappel de quelques règles de base :

• Ne jamais ouvrir de mail lorsque l’auteur est inconnu.
• Lire les entêtes complètes du message afin de vérifier sa source. ( lire le guide antispam disponible sur http://www.demainlemail.com/guides/tout-ce-que-vous-avez-toujours-voulu-savoir-sur-le-spam/ )
• Ne pas ouvrir de mail d’une personne que l’on connaît mais rédigé en anglais si la personne est française par exemple, cela est sûrement le signe d’un virus.
• Ne jamais ouvrir une pièce jointe sans l’avoir scannée par un antivirus à jour. (surtout des fichiers possédant l’extension .EXE)
• Si on vous écrit pour vous prévenir d’un danger (virus, attaque, autre), vérifiez la véracité de l’information sur hoaxbuster.com par exemple

Liens :

Generation NT
http://www.generation-nt.com/mise-jour-outlook-express-spam-cheval-troie-actualite-822801.html

Hoaxbuster
http://www.hoaxbuster.com/

Quand la note affectée au mail est comprise entre 2 et 10, les entêtes suivantes sont ajoutées au message :

• X-Spam-Status
• X-Spam-Level
• X-Spam-Score
• X-Spam-Flag

http://www.utrace.de/

La liste des tests est disponible à l’adresse ci-dessous, si votre antispam est SpamAssassin. http://spamassassin.apache.org/tests_3_2_x.html