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Archivage & messagerie pro font bon ménage

La messagerie électronique est un pôle de communication majeure et indispensable pour l’entreprise, ceci est un fait. Le flux d’informations transmis via cet outil ne cesse de croître et vient même devancer les classiques échanges papiers . Rapidité de transmission, coût minime, etc. ses avantages ne sont plus à démontrer.

L’archivage des emails, une pratique encore négligée ?

C’est par les résultats d’une enquête menée, en milieu professionnel, auprès de 260 personnes qu’un des spécialistes de l’archivage de données, GFT inboxx, dévoile des chiffres surprenants. L’entreprise allemande dévoile ainsi dans son rapport que :

  • plus de 75% des salariés disent n’avoir reçu aucune consigne portant sur l’archivage ou la conservation des emails à caractère professionnel

  • les directives communes de conformité et de légalité ne sont pas respectées – plus d’un tiers des salariés ont perdu d’importants documents électroniques, sans jamais les avoir retrouvés

  • les habitudes des utilisateurs ajoutent une contrainte inutile sur les serveurs de messagerie et les capacités de stockage – 41% des salariés laissent leurs fichiers attachés à des emails et près de la moitié seulement ont une limite de capacité liée à leur boîte mail

  • Les utilisateurs trouvent l’archivage complexe et laborieux et tireraient bénéfice d’une approche unifiée à l’archivage

Pour Juergen Obermann, CEO de la société GFT inboxx, les résultats du rapport ne peuvent amener qu’à deux hypothèses : « soit les entreprises ont gardé une approche laxiste dans le stockage de l’information et la gestion des emails, soit elles ont échoué à communiquer les règles à leurs employés. Ce qui, par conséquent, se répercute sur le contrôle de l’utilisation de l’email par le personnel et sur celui du stockage de l’information potentiellement critique. »

« Dans un contexte actuel de conformité aux cultures d’entreprise, il est impensable que plus de la moitié des personnes interrogées pense qu’il n’y a aucune politique de messagerie en place ou qu’elle n’en ait pas connaissance », poursuit Obermann. Il s’étonne d’ailleurs que seulement la moitié des personnes ait une boîte à l’espace de stockage limité.

Selon lui, « la crise des crédits va obliger à repenser entièrement les budgets des entreprises pour l’année à venir. Alors que la gestion de l’email et celle du stockage de l’information ont toujours été le souci des départements informatiques, la réduction inévitable des budgets va les forcer à repenser les pratiques courantes de l’email en entreprise. L’archivage est la clef de cette équation qui permettra à des organismes de reprendre le contrôle de leurs systèmes, tout en réduisant les dépenses de stockage. »

On pourrait arguer que Monsieur Obermann semble prêcher un peu pour sa paroisse ; d’autant que le nombre des sondés semble particulièrement faible pour espérer être suffisamment représentatif. Néanmoins, les dernières paroles transmises comme conclusion de l’enquête sont loin d’être inintéressantes.

A l’heure de la progression des messageries en ligne et de celle de l’utilisation de l’email dans les échanges professionnels (et avec tout ce que cela peut comporter de confidentiel), la question de l’archivage de ces documents se fait de plus en plus pressante. Et il est indéniable que les solutions d’archivage proposées aux professionnels sont là pour combler un manque évident, ou une faiblesse de gestion avérée, dans le domaine.

L’avenir des solutions de messagerie passe-t-il forcément par le tout en ligne ?

Avec l’importance que prend la messagerie électronique au sein des échanges quotidiens, professionnels ou non, les utilisateurs finissent par être de plus en plus exigeants sur les services qui leur sont proposés. La messagerie a même acquis un tel poids dans certaines branches d’activité que sa disponibilité en est devenue un poste hautement critique pour lequel toute coupure du service est inenvisageable. De telles contraintes (nécessitant d’importants moyens d’exploitation) rendent alors évident le besoin d’externalisation du service, dans certaines entreprises.

D’ailleurs, les grandes firmes américaines en font toutes le pari : l’avenir de l’informatique passe par la dématérialisation. Le premier représentant de ce courant de pensée est bien évidemment Google. L’Ogre de Mountain View investit plusieurs milliards de dollars par an (que ce soit directement en Recherche & Développement ou par le biais de rachats stratégiques d’autres entreprises) pour asseoir sa position de premier fournisseur de services complets sur Internet. Le but ? Que chacun puisse disposer de ses données personnelles et les échanger avec d’autres personnes à travers un espace virtuel, accessible n’importe où, n’importe quand. L’idée est affriolante, certes, mais s’accorde-t-elle vraiment aux besoins des utilisateurs ? Le tout en ligne est-il une solution réellement gérable et les utilisateurs sont-ils prêts à l’accepter ? Pas si sûr.

Les limites du modèle retenu

Des faits récents démontrent que les services en ligne sont loin d’être infaillibles. Si les ressources accessibles deviennent virtuellement illimitées grâce à Internet, dans les faits, elles reposent pourtant bel et bien sur des moyens matériels et humains qui se trouvent, eux, être limités et pour lesquels leur expansion ne peut être dictée que par les moyens financiers dont dispose la firme. L’un des derniers cas critiques de ces dernières semaines est sans aucun doute l’exemple fourni par le service MobileMe d’Apple. Pressé de fournir elle aussi un service de messagerie et d’outils collaboratifs en ligne, la firme à la pomme a choisi de refondre son ancien service .Mac en @me.com et le rendre disponible en même temps que la nouvelle version de son SmartPhone, l’iPhone 3G.

Mal lui en a pris ! Non seulement la transition de l’ancien service vers le nouveau s’est concrétisée dans la douleur (avec la perte de certains emails des utilisateurs de .Mac migrés sur MobileMe), mais nombre des nouvelles fonctionnalités promises se sont retrouvées inutilisables (synchronisation entre périphériques à la peine), quand ce n’était pas le service tout entier qui devenait inaccessible, sous le nombre important des connexions utilisateurs. Mais là où le bât blesse, c’est que le service, dépourvu de publicité intégrée, est facturé 79€ par an. Une affaire sensible qui a obligé son charismatique PDG, Steve Jobs, à prendre les choses en main, ce qui est un fait extrêmement rare dans l’histoire de la firme de Cupernito.

Autre cas, autre exemple, avec Google cette fois-ci. Du jour au lendemain, plusieurs utilisateurs de GMail et de ses services annexes, comme les Google Apps, se sont retrouvés dans l’incapacité d’accéder à la moindre de leur ressource. En cause : l’impossibilité pour eux de se connecter et d’être identifiés avec leur compte GMail. Or, comme ce dernier est à la base de toute l’identification aux différents services en ligne fournis par Google, les victimes du problème se voyaient privées de toute leur existence virtuelle. Plus de mail, plus de document bureautique, plus d’agenda, plus de Messagerie Instantanée. Durant 12h, toutes les preuves de leur existence chez Google et de leurs possibilités de communication avec les outils dédiés se voyaient supprimées.

Heureusement, le problème a été identifié et les utilisateurs ont pu retrouver leur connexion et l’ensemble de leurs données. Mais l’affaire aura eu le mérite de témoigner de l’excès de confiance qu’on peut accorder à une entreprise gérant l’ensemble des données utilisateurs, y compris lorsqu’elle s’appelle Google et qu’on sait qu’elle dispose pourtant d’un parc de machines serveurs titanesque, étendu à l’échelle de la planète. La question en inquiète même certains si l’on prend conscience du fait que, tel un Big Brother, Google se positionne aussi sur des services comme la téléphonie mobile et la géolocalisation (à travers son système de cartes Maps ou son logiciel Google Earth). On pourrait estimer qu’il s’agit là de pure paranoïa, cependant les dirigeants de Google semblent s’être eux-mêmes résignés à la puissance de leurs solutions et à l’omniprésence de leurs services.

Le pied sur le frein ?

Face à ces problèmes, et sans même évoquer l’impérative nécessité de disposer d’une connexion réseau haut débit, des mesures adaptées s’imposent et se développent. La duplication des données est une des réponses les plus évidentes, bien que l’accès instantané et en toute circonstance à ces données en constitue par la suite la difficulté majeure pour proposer une solution valable. C’est pourtant le pari que s’est fait fort de relever la société Inboxx, par exemple, en proposant pour les professionnels une solution d’archivage des emails et des pièces jointes qui les accompagnent. Une notion d’archivage qui n’est pas à confondre avec celle de la sauvegarde, comme se fait un devoir de le souligner le Président de la société Inboxx dans son article publié sur ITRmanager.com.

Une autre alternative qui apparaît peu à peu est celle développée curieusement par les grandes firmes américaines proposant justement en ligne tout ce dont devrait avoir besoin l’utilisateur. Curieusement, parce que l’alternative distribuée a pour but de rendre disponibles les données de l’utilisateur en mode déconnecté. Autrement dit, après l’installation d’un logiciel sur son système, l’utilisateur se retrouve avec une copie partielle des ses données sur son ordinateur, et il a la possibilité de les gérer depuis ce logiciel et non plus seulement depuis l’interface en ligne originelle. Cette réponse logicielle de firmes telles que Google ou Yahoo! est surprenante car elle amène donc à reconsidérer l’idée que toute la gestion des données puisse s’effectuer seulement en ligne.

Réelle réponse étudiée aux contraintes du tout en ligne ou subtile marche arrière déguisée ? Car après tout, comment s’empêcher de faire un rapprochement entre ces logiciels, censés apporter une fonction novatrice à la gestion des données en ligne, et les logiciels clients de messagerie, comme Thunderbird ou Outlook, qui fonctionnent déjà sur ce principe depuis plusieurs années ? Pourtant, ces grandes firmes croient beaucoup en ce type de solution logicielle, et ce n’est pas le récent accord conclu entre Canonical (l’éditeur de la célèbre distribution Linux Ubuntu) et Yahoo! qui démontrera le contraire, en intégrant dorénavant au système Linux le nouveau client Zimbra Desktop.

Finalement, les solutions logicielles retenues par les grandes firmes tendraient à prouver que les actuels logiciels de messagerie installés localement sur les machines ont encore plusieurs années devant eux. La réalisation des projets centrés sur une dématérialisation complète des ressources, des systèmes d’exploitation ou des moyens de communication sont sans doute prématurés, à l’image d’Aurora de la Fondation Mozilla, qui n’est encore justement développé qu’à l’état de projet. A ce titre, il sera intéressant de suivre les évolutions du plug-in Snowl, édité par la même fondation en version beta, et destiné à son navigateur phare comme une première tentative de rapprochement vers le concept d’Aurora.

L’avenir des solutions de messagerie passe-t-il forcément par le tout en ligne ?

Un nouvel article qui s’attache à décortiquer les limites de ce qui est appelé à devenir une tendance de fond fiable et bénéfique de l’informatique du futur. N’hésitez à faire part de votre avis sur la question dans les commentaires.

Les grandes firmes américaines en font toutes le pari : l’avenir de l’informatique passe par la dématérialisation. Le premier représentant de ce courant de pensée est bien évidemment Google. L’Ogre de Mountain View investit plusieurs milliards de dollars par an (que ce soit directement en Recherche & Développement ou par le biais de rachats stratégiques d’autres entreprises) pour asseoir sa position de premier fournisseur de services complets sur Internet. Le but ? Que chacun puisse disposer de ses données personnelles et les échanger avec d’autres personnes à travers un espace virtuel, accessible n’importe où, n’importe quand. L’idée est affriolante, certes, mais s’accorde-t-elle vraiment aux besoins des utilisateurs ? Le tout en ligne est-il une solution réellement gérable et les utilisateurs sont-ils prêts à l’accepter ? Pas si sûr.

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