Un regard sur le marché européen et les études des éditeurs et des cabinets d’analyse tels qu’IDC et Radicati montrent que le retard français pour les solutions d’archivage électronique peut être évalué à 2 ans.

Ainsi, l’archivage de documents électronique répond à deux objectifs principaux :
- elle porte sur des documents servant de pièces justificatives dans le cadre de contrôles administratifs (ex : fiscal ou social),
- elle permet la production d’actes juridiques valant preuve en cas de litige.

Les solutions d’archivage électronique en France et dans le monde

Le passage à l’outil collaboratif (particulièrement les messageries) des systèmes informatiques a changé la donne : 90% des originaux actuels sont produits électroniquement et 80% de la communication passe par l’électronique et l’informatique. On en oublie que les règles et règlements adaptés au papier s’appliquent également aux documents électroniques.

Un sondage simple auprès des grandes entreprises françaises montre que l’archivage électronique d’originaux électroniques en est très en retard sur le marché ou au mieux au stade de prévision budgétaire. Moins de 10 % des entreprises française ont actuellement un système d’archivage.

Sur une même période, 90 % des multinationales installées en Europe sont équipés d’une solution d’archivage (notamment en Grande Bretagne et en Allemagne) ; en France, le pourcentage est nul.

Les raisons du retard du marché français : des lois et réglementations non directives

D’après Pierre Bilderling, Si les lois concernant l’archivage électronique sont directives aux USA, en Grande Bretagne et en Allemagne, spécialement pour l’archivage des messageries, elles restent en France au stade de l’admission du document électronique comme document probant dans la somme juridique au même titre que les originaux sur papier.

Aucune loi n’indique que l’on doit archiver les documents électroniques, que ce soit ceux des messageries, des services de fichiers, des services de production ERP. On doit pourtant considérer que les règles et règlements d’archivage s’appliquant aux documents papiers s’appliquent aux documents électroniques.

Avantages et inconvénients d’un outil de gestion électronique:

Un outil de gestion électronique de documents, s’il est bien conçu, offre plusieurs avantages aussi bien sur le plan organisationnel que sur le plan du profit.

• D’après une étude menée par le groupe ooPartners solutions (www.oopartners.com), un outil de GED peut faire gagner jusqu’à 10 à 20% en efficacité de travail et 10% en efficience commerciale. Les temps de recherche et de diffusion de l’information sont de l’ordre des secondes.
• Une diminution des coûts se fait aussi sentir. D’après les mêmes sources l’espace de stockage coûte beaucoup moins cher en méthode électronique. Sur les coûts de classement les entreprises réalisent dans la plupart des cas 50% de gain. Les coûts de recherche sont divisés par deux voire trois s’il s’agit d’une recherche d’archives et les coûts de diffusion sont réduits de 80 à 90%.
• La centralisation des données constitue aussi une force pour un système de GED. En effet les informations sont stockées sur un serveur unique et les opérations se font via des requêtes écrites pas le concepteur. Ainsi le contrôle des accès devient facile rendant le système beaucoup plus fiable et plus sécurisé car il n y a qu’un seul serveur à administrer.

Par ailleurs, face à tous les apports de la GED pour le monde de l’entreprise, il n’en demeure pas moins que cette technologie émergente présente des failles:

• Vulnérabilité des périphériques de stockage: même si les données sont centralisées, elles sont quand même sur un support physique (disque dur, CD-ROM, disque optique, etc) qui requiert souvent un environnement propre avec un climat plus ou moins stable.

Pensez-y!

L’archivage de documents électroniques risque rapidement de devenir obligatoire en France, or si on s’en remet à ces quelques chiffres empruntés à différentes études (voir ci dessous), on observe que la croissance en taille des boîtes à lettres de messagerie électronique ont des conséquences en termes de coûts de stockage et de difficultés de gestion des volumes.

• jusqu’à 70% des informations utiles se trouveraient dans la messagerie électronique (source : Enterprise Storage Group)

• chaque utilisateur traite environ 10 MB de données par jour en 2004, pour atteindre 15,8 MB en 2008 (source : Radicati Group, Inc)

Il est donc nécessaire d’envisager un système d’archivage et de réfléchir aux contraintes liées à sa mise en place pour ne pas être pris au dépourvu, vous bénéficierez alors d’ un avantage sur vos concurrents aussi bien en terme légaux que technologiques.

Qu’est-ce qu’un outil collaboratif?

Dans l’industrie des télécommunications et de la bureautique, on désigne par “communications unifiées ou collaboratives” un ensemble de nouveaux services destinés aux professionnels en entreprise permettant d’intégrer étroitement :

• Les moyens de communications interpersonnelles en temps réel, comme la téléphonie fixe et mobile, la visiophonie, les ponts de conférence audio / vidéo…

• Les outils de travail collaboratif (comme la messagerie instantanée, la présence, les systèmes de conférences par le web, de partage et de gestion de documents…).

• L’environnement informatique, notamment les outils de bureautique, comme le client de messagerie électronique, l’agenda, le traitement de texte ou le logiciel de visionnage de présentations. L’e-mail arrive largement en tête (79%) des outils de communication / collaboration les plus fréquemment utilisés, devant le téléphone (63%) et les espaces documentaires partagés (45%).

Quel est l’intérêt et les bénéfices pour l’entreprise?

Les produits de communications unifiées visent de manière générale à améliorer la productivité des collaborateurs de l’entreprise en permettant et/ou en rendant plus efficace le contrôle, la gestion, l’intégration et l’utilisation au quotidien de plusieurs formes de communication.

Par exemple:

• Appeler sans effort sur un simple clic de souris à partir de la liste de contacts
• Permettre un échange rapide, dans un même bâtiment ou à distance d’informations, par exemple pour faire avancer une réunion.
• Transférer à distance un document plus efficacement (ex alternative plus efficace à l’envoi d’une pièce jointe dans un courrier)
• Participer à distance à une conférence, une formation, une présentation de produits
• Limiter les déplacements inutiles, salle de réunion virtuelle, plus besoin d’utiliser une salle de conférence dédiée avec des équipements vidéo coûteux.

Deux-tiers des personnes interrogées (69%) indiquent que la messagerie instantanée constitue un moyen très efficace de répondre à leurs objectifs métiers et faciliter leur travail au quotidien. (D’après l’institut Kelton Reaserch)

Quels sont les risques?

L’étude de Kelton Research pointe des risques en matière de sécurisation des données. Il existe un risque lié à la conservation des données informatiques (archivage d’email, de documents législatifs,…). En effet, la France a encore du retard sur les autres pays européens comme l’Allemagne, en matière de lois sur l’archivage des données informatiques, leur conservation et leur sécurisation.

Et vous?

Une très large majorité de répondants (75%) à l’étude de Kelston Reaserch estime que l’usage des outils de communication et/ou de collaboration va croître dans le courant de l’année prochaine. Et vous qu’en pensez-vous? Avez-vous remarqué des changements dans votre façon de travailler grâce aux outils collaboratifs? Diriez-vous que ces outils facilitent la communication et les échanges professionnels? Ou au contraire, pensez-vous qu’ils vous ralentissent dans votre travail et que l’on devient de plus en plus dépendants de ces outils?

Tribune publiée par le Journal du Net le 11/02/2010

Parmi les briques importantes du SI se distinguent la messagerie électronique, qui est désormais un moyen de communication incontournable. Les fonctions de cet outil, qui vont du simple échange de messages au partage d’informations, induisent la mise en œuvre d’environnements techniques des plus simples aux plus complexes.

Face aux coûts d’accès des solutions riches fonctionnellement, nombre d’entreprises utilisent un service basique, confié généralement à un prestataire télécoms (qui n’a, en fait, que rarement l’expertise de ces systèmes), alors qu’elles pourraient gagner à utiliser des fonctions avancées telles que les partages d’agenda, de tâches et de contacts ou encore la gestion documentaire. La messagerie est en effet un environnement particulièrement riche, si elle est utilisée au maximum de ses capacités. Il convient donc de bien mesurer cette donnée et de l’adapter à ses attentes particulières.

Élément sensible de la sécurité (attaques virales), mais aussi moyen de propagation d’informations non sollicitées (les fameux SPAMS), la messagerie demande des attentions particulières d’exploitation : mise à jour quotidienne de la sécurité, règle de gestion des pièces jointes, politique de filtrage, etc. La messagerie doit donc être hébergée et maintenue dans un environnement fortement sécurisé. Cette donnée est une composante centrale qui doit être prise en compte à tout moment. L’infrastructure doit intégrer une activité de surveillance anti-virus, une politique de gestion des pièces jointes, et un filtre anti-spam.  Enfin, la haute disponibilité est une donnée clé à intégrer dans les problématiques de messagerie.

Il est donc fondamental de bien gérer son environnement de messagerie, quelle que soit la configuration choisie :

- Le relais de messagerie, pour les entreprises possédant leur propre serveur de messagerie, sécurise les échanges entrants et sortants,
- Le simple compte de messagerie, accessible depuis un client en POP, IMAP ou Webmail,
- La messagerie d’entreprise, avec ses fonctions avancées de partage d’informations.

L’autre élément à prendre en compte est l’archivage de la messagerie. Avec l’évolution du mode d’échange, les contenus des messageries tendent à occuper une place de premier ordre dans le patrimoine numérique des entreprises. En effet, les mails stockés peuvent contenir des informations stratégiques : historique d’échanges, éléments transactionnels, contrats, etc.

Autant de données qu’il est inconcevable de ne pas protéger ni sauvegarder, au même titre que celles des documents traditionnels. La messagerie doit donc bénéficier d’un système d’archivage automatique.

La messagerie électronique demande donc une attention particulière afin d’être opérationnelle à tout moment. Dans ce contexte, force est de constater que les DSI recherchent aujourd’hui des solutions leur permettant de se prémunir des risques de dysfonctionnement. Parmi les solutions les plus fréquemment utilisées, l’on observe une forte poussée de l’externalisation des messageries auprès de structures spécialisées ; l’idée étant de ne pas avoir à s’occuper de la pérennité des infrastructures et de pouvoir bénéficier de toutes les fonctionnalités connexes à la messagerie traditionnelle.

Geoffroy de Lavenne, Directeurs des Opérations, Integra

Tribune publiée par le Journal du Net le 11/02/2010

Cette nouvelle offre évolutive intègre toutes les fonctionnalités requises pour garantir une parfaite intégrité des messages reçus et émis. Au travers de cette solution unifiée, Alinto souhaite offrir aux entreprises une alternative aux traditionnelles solutions de protection de messagerie souvent proposées de manière non intégrées à une tarification prohibitive. L’un des atouts importants de cette offre tient à son intégration transparente dans tous types d’architectures et environnements. Elle est déployable en mode SaaS ou en infogérance dédiée et est compatible avec tous les serveurs de Messagerie : Exchange, Notes, Zimbra…

Le caractère innovant d’Alinto Protect a été notamment reconnu par OSEO et a permis à Alinto de remporter le prix de l’innovation OSEO lors du Deloitte Technology FAST50.

Présentation des principales fonctionnalités de la solution Alinto Protect :

Sécurité :

Alinto Protect permet de filtrer les messages entrants et sortants avec un traitement anti-virus et anti-spam. L’anti-spam combine 5 process technologiques : l’analyse de contenu via des algorithmes bayésiens, le scoring des messages, la gestion d’une Whitelist par l’administrateur ou encore l’identification des émetteurs au travers des bases ORDB et RBL (filtre “collaboratif”). De plus, la mise à jour continue des données combinée à une surveillance système 24/7/365 garantit un service anti-virus et anti-spam ultraperformant.

Mise en quarantaine :

Cette dernière permet une zone de rétention des emails qualifiés comme suspects. Via une interface Web, l’utilisateur supervise l’ensemble des expéditeurs bloqués et qualifie lui-même un message comme faux-négatif. Un rapport transmis directement par email à l’utilisateur récapitule les derniers messages stoppés. Débarrassés des emails indésirables, les serveurs de messagerie sont mieux exploités.

Plan de Continuation d’Activités :

Il garantit un service continu de messagerie et préserve l’utilisateur de panne de serveur ou autre désagrément empêchant l’accès à ses emails. En cas de difficulté, l’utilisateur bénéficie d’un webmail sécurisé. Le webmail Alinto Protect intègre les fonctions essentielles d’un client de messagerie (lire, répondre, transférer…).

L’archivage de messagerie :

Alinto Protect garantit la sauvegarde des flux d’emails entrants et sortants de l’entreprise. Il préserve des risques de suppression de données (erreur de manipulation, vol, incendie…) et conserve les informations liées à l’activité de l’entreprise (lettre commerciale, document comptable, déclaration juridique…). Il peut être appliqué à l’ensemble des messages électroniques automatiquement ou selon des critères sélectifs, pour se fondre aux méthodes de travail de l’utilisateur. Protégés dans un coffre-fort virtuel, les emails restent accessibles constamment pour la consultation.

La solution Alinto Protect est commercialisée avec une offre de services fournis par les équipes d’Alinto (support et surveillance) à partir d’un euro par mois et par compte.

A propos d’Alinto

Créé en janvier 2000, Alinto est l’un des principaux éditeurs et opérateurs européen de messagerie collaborative et de communications unifiées. Alinto gère plus 4 000 domaines de messagerie professionnelle et plus d’un million d’utilisateurs sur 5 pays.
Alinto s’appuie sur une équipe qui dispose d’une expertise dans la communication électronique depuis plus de quinze ans et conjugue une politique de recherche et développement soutenue avec un service client de haute qualité.

Site web www.alinto.com

Blog www.demainlemail.com

Pour obtenir le Livre Blanc, cliquez-ici.

Retrouvez ci-dessous un extrait de l’édito :

« Depuis la première édition de ce livre blanc il y a six ans, nous avons pu mesurer le chemin parcouru et l’évolution de vos attentes. Nous avons souhaité dresser un paysage plus large de la communication électronique en confiant à l’Université Lyon I (L’Unité́ d’Enseignement de Veille Technologique ) une analyse prospective que vous trouverez en première partie du document.
Tous ces éléments nous conduisent à envisager une évolution significative des usages dans les années à venir car utilisateurs et administrateurs espèrent une gestion intelligente de leur messagerie.

Pourquoi ne pas alors explorer d’autres espaces tels que le web sémantique. Il a pour objectif de transformer la masse des pages Web en un immense espace de données structurées et permet de trouver très rapidement des informations utiles grâce à des programme d’interprétation du contenu. Mais le Web est un espace public alors que l’email est assimilé à de la correspondance privée. Sera-t-il alors possible de confier à un ordinateur l’analyse et le traitement de vos conversations ? »

Pour obtenir le Livre Blanc, cliquez-ici.

Un assistant d’installation
Pour paramétrer un nouveau compte, il suffira de rentrer son nom, son adresse email et son mot de passe. L’assistant d’installation s’occupe du reste. Ce service devrait être compatible avec la plupart des fournisseurs de messagerie.

Une barre d’outils repensée
Les principaux boutons (répondre, transférer, supprimer) sont intégrés à chaque message depuis l’aperçu. Le moteur de recherche offre davantage de critères de recherche et permet enfin d’étendre sa requête à l’ensemble des dossiers de la messagerie.

Une lecture par onglet
Reprenant le principe de son navigateur, Mozilla propose une ouverture des messages par onglet.
A la fermeture de Thunderbird, les différents onglets ouverts peuvent être enregistrés pour être restitués à la prochaine utilisation.

Un mode “dossier intelligent”
Ce mode permettra par exemple de centraliser dans un même dossier les messages provenant de différents comptes.

Une vue synthétique des messages lors d’une sélection multiple
Lorsque vous sélectionnez plusieurs emails, une vue partielle de chaque message s’affiche dans l’aperçu de la page principale.

Une colonne additionnel « emplacement »
Il est rendu possible le classement des emails par nom de dossier

Un système d’archivage
Les emails peuvent être déposés dans un dossier dédié à l’archivage. Cet espace n’est pas sans rappeler celui déjà existant sur Outlook

Un carnet d’adresse optimisé
Chaque contact est maintenant identifié dans l’entête du message par une étoile : si l’étoile est pleine, cela signifie que le contact est déjà enregistré dans votre carnet d’adresse. Si l’étoile est vide, le contact n’est pas présent dans votre carnet mais peut être rajouté d’un simple clic. L’étoile permet d’accéder en effet directement à la fiche contact. Cette fiche est enrichie de nouvelles entrées telles que la date d’anniversaire et la photo de la personne.

Une interopérabilité avec :

• Gmail : Thunderbird intègre les dossiers spécifiques à Gmail

• Windows Vista : le moteur de recherche de l’OS va interagir directement avec Thunderbird pour pouvoir indexer les emails.

• Mac OS X : Thunderbird est compatible avec l’application Mail. Il peut également lire les contacts du carnet d’adresse de l’ordinateur et utiliser Growl pour afficher une alerte en cas de nouveaux messages

Synchronisation des dossiers en IMAP
La version beta 4 compte également des améliorations en terme de performance.
Pour permettre un chargement plus rapide des emails et un fonctionnement optimal hors-connexion, Thunderbird téléchargera par défaut les messages en IMAP en arrière plan.

A la rédaction de Demain le mail, nous sommes impatients de pouvoir tester la version définitive et vous faire partager nos impressions sur les dernières fonctionnalités.

Pour prendre de la hauteur sur un marché en pleine expansion, nous nous sommes intéressés au rapport du Groupe Radicati intitulé “Prospective des usages de l’email” dont les principaux résultats sont accessibles sur le site d’Arkantos Consulting. L’enquête se base sur différentes recherches en cours. Pour correspondre au plus près de la réalité, la firme américaine d’étude de marché a choisi de confronter les informations recueillies à diverses études portant sur des marchés et des segments hétérogènes de l’industrie informatique.

Généralités

• Nombre d’utilisateurs de messagerie électronique dans le monde
2009 : 1,4 milliards
2013 : 1,9 milliards

• Trafic mondial
2009 : 247 milliards de messages/jour.
2013 : 507 milliards de messages par/jour

Qui sont les utilisateurs

• Répartition géographique des utilisateurs de messagerie électronique en 2009
Asie/Pacifique : 38%
Europe : 24%
Amérique du Nord : 23%
Reste du monde : 14%

• Les 20/40 ans constituent la majorité des utilisateurs d’emails. Suivi ensuite des 15/20 ans et enfin des 40/60 ans.

L’enquête différencie les comptes de messagerie à usage professionnel de ceux à usage privé. On constate ainsi que l’écart entre ces 2 grandes catégories d’utilisateurs en terme de quantité de comptes email va se creuser. Si l’évolution annoncée pour les entreprises est de 21%, celle des consommateurs serait supérieure à 37%. Une dynamique qui pourrait motivé les acteurs du marché à développer davantage de service pour se démarquer d’une concurrence omni-présente. A ce propos, le rapprochement entre Microsoft et Yahoo qui a pour objectif premier de contrer le géant Google pourrait donner lieux à une surenchère de service profitant à l’utilisateur.

Email & Entreprise

On estime qu’un utilisateur émet et réceptionne en moyenne 167 messages par jour (soit environ 20 Mo d’espace de stockage).

L’ensemble des activités liées à la gestion de sa boite de messagerie occupe en moyenne ¼ de la journée de travail d’un salarié (contre 14% pour les réunion et 9% pour les conversations téléphoniques).

Messagerie & Sécurité
• Part du trafic total des emails occupé par les spams
2009 : 81 %
2013 : 84 %

Selon le rapport, seuls 20% des spams atteindraient les boîte de réception en 2009 grâce aux filtres anti-spams.
La sécurité coûte cher : 1 entreprise de 1000 salariés peut investir jusqu’à 1,8 millions de dollars / an pour lutter contre les spams.
Quant aux attaques de virus sur une entreprise de même échelle, la perte financière s’élèverait à 158 000 dollars par an.

Messagerie instantanée

• Nombre de comptes « particuliers »
2009 : 2,3 milliards
2013 : 3,5 milliards

• Nombre de comptes « entreprises »
2009 : 219 millions
2013 : 524 millions

Messagerie électronique sur mobile

L’email “sans fil” c’est-à-dire l’accès à sa messagerie via un mobile va connaître un essor important.
• Pourcentage d’utilisateurs de l’email sans fil (en-dehors de tout autre utilisateur de l’email)
2009 : 6%
2013 : 28%

Les idées clés qui se dégagent du rapport :

- augmentation constante du nombre de compte : entre 2009-2013, il est prévu une progression de 30% à l’échelle mondiale de comptes emails actifs.

- l’expansion de l’utilisation de la messagerie électronique via un téléphone mobile

- des secteurs géographiques encore peu développés

- des marchés porteurs celui de l’archivage et de la messagerie instantanée

Fort de ce soutien majeur, Alinto compte accélérer sa croissance et accroître son avantage concurrentiel en accentuant ses investissements en R&D, en renforçant ses équipes et en déployant une stratégie commerciale adaptée aux attentes de ses clients en France comme en Allemagne où l’éditeur vient d’ouvrir une agence. Comptant parmi les pionniers des fournisseurs de solutions de messagerie collaborative, Alinto propose une offre modulaire permettant aux entreprises et collectivités locales d’unifier leurs messageries et de les rendre accessibles en tout lieu au travers d’une interface unique. La technologie Alinto s’appuie sur des noyaux logiciels libres afin de construire des plates-formes d’exploitation évolutives, fiables et sécurisées.

Cette nouvelle levée de fonds intervient après la publication annuelle des résultats d’Alinto. Pour son exercice 2008, Alinto a réalisé un Chiffre d’Affaires de 1058 k € dont 17 % à l’export avec un résultat net de 16% en croissance de 38 % par rapport à 2007. A noter que 33% du Chiffre d’affaires est ré investit en R&D. De plus, la situation est satisfaisante sur 2009 avec une progression actuellement de plus de 20% du CA

Philippe GILBERT, fondateur d’Alinto « Nous sommes enchantés de recevoir ce niveau de financement et fiers d’avoir clos cette nouvelle levée de fonds. Alinto a un plan de développement ambitieux visant à élargir les possibilités de ses produits notamment en matière de sécurité et d’archivage et accroître la valeur des services offerts aux entreprises. Cet investissement soutiendra le renforcement de nos équipes et notre expansion géographique en France et à l’international. Si des opportunités se présentent, nous envisageons également de procéder à un opération de croissance externe».

Hervé Letoublon, Directeur d’investissements d’ Avenir Finance Gestion “Nous avons été séduits par Alinto dès sa création. Alinto propose une offre de messagerie et des outils collaboratifs pragmatiques qui répondent bien aux attentes des entreprises et des administrations. Nous pensons qu’Alinto tient une position forte sur un marché significatif promis à un bel avenir”.

A propos d’Avenir Finance Gestion
Avenir Finance Gestion est une société de gestion, basée à Lyon, spécialisée dans le capital-développement et la transmission d’entreprises. Avenir Finance Gestion a développé depuis sa création une relation privilégiée avec les chefs d’entreprises basée sur l’accompagnement et le soutien dans la durée des PME en croissance.
Avenir Finance Gestion gère une soixante de millions d’euros, et investit des tickets compris entre 500 K€ et 2,5 M€, dans le capital d’entreprises qui réalisent un chiffres d’affaires compris entre 3 M€ et 50 M€.
Avenir Finance Gestion s’appuie sur une équipe de deux Directeurs d’Investissements expérimentés : Luc Chermette et Hervé Letoublon

A propos d’Alinto
Créé en janvier 2000, Alinto est l’un des principaux éditeurs et opérateurs européen de messagerie collaborative et de communications unifiées. Alinto gère plus 4000 domaines de messagerie professionnelle et plus d’un million d’utilisateurs sur 5 pays.Alinto s’appuie sur une équipe qui dispose d’une expertise dans la communication électronique depuis plus de quinze ans et conjugue une politique de recherche et développement soutenue avec un service client de haute qualité.
Contact Presse : Agence MyNtic-PR // contact(at)myntic-pr(point)com

Article 26
Le code du travail est ainsi modifié :
1° Après la première phrase du premier alinéa de l’article L. 3243-2, il est inséré une phrase ainsi rédigée :
« Avec l’accord du salarié concerné, cette remise peut être effectuée sous forme électronique, dans des conditions de nature à garantir l’intégrité des données. » ;
2° A l’article L. 3243-4, après les mots : « des salariés », sont insérés les mots : « ou les bulletins de paie remis aux salariés sous forme électronique ».

Simplification des processus, facilité d’archivage, gain de place et diminution des coûts de traitement sont quelques uns des arguments en faveur de la dématérialisation du bulletin de paie.
Jusqu’alors l’employeur était autorisé à remettre à ses salariés ce précieux document par courrier postal ou directement en main propre. Aujourd’hui, il a désormais la possibilité de l’envoyer par email, avec l’accord préalable de ses salariés.
Or, l’e-bulletin ne fait pas encore l’unanimité. Et ce, en raison de plusieurs problématiques soulevées notamment en terme de confidentialité et de conservation des données.

Où et comment stocker ce fichier numérique qui doit être conserver indéfiniment par le salarié ? Car si l’employeur a l’obligation de conserver au minimum 5 ans les fiches de paie, le salarié lui doit les conserver à vie. Comment être alors certain de la fiabilité du système de sauvegarde d’un document aussi important que le bulletin de paie.

La question de la confidentialité est aussi posée. Les accès aux messagerie ne sont pas infaillibles. Est-il bien raisonnable de transférer de tels documents confidentiels sans utiliser de connexion sécurisée ?

Enfin, la loi traite également de la question de l’intégrité du document. Comment procéder pour que le fichier reste inaltéré et certifier de son authentification?

Autant de problématiques auxquelles il faut répondre par des solutions rapide à intégrer, facile à administrer et peu onéreuse. Car, ne l’oublions pas, l’avantage principale de la dématérialisation du bulletin de salaire reste la diminution des coûts.

Le bulletin de salaire rejoint ainsi la liste des documents dématérialisés dont font désormais partie de notre vie quotidienne l’e-facture ou encore l’e-déclaration d’impôts. Cette dernière a remporté un succès de taille avec une progression de +30% en comparaison de l’année dernière. En 2009, 9,3 millions de contribuables ont ainsi adopté la déclaration en ligne soit près d’1 foyer sur 4. L’e-bulletin remportera t-il le même succès ?

A l’heure de l’explosion des moyens de communication, ne pas se poser la légitime question de la valeur du patrimoine numérique apparaît impensable. Certains vecteurs de diffusion d’information apparaissent cependant plus stratégiques que d’autres. Courriels, SMS, messagerie électronique instantanée professionnelle sont autant de moyens complémentaires pour communiquer et échanger dans les entreprises. Mais tous ne sont pas aussi répandus et utilisés dans le cadre d’un échange rapide, informatif et rarement critique entre collaborateurs.

Le courriel, par exemple, se positionne comme un document stratégique qu’il est utile de sécuriser et de préserver. En effet, il est souvent un moyen privilégié pour envoyer des informations importantes ou encore initier des échanges à plusieurs. Ainsi, il est fréquemment conservé et s’inscrit dans les Top 3 des documents importants qui justifient d’un temps de vie relativement long. La messagerie est donc devenue le carrefour des échanges au sein de l’entreprise et de son environnement : fournisseurs, clients…

On notera également que l’évolution du cadre réglementaire et la valeur légale du courriel a largement contribué à positionner la messagerie électronique comme un canal de communication crédible et à valeur ajoutée. Par exemple, en cas de conflit, prouver sa bonne foi en présentant des échanges de mails est désormais possible. Industrialiser l’archivage des emails au sein de l’entreprise devrait donc devenir comme un projet stratégique.

Par exemple, l’archivage des courriels permettra de démontrer qu’une entreprise a bien reçu telle ou telle instruction du client. Archiver les courriels d’une société est aussi un moyen de se conformer strictement aux obligations réglementaires en vigueur dans les différents secteurs d’activité. Au-delà des éléments réglementaires et juridiques, l’archivage de mails peut permettre de ne pas créer de rupture d’exploitation. En effet, imaginons l’embarras d’un collaborateur qui viendrait à perdre les données de sa messagerie électronique qu’il n’aurait pas sauvegardées ni archivées…

A titre d’exemple, la législation allemande – la GDPdU – impose désormais la conservation pendant 10 ans dès lors qu’il s’agit d’échanges relatifs à l’activité économique de la société.

Archiver son patrimoine numérique et notamment ses emails est donc une priorité pour les entreprises. Ces dernières semblent aujourd’hui prendre conscience de la nécessité de déployer des solutions leur permettant d’archiver automatiquement l’intégralité des messageries de leurs collaborateurs. Ces chantiers d’envergure, historiquement cantonnés dans les sphères des DSI des grands groupes, semblent désormais occuper une place de choix dans les investissements informatiques des PME.

On notera que cela s’explique largement par l’évangélisation faite par les éditeurs de technologies permettant de sauvegarder les mails mais également par le travail réalisé par la communauté juridique sur la valeur de l’archivage numérique. Enfin, l’un des éléments expliquant la forte croissance des processus d’archivage dans l’entreprise s’explique par l’intégration des prestations d’archivage dans les offres des spécialistes en externalisation et en hébergement qui proposent ces services dans les packages commercialisés à leurs clients.

Le courriel a donc une valeur importante pour les entreprises. Ces dernières commencent à prendre la mesure de ce constat et à assurer leur patrimoine numérique en archivant le contenu de leur messagerie. Il ne leur restera qu’à déployer les outils pour organiser et facilement retrouver les informations.