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Posted by on 13, Fév 2009 in Autour du mail, Messagerie, Mobilité | 2 comments

Point de vue d’experts : l’email collaboratif

Au regard des tendances actuelles au sein des entreprises, l’adhésion aux outils de travail et d’email collaboratif et de synchronisation est de plus en plus forte. Dans quelles mesures ces outils se généralisent et rencontrent un succès grandissant ?

  • Pour Alexandre Mermod, Directeur Général de Calinda Software, les outils collaboratifs répondent à deux problématiques principales :
    • « s’adapter aux nouvelles formes organisationnelles notamment la dispersion géographique des acteurs d’un même projet ».
    • « avoir une vision synthétique des connaissances disponibles pour prendre des décisions et agir rapidement ».
  • Pour Philippe Gilbert, Président Directeur Général d’Alinto, « le besoin de partager des informations (calendrier, contacts) et l’avènement des terminaux mobiles ont fait émerger le besoin de synchroniser des données entre un PC, un serveur et un terminal mobile. »

Dans ce flux constant d’informations toujours plus grandissant et plus instantané, il devient nécessaire de penser synthèse pour éviter l’immersion.
Qui dit synthèse des échanges, dit gain de temps en terme d’assimilation des informations et donc de prise de décision.

Parmi ces outils, l’email se présente comme LE support d’échange le plus répandu. Tout d’abord car son utilisation simple et très largement déployée au sein des entreprises en fait un outil universel et « familier » pour tous. Pourquoi ne pas en profiter pour en faire l’outil collaboratif universel.

Il conviendrait de l’agrémenter de fonctions connexes afin de le rendre « collaborativement » pertinent.
L’échange d’email peut sembler simple lorsqu’il s’opère entre deux voire trois personnes. Mais dès que le nombre de collaborateurs s’amplifie, il devient fastidieux de tenir compte des avis de chacun et de faire avancer un projet.

Alexandre Mermod propose diverses solutions :
– un mode de visualisation pour faciliter la prise de décision concrète qui puisse mettre en exergue les avis favorables et défavorables.

– la structuration des échanges sous forme de cartographie heuristique appelée également Mind Maps.

– le classement automatique des emails sur un espace centralisé accessible par les collaborateurs concernés.

– la consultation des pièces jointes indépendamment des emails échangés

– la mise à disposition d’outils pratiques tel que la relance manuelle / automatique ou la génération de documents de synthèses.

Philippe Gilbert accorde que des environnements « traditionnels » comme Exchange existent pour répondre aux besoins de synchronisation étendus. Mais leur caractère propriétaire, leur positionnement financier et le manque d’interopérabilité représentent un réel obstacle pour de nombreuses entreprises et organismes publics. Dans ce contexte, l’émergence de nouveaux protocoles unanimement reconnus par l’industrie semblent s’imposer, à l’image du célèbre CalDAV».

Qu’est-ce que CalDAV ? « Calendaring Extensions to WebDAV » plus communément appelé CalDAV est un protocole qui permet d’accéder à un programme d’informations stocké sur un serveur distant. Il garantit la lecture et l’écriture par de multiples utilisateurs (selon les droits accordés à chacun) d’une même source d’informations permettant ainsi la planification et le partage d’éléments coopératifs.

Les utilisateurs attendent désormais plus de leur messagerie : le temps où l’email n’était qu’un moyen de transmission linéaire d’informations entre un émetteur et un récepteur est-il révolu ?

Est-ce que l’email deviendra une plate-forme collaborative stratégique ?

Pour cela, elle devra être accessible par l’ensemble des terminaux disponibles et pertinente au niveau de la gestion et de la présentation des informations… En tout cas des acteurs tels que Alinto ou Calinda travaillent en ce sens.

2 Comments

  1. Réflexion intéressante mais vision un peu pessimiste !

    Dans les faits, les seuls outils synchrones qui fonctionnent réellement à plus de deux personnes sont les réunions en présentiel ou quasi-présentiel (100% visio), et ce pour des raisons cognitives assez évidentes.

    L’idée des outils comme MindUp sont de maximiser l’efficacité de ces réunions en récoltant et en structurant un maximum d’informations échangées en amont et de manière asynchrone sur les sujets nécessitant des décisions. MindUp permet même d’en tirer automatiquement des documents de synthèse qui permettront de focaliser la réunion sur la prise de décision et non sur l’échange d’informations.

    Dans un projet, de telles réunions demeurent indispensables et ces outils ne commettent pas l’erreur de vouloir les éliminer. Ils les accompagnent au contraire pour les rendre ces moments plus constructifs, et donc plus agréables et plus conviviaux !

  2. Bonjour,

    Je viens d’arriver au terme de la lecture de cet article. Je vous avoue qu’il paraît fort intéressant dans la théorie. Qu’en est-il de facto ?
    Le DG de Calinda déclare qu’un tel outil permet de « prendre des décisions et agir rapidement ». Mon point de vue est peut être simpliste et ma compréhension de ce sujet reduite mais il me semble paradoxal qu’un outil comme le mail qui se veut asynchrone puisse permettre d’accélérer
    un processus décisionnel.

    Si j’ai bien compris, ce type d’outils ne viserait il pas à remplacer les meetings décisionnels et ainsi virtualiser les relations entre les différents acteurs d’un projet.
    Pour étendre le sujets des outils collaboratifs. La notion d’outils collaboratifs émerge depuis quelques années en prônant l’augmentation de l’efficacité individuelle et collective mais n’en est elle pas moins responsable d’un isolement individuel dans le travail quotidien ? Quel en est donc l’impact sur l’individu ? Faut il privilégier le collectif au détriment de l’individuel ? Est-ce la globalisation qui tend à l’émergence de tels outils et quelles seront les limites d’une telle globalisation ? Travaillerons un jour de manière totalement isolée de par la prolifération de ces outils collaboratifs ? Est-ce les outils qui seront à notre service ou serons-nous au service de ces outils ?

    Désolé pour ce cheminement exacerbé 🙂

    /Laurent

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