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Posted by on 25, Juin 2010 in Autour du mail | 0 comments

Outils collaboratifs : bénéfice ou fardeau pour l’entreprise ?

Si les outils collaboratifs et de communication sont encore loin d’équiper toutes les entreprises, ces dernières ne les dénigrent pas pour autant. Ces nouvelles technologies sont même très favorablement accueillies dans la mesure où près des deux-tiers des répondants à l’étude de Kelton Research (Journal du Net.com) indiquent qu’elles rendent la communication et la collaboration plus facile. A quoi servent ces outils collaboratifs? Et pourquoi les utiliser?

Qu’est-ce qu’un outil collaboratif?

Dans l’industrie des télécommunications et de la bureautique, on désigne par « communications unifiées ou collaboratives » un ensemble de nouveaux services destinés aux professionnels en entreprise permettant d’intégrer étroitement :

  • Les moyens de communications interpersonnelles en temps réel, comme la téléphonie fixe et mobile, la visiophonie, les ponts de conférence audio / vidéo…
  • Les outils de travail collaboratif (comme la messagerie instantanée, la présence, les systèmes de conférences par le web, de partage et de gestion de documents…).
  • L’environnement informatique, notamment les outils de bureautique, comme le client de messagerie électronique, l’agenda, le traitement de texte ou le logiciel de visionnage de présentations. L’e-mail arrive largement en tête (79%) des outils de communication / collaboration les plus fréquemment utilisés, devant le téléphone (63%) et les espaces documentaires partagés (45%).

De nombreuses entreprises proposent ce genre de services, on notera par exmple l’entreprise leader en Europe : Alinto et sa messagerie collaborative.

Quel est l’intérêt et les bénéfices pour l’entreprise?

Les produits de communications unifiées visent de manière générale à améliorer la productivité des collaborateurs de l’entreprise en permettant et/ou en rendant plus efficace le contrôle, la gestion, l’intégration et l’utilisation au quotidien de plusieurs formes de communication.

Par exemple:

  • Appeler sans effort sur un simple clic de souris à partir de la liste de contacts
  • Permettre un échange rapide, dans un même bâtiment ou à distance d’informations, par exemple pour faire avancer une réunion.
  • Transférer à distance un document plus efficacement (ex alternative plus efficace à l’envoi d’une pièce jointe dans un courrier)
  • Participer à distance à une conférence, une formation, une présentation de produits
  • Limiter les déplacements inutiles, salle de réunion virtuelle, plus besoin d’utiliser une salle de conférence dédiée avec des équipements vidéo coûteux.

Deux-tiers des personnes interrogées (69%) indiquent que la messagerie instantanée constitue un moyen très efficace de répondre à leurs objectifs métiers et faciliter leur travail au quotidien. (D’après l’institut Kelton Reaserch)

Quels sont les risques?

L’étude de Kelton Research pointe des risques en matière de sécurisation des données. Il existe un risque lié à la conservation des données informatiques (archivage d’email, de documents législatifs,…). En effet, la France a encore du retard sur les autres pays européens comme l’Allemagne, en matière de lois sur l’archivage des données informatiques, leur conservation et leur sécurisation.

Et vous?

Une très large majorité de répondants (75%) à l’étude de Kelston Reaserch estime que l’usage des outils de communication et/ou de collaboration va croître dans le courant de l’année prochaine. Et vous qu’en pensez-vous? Avez-vous remarqué des changements dans votre façon de travailler grâce aux outils collaboratifs? Diriez-vous que ces outils facilitent la communication et les échanges professionnels? Ou au contraire, pensez-vous qu’ils vous ralentissent dans votre travail et que l’on devient de plus en plus dépendants de ces outils?

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