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Posted by on 7, Nov 2008 in Archivage, Autour du mail | 0 comments

L’archivage des emails, une pratique encore négligée ?

C’est par les résultats d’une enquête menée, en milieu professionnel, auprès de 260 personnes qu’un des spécialistes de l’archivage des emails, GFT inboxx, dévoile des chiffres surprenants. L’entreprise allemande nous dit ainsi que :

  • Plus de 75% des salariés disent n’avoir reçu aucune consigne portant sur l’archivage des emails ou leur conservation dans un cadre professionnel.

  • Les directives communes de conformité et de légalité ne sont pas respectées. Plus d’un tiers des salariés ont perdu d’importants documents électroniques, sans jamais les avoir retrouvés.

  • les habitudes des utilisateurs ajoutent une contrainte inutile sur les serveurs de messagerie et les capacités de stockage – 41% des salariés laissent leurs fichiers attachés à des emails et près de la moitié seulement ont une limite de capacité liée à leur boîte mail

  • Les utilisateurs trouvent l’archivage complexe et laborieux et tireraient bénéfice d’une approche unifiée à l’archivage

Pour Juergen Obermann, CEO de la société GFT inboxx, les résultats du rapport ne peuvent amener qu’à deux hypothèses. Selon lui :  « soit les entreprises ont gardé une approche laxiste dans le stockage de l’information et la gestion des emails, soit elles ont échoué à communiquer les règles à leurs employés. Ce qui, par conséquent, se répercute sur le contrôle de l’utilisation de l’email par le personnel et sur celui du stockage de l’information potentiellement critique. »

« Dans un contexte actuel de conformité aux cultures d’entreprise, il est impensable que plus de la moitié des personnes interrogées pense qu’il n’y a aucune politique de messagerie en place ou qu’elle n’en ait pas connaissance », poursuit Obermann. Il s’étonne d’ailleurs que seulement la moitié des personnes ait une boîte à l’espace de stockage limité.

Selon lui, « la crise des crédits va obliger à repenser entièrement les budgets des entreprises pour l’année à venir. Alors que la gestion de l’email et celle du stockage de l’information ont toujours été le souci des départements informatiques, la réduction inévitable des budgets va les forcer à repenser les pratiques courantes de l’email en entreprise. L’archivage est la clef de cette équation qui permettra à des organismes de reprendre le contrôle de leurs systèmes, tout en réduisant les dépenses de stockage. »

On pourrait arguer que Monsieur Obermann semble prêcher un peu pour sa paroisse. D’autant que le nombre des sondés semble particulièrement faible pour espérer être suffisamment représentatif. Néanmoins, les dernières paroles transmises comme conclusion de l’enquête sont loin d’être inintéressantes.

La question de l’archivage de ces documents se fait de plus en plus pressante. Surtout à l’heure de la progression des messageries en ligne.L’utilisation de l’email dans les échanges professionnels et tout ce que cela peut comporter de confidentiel est en hausse. Il est indéniable que les solutions d’archivage proposées aux professionnels sont là pour combler un manque évident, ou une faiblesse de gestion avérée, dans le domaine.

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