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Comment organiser son fichier d’archivage PST sous Outlook ? (2ème partie)

Organisation de votre fichier d’archivage depuis le client Outlook

1. Paramétrer un archivage automatique
Vous pouvez automatiser l’archivage de vos mails depuis Outlook en passant par le menu Outils/Options

Depuis la boîte de dialogue Options, cliquer sur l’onglet Autres puis cliquer sur le bouton Archivage automatique

Vous obtenez alors les options de configuration de l’archivage planifié.

Choix des options:

  • Archiver automatiquement tous les : Définissez la fréquence d’exécution de l’archivage automatique.
  • Demander avant l’exécution de l’archivage automatique : cocher si vous souhaitez être prévenu que l’archivage va se lancer.
  • Supprimer les éléments arrivés à terme (dossiers de messagerie seulement) : Cette option n’est pas sélectionnée par défaut. Vous pouvez choisir de supprimer les messages électroniques une fois qu’ils ont atteint leur durée maximale. Cette durée est, par défaut, de six mois pour les éléments de brouillon et de boîte de réception et de trois mois pour les éléments envoyés.
  • Archiver ou supprimer les anciens éléments : Vous devez choisir cette option si vous souhaitez que l’archivage automatique supprime tout ou partie des éléments lorsqu’ils expirent. Cette option active les autres options qui vous permettent de décider quels sont les éléments à archiver et ceux à supprimer lorsqu’ils atteignent la fin de la durée maximale.
  • Afficher le dossier d’archivage dans la liste des dossiers : Optez pour l’affichage du dossier d’archivage dans le volet de navigation aux côtés de vos autres dossiers de travail. Dans le dossier d’archivage principal,vous pouvez ouvrir les sous-dossiers et consulter vos éléments archivés.
  • Effacer les éléments plus anciens que : Choisissez le paramètre par défaut désignant les éléments à archiver compte tenu de leur ancienneté, en jours, en semaines ou en mois. La période définie peut aller d’un jour à 60 mois. « Effacer » signifie ici archiver (ou stocker) des éléments, et non « supprimer ».
  • Déplacer les anciens éléments vers : L’emplacement par défaut varie selon que l’ordinateur exécute le système d’exploitation Microsoft Windows Vista ou Windows XP.

Windows Vista: C:\Users\utilisateur\AppData\Local\Microsoft\Outlook\Archive.pst.
Windows XP : C:\Documents and Settings\utilisateur \Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\Archive.pst.

  • Supprimer définitivement les anciens éléments : Cette option supprime immédiatement les éléments arrivés à terme, à défaut de les déplacer vers l’emplacement par défaut, vers un autre dossier que vous auriez désigné ou vers le dossier Éléments supprimés.
  • Appliquer ces paramètres à tous les dossiers maintenant : Cette option applique les paramètres d’archivage automatique, y compris vos modifications, à tous vos dossiers. Si vous prévoyez de spécifier des paramètres différents pour un ou plusieurs dossiers, ne choisissez pas cette option. Suivez plutôt les instructions figurant en dessous du bouton qui expliquent la procédure à suivre pour spécifier les paramètres des dossiers individuels. Ces instructions figurent également dans la section suivante intitulée « Modifier les paramètres d’archivage automatique pour un dossier individuel ». Les modifications apportées à des dossiers spécifiques ne s’appliquent qu’à ces dossiers.
  • Informations sur la stratégie de rétention : Il se peut qu’un administrateur système de votre organisation ait défini des stratégies de rétention qui déterminent quand et comment les éléments de vos boîtes aux lettres sont auto-archivés. Bien que vous puissiez consulter ces stratégies, vous ne pouvez pas les modifier sans les autorisations appropriées.

Lors de l’exécution de l’archivage planifié, celui-ci ira créer l’arborescence de dossiers et sous dossiers que vous avez créé dans votre boîte de réception. Vous n’avez donc pas besoin de recréer une arborescence de sous dossiers.

2. Planifier un archivage différent par dossier

Vous pouvez également paramétrer vos dossiers et sous dossiers pour que l’archivage se fasse différement sur chacun d’eux. Pour cela, effectuer un clic du bouton droit de la souris sur le dossier souhaité (ici, par ex: équipe) et choisir le menu Propriétés. Cliquer ensuite sur l’onglet « Archivage automatique » et sélectionner les options souhaitées.

  • Archiver les éléments dans ce dossier à l’aide des paramètres par défaut : Vous pouvez choisir que les options par défaut soient automatiquement appliquées au dossier en cours.
  • Archiver ce dossier à l’aide des paramètres suivants : permets de personnaliser l’archivage sur le dossier en cours. A savoir :
    • Effacer les éléments plus anciens que : choisissez le paramètre par défaut désignant les éléments à archiver compte tenu de leur ancienneté, en jours, en semaines ou en mois.
    • Déplacer les anciens éléments vers : choisir votre dossier d’archivage au format PST

Chaque dossier peut alors posséder un comportement différent pour l’archivage planifié ou manuel.

3. Archiver manuellement ses messages

Vous pouvez également archiver vos mails par différentes méthodes:

  • un cliquer/glisser d’un ou plusieurs mails depuis votre boite de réception vers le dossier d’archivage,
  • lancement de l’archivage depuis le menu Fichier / Archiver : sélectionner le dossier souhaité ainsi que la date d’archivage

Valider par OK

Accéder aux propriétés avancées de votre fichier d’archivage

Vous pouvez accéder à des propriétés intéressantes relatives à votre fichier. (taille du dossier, positionnement d’un mot de passe sur le fichier, etc…)

Pour cela, effectuer un clic du bouton droit de la souris sur votre dossier d’archivage, situé dans la liste de vos dossiers puis sélectionner le menu « Propriétés (suivi du nom de votre fichier) ».

La boîte de dialogue suivante s’affiche :

Taille du dossier

Options avancées

Si vous souhaitez positionner un mot de passe sur votre fichier d’archivage pour des raisons de sécurité, cliquez sur le bouton « Modifier le mot de passe. » Saisir le mot de passe souhaité (laisser à blanc la zone Ancien mot de passe s’il était inexistant) – Valider par OK puis OK

De là, votre fichier d’archive se retrouvera dans la liste de vos dossiers.

Vous pouvez ouvrir autant de fichiers d’archives dans Outlook en passant par le menu Fichier / Ouvrir / Fichier de données Outlook .

En lien avec cet article : Comment réparer un fichier d’archivage PST sous Outlook

16 Comments

  1. Bonjour,

    Oui, il est possible de créer des archives automatiques par dossier. Il faut pour cela paramétrer l’archivage pour ce dossier en effectuant un clic droit sur le dossier puis en sélectionnant « Archivage automatique ».
    Nous attirons votre attention sur le fait qu’il est possible de paramétrer un archivage global à la boite et que ce dernier pourrait entrer en conflit avec l’archivage spécifié par dossier. Nous vous préconisons donc de mettre en place soit l’archivage global à une boite ou bien l’archivage à un dossier ou sous-dossier.

    À bientôt sur DemainLeMail

  2. Bonjour,

    Est il possible de créer un fichier .pst par sous dossiers d’archivage. En clair au lieu d’avoir un seul sous-dossier archive d’en avoir 10 si on a classé ses mails dans 10 sous-dossier ???

    Merci d’avance

  3. Bonjour,

    Je dois créer une structure de pst du type :

    – PST
    – Sous dossier 1
    – Sous-Sous dossier 1.1
    – Sous-Sous dossier 1.2

    – Sous dossier 2
    – Sous-Sous dossier 2.1
    – Sous-Sous dossier 2.2

    J’ai une trentaines de sous-dossiers à créer avec chacun une dizaine de sous-sous dossiers.

    J’aimerais savoir s’il existe une méthode « automatisée » car le copier coller ne peut pas prendre en compte plusieurs sous-sous dossiers et avec les boutons c’est assez long…

    Merci pour vos réponses.

    C.

  4. Bonjour
    Il est conseillé en général de ne pas dépasser 750Mo de données par fichier d’archivage Outlook. Le nombre de fichiers d’archivage et surtout la taille des fichiers a effectivement un impact sur la lenteur d’Outlook et plus généralement sur votre système d’exploitation. Les OS tolèrent en général assez mal des fichiers de plus de 15Go par exemple.
    D’autre part, les nouvelles versions d’Outlook tolèrent mieux les fichiers d’archivage volumineux mais nécessite également plus de ressource machine.
    Nous vous conseillons effectivement de stocker par ailleurs vos fichiers d’archivage (qui ne sont pas consultés régulièrement) sur un autre support (disque externe ou CD par exemple).
    En restant à votre disposition,
    A bientôt sur DemainLeMail

  5. Bonjour,

    Lorsque j’archive manuellement mes mails, outlook, au bout de quelques minutes ne répond plus. Ensuite, une fenêtre m’annonce que le dossier Messages Personnels n’a pas été fermé correctement et ça me bloque Outlook pendant 30 minutes.
    Quelqu’un peut m’apporter une solution ?
    Quelle est la taille maximale à ne pas dépasser pour les dossiers d’archivages. Est ce que la taille des fichiers d’archivages a un impact sur la lenteur de Outlook ?
    Peut on stocker ailleur que dans Outlook les dossiers d’archivages pour alléger Outlook.
    Merci de vos réponses.

  6. mecr pour vos differentes informations car je rencontrais d’enormes difficultés au niveau de la creation de dossiers .pst

  7. Bonjour,Depuis votre client de messagerie Outlook, vous pouvez créer un nouveau fichier de données PST de la manière suivante :- Fichier / Nouveau / Fichier de données Outlook.
    – Choisir le type de fichier de dossier personnel,
    – Choisir l’emplacement de stockage puis le nom du fichier qui s’affichera dans la liste des dossiers,
    – Choisir un mot de passe protégeant le fichier (facultatif)
    – Valider par OKAttention cependant : vous ne pourrez pas supprimer les dossiers intitulés ‘Eléments supprimés’ ni le dossier de recherche. Ce sont des dossiers systèmes, indissociables de l’application Outlook.Bonne continuation’

  8. Je rajoute un commentaire le backup se créee pour les mails envoyé et la corbeille pas le reste …

  9. J’ai un soucis sur outlook 2003:
    J’active l’archivage automatique tout se passe correctement, je ferme outlook, je le relance et la l’archivage automatique est de nouveau désactivé 😡 Avez vous une solution ?
    D’avance merci et bonne journée 🙂

  10. Bonjour,
    Assurez vous que votre fichier est bien un pst, pour cela pour Windows XP dans « outils », « affichage », décochez « Masquer les extensions des fichiers dont le type est connu ».
    Cordialement,

  11. Bonjour,

    je viens de lire vos messages, mais ça ne résout pas mon problème : par erreur, j’ai effacé mon fichier archive.pst du dossier outlook et de la corbeille. j’ai réussi à le récupérer via recuva et l’ai replacé à sa place dans C/document and settings/user/local settings/application data/microsoft/outlook, mais quand je veux l’ajouter à mes fichiers de données outlook, il me répond que ce fichier n’est pas un fichier de données personnelles

    pouvez-vous m’aider SVP, j’ai besoin de mes archives car elles contiennent tous les adresses de mes clients

    merci d’avance

  12. Bonjour,
    Il n’est pas possible de créer une archive automatique regroupant des personnes spécifiques.
    Vous pouvez créer comme indiqué ci dessus un nouveau fichier archive, puis faire glisser les mails voulus dans le dossier créé. Vous pouvez également parametrer un filtre automatique (spécifiant les adresses) qui déplacerai le mail a la reception. Dans ce cas la, les « nouveaux mails » seront archivés directement.

  13. bonsoir
    kenza d’alger
    je voudrais savoir comment faire pour programmer l’archivage automatique de façon a ce qu’on regroupe un ensemble de personne
    exemple
    personne A ,personne B,personne c travaillent dans le même service j’aimerai créée un archivage qui me permet de recevoir leurs mails dans le même dossier .
    merci d’avance
    bonne réception

  14. Merci de votre réponse.

  15. Bonjour,

    Depuis votre client de messagerie Outlook, vous pouvez créer un nouveau fichier de données PST de la manière suivante :

    – Fichier / Nouveau / Fichier de données Outlook.
    – Choisir le type de fichier de dossier personnel,
    – Choisir l’emplacement de stockage puis le nom du fichier qui s’affichera dans la liste des dossiers,
    – Choisir un mot de passe protégeant le fichier (facultatif)
    – Valider par OK

    Attention cependant : vous ne pourrez pas supprimer les dossiers intitulés « Eléments supprimés » ni le dossier de recherche. Ce sont des dossiers systèmes, indissociables de l’application Outlook.

    Bonne continuation…

  16. Comment créer un fichier PST totalement vide, ou bien supprimer de la racine d’un fichier PST les dossiers créés par défaut: « éléments supprimés » et « dossiers de recherche »?

    Merci.

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