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Posted by on 10, Avr 2009 in Experts, Logiciels & Webmails, Messagerie | 0 comments

Comment optimiser sa messagerie afin de gagner en efficacité

Vous utilisez quotidiennement votre messagerie préférée , vous répondez à vos collaborateurs par messages électroniques interposés, tout en consultant et en mettant à jours vos contacts, pour finir par une synchronisation vers votre PDA . Le tout en passant son temps à supprimer les messages indésirables, et en tâchant de distinguer les mails importants des messages futiles.

Mais savez-vous utiliser efficacement tous ces outils?  Êtes-vous capable de vous organiser en conséquence? Voici quelques exemples de gestion de votre messagerie qui pourront vous aider au quotidien.

1. Filtrez efficacement vos messages

  • Personnalisez vos affichages ! Si vous recevez plus de 100 mails par jour et que vous campez devant votre PC pour les trier, alors commencez par exemple, par les faire apparaître selon un code couleur. Vous pouvez créer un affichage personnalisé qui affichera en rouge les messages qui vous sont adressés directement; et en bleu ceux dont vous êtes simplement en copie. Ainsi, vous traiterez les rouge en priorité et les bleu quand vous aurez le temps.
  • Créez des règles de messages ! Tous les messages ne doivent pas être gérés de la même manière. Certains devront être traités en priorité (clients, supérieurs hiérarchiques…) ou d’autres classés dans des dossiers. Pour cela, à vous de mettre en place des règles de traitement des messages selon vos propres critères. Ex: à réception d’un mail contenant le mot « Réunion », le déplacer dans le dossier « Réunion », ou bien placez vos lettres d’information dans un dossier prévu à cet effet…
  • Occupez vous de vos mails ! Ne jamais refermer un E-Mail sans l’avoir géré; vous devez y répondre ou le supprimer et sinon une fois traité, il sera classé dans le dossier prévu à cet effet. Réservez-vous des plages horaires pour gérer vos messages. Le matin, en arrivant au bureau par exemple…ou après la pause café du midi !
  • Créez des dossiers ! Adoptez votre propre système de rangement de vos messages en les déplaçant dans des dossiers. Ces déplacements pouvant être effectués manuellement par un cliquez-glisser ou par une règle automatique. Une fois votre journée achevée, votre boîte de réception doit être vide !
  • Nettoyez vos messages ! Les mails inutiles seront systématiquement supprimés, et les messages indésirables bloqués. (voir rubrique des Spams). Videz votre dossier « Messages supprimés ».
  • Pensez au trafic ! Limitez le nombre de vos destinataires lors de l’envoi d’un mail. Cela réduira un peu le trafic de messagerie. Évitez de demander des accusés de réception ou de lecture des messages à tous vas. Demandez à vos collègues d’éviter de vous mettre constamment en copie de leurs messages !
  • Protégez vous ! Ne vous inscrivez pas sur tous les sites Internet pour recevoir leurs dernières newsletters…et si c’est le cas, dés inscrivez-vous aux lettres d’informations que vous ne lisez plus.
  • Trop de mails tuent le mail ! Si les échanges de mails tournaient un jour à l’orage et en ping-pong, préférez l’usage du téléphone pour aborder le(s) problème(s) de vive voix ! De plus, si vous n’êtes qu’en copie d’un message, il est inutile d’y répondre. Préférez l’efficacité !

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2. Partez à la chasse aux SPAMS

  • Ne jamais répondre au spam ! C’est la première règle d’or. Même pour vous dés inscrire de leurs listes. Cela ne ferait qu’empirer les choses, et prouver aux robots coupables de ces envois que votre adresse mail est bien valide. Vous n’en recevriez que d’avantage de spams!
  • Ajoutez les à la liste de vos courriers indésirables! Tous les clients de messagerie possèdent cette fonctionnalité. Elle ne sera pas efficace à 100 % car les adresses des expéditeurs sont créées par les robots d’une manière aléatoire, mais cela allègera sensiblement leur diffusion.
  • Certains logiciels gratuits peuvent être utilisés pour faire le ménage entre les véritables messages et les spams. Ils sont facilement trouvables sur Internet. C’est le cas, par exemple, de SPYBOT. (téléchargeable gratuitement sur le site http://www.telecharger.fr )
  • Ne donnez JAMAIS votre adresse E-Mail professionnelle! Et ce lorsque vous vous inscrivez sur un formulaire internet. Créez une adresse sur un compte gratuit type G MAIL et utilisez plutôt cette adresse.

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3. Conservez vos messages importants

  • Evitez le drame ! Prémunissez-vous d’une panne informatique, du genre crash de votre disque dur ou suppression malencontreuse de vos mails…Enregistrez vos mails dans un fichier d’archivage (voir l’article « L’archivage de messages sous Outlook« ) et faîtes en une copie sur disque dur amovible (leur prix a considérablement baissé depuis quelques temps) ou sur clé USB. Vous pouvez également les envoyer sur votre adresse mail secondaire afin qu’ils soient toujours disponibles.
  • Archivez vos mails ! Et ce pour une double utilité : conserver vos messages à l’abri et surtout pour vider régulièrement votre boîte aux lettres de son contenu. Vous aurez ainsi de la place supplémentaire.

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4. Domptez votre agenda

  • Partagez votre agenda ! Donnez la possibilité à vos collaborateurs d’accéder à celui-ci. Attention cependant à la gestion des droits d’accès. Un droit en lecture seule vaut mieux qu’un accès complet. Vous pouvez également rendre privé un rendez vous afin que son contenu n’apparaisse pas aux yeux des autres lorsqu’ils consulteront votre agenda.

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Annexe

En marge de ces aspects traités, il existe sur Internet une charte de bonne conduite, appelée la « Netiquette » (ou RFC 1855). Les règles de bon usage de la messagerie (ainsi que d’autres aspects du Web) y sont abordés.

Voici quelques liens intéressants sur la Netiquette:

Netiquette – Wikipedia

La Netiquette – traduit en français

N-B : vous pouvez également contribuer à cet article en donnant vos conseils d’organisation d’après votre expérience. N’ hésitez pas ! A vos commentaires !

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