Consultable dans sa version originale sur le site officiel de l’évènement, l’abstract concernant son intervention :

Au cours de cette intervention, je vais, avec un peu de chance et d’aide de la part de l’audience, tenter de vous convaincre que vous devriez poursuivre la recherche comportementale sur l’email et persister à créer de meilleurs outils. Je tenterai d’initier cet “appel aux armes” en vous montrant les terribles et peut-être même catastrophiques échecs qui ont marqué ma carrière dans le domaine de la recherche sur l’email. “Si vous ne pouvez pas être un modèle de ce qu’il faut faire, soyez un modèle de ce qu’il ne faut pas faire !”. Les trois échecs-clés dont je vais vous faire part sont “rendre quelque chose invisible à l’utilisateur dans le cadre de la messagerie”, “le mystérieux, souvent évoqué, mais en réalité inexistant problème de surcharge par l’email” et “proposer aux utilisateurs une meilleure option” avec l’email. En gardant ces trois terribles désastres à l’esprit, j’argumenterai en faveur de la poursuite du noble combat (?) dans la bataille de l’email et de son effet sur les organisations.

« Il est temps de partir à votre rendez-vous de 15 heures, le trafic n’est pas très fluide sur le boulevard périphérique. » L’avatar qui vous assiste désormais dans votre quotidien bureautique s’est bien professionnalisé ces dernières années.

Il scrute vos courriers électroniques, identifie les plus importants, pré-inscrit les demandes de rendez-vous pertinentes dans votre agenda, vous relance si vous avez oublié de répondre, et détermine votre heure de départ en fonction de la durée réelle du trajet.

Kwaga montre la voie

C’est l’un des scénarios d’évolution imaginés par Philippe Laval pour sa start up Kwaga. Celle-ci sait déjà gérer les mails prioritaires de votre compte Google – ceux, par exemple, qui nécessitent une réponse – en se basant sur des technologies d’analyse linguistique. Reste à développer de nouvelles interfaces utilisateur.

Kwaga, soutenue par Oséo, est impliquée dans de nombreux projets, comme l’initiative Demain le mail. Et Philippe Laval n’est pas le seul à parier sur le fait que le courrier électronique restera incontournable dans les prochaines années, même si son rôle sera sans doute redéfini.

Des dirigeants de start up de l’autre côté de l’Atlantique misent aussi sur le développement des outils d’aide à la gestion des e-mails. Xobni (Inbox à l’envers) propose un plug-in pour Microsoft Outlook. Son approche a déjà séduit de nombreux investisseurs.

Cisco au capital de Xobni

En janvier 2009, la société a ainsi levé 7 millions de dollars supplémentaires lors d’un second tour de table. Elle compte désormais Cisco parmi ses actionnaires. Elle vient de faire parler d’elle récemment avec le lancement d’une version en boîte de son logiciel distribuée par des chaînes de magasins sur le territoire américain.

On pourrait citer également l’éditeur Gist, qui consolide dans une même interface les courriers électroniques, des billets de blogs et des tweets pour ensuite les hiérarchiser afin de simplifier les traitements. Ou encore les initiatives d’Etacts et de Rapportive.

Tous ces logiciels sont plus ou moins évolués dans le traitement du contenu des messages, mais ils ont un point commun : ils vont piocher de l’information dans les réseaux sociaux du type Linkedin. Loin de marginaliser le mail, les réseaux sociaux le conforte et lui apporte une touche relationnelle supplémentaire en affichant le profil et la photo de l’expéditeur.

Tribune publiée par le Journal du Net le 11/02/2010

Parmi les briques importantes du SI se distinguent la messagerie électronique, qui est désormais un moyen de communication incontournable. Les fonctions de cet outil, qui vont du simple échange de messages au partage d’informations, induisent la mise en œuvre d’environnements techniques des plus simples aux plus complexes.

Face aux coûts d’accès des solutions riches fonctionnellement, nombre d’entreprises utilisent un service basique, confié généralement à un prestataire télécoms (qui n’a, en fait, que rarement l’expertise de ces systèmes), alors qu’elles pourraient gagner à utiliser des fonctions avancées telles que les partages d’agenda, de tâches et de contacts ou encore la gestion documentaire. La messagerie est en effet un environnement particulièrement riche, si elle est utilisée au maximum de ses capacités. Il convient donc de bien mesurer cette donnée et de l’adapter à ses attentes particulières.

Élément sensible de la sécurité (attaques virales), mais aussi moyen de propagation d’informations non sollicitées (les fameux SPAMS), la messagerie demande des attentions particulières d’exploitation : mise à jour quotidienne de la sécurité, règle de gestion des pièces jointes, politique de filtrage, etc. La messagerie doit donc être hébergée et maintenue dans un environnement fortement sécurisé. Cette donnée est une composante centrale qui doit être prise en compte à tout moment. L’infrastructure doit intégrer une activité de surveillance anti-virus, une politique de gestion des pièces jointes, et un filtre anti-spam.  Enfin, la haute disponibilité est une donnée clé à intégrer dans les problématiques de messagerie.

Il est donc fondamental de bien gérer son environnement de messagerie, quelle que soit la configuration choisie :

- Le relais de messagerie, pour les entreprises possédant leur propre serveur de messagerie, sécurise les échanges entrants et sortants,
- Le simple compte de messagerie, accessible depuis un client en POP, IMAP ou Webmail,
- La messagerie d’entreprise, avec ses fonctions avancées de partage d’informations.

L’autre élément à prendre en compte est l’archivage de la messagerie. Avec l’évolution du mode d’échange, les contenus des messageries tendent à occuper une place de premier ordre dans le patrimoine numérique des entreprises. En effet, les mails stockés peuvent contenir des informations stratégiques : historique d’échanges, éléments transactionnels, contrats, etc.

Autant de données qu’il est inconcevable de ne pas protéger ni sauvegarder, au même titre que celles des documents traditionnels. La messagerie doit donc bénéficier d’un système d’archivage automatique.

La messagerie électronique demande donc une attention particulière afin d’être opérationnelle à tout moment. Dans ce contexte, force est de constater que les DSI recherchent aujourd’hui des solutions leur permettant de se prémunir des risques de dysfonctionnement. Parmi les solutions les plus fréquemment utilisées, l’on observe une forte poussée de l’externalisation des messageries auprès de structures spécialisées ; l’idée étant de ne pas avoir à s’occuper de la pérennité des infrastructures et de pouvoir bénéficier de toutes les fonctionnalités connexes à la messagerie traditionnelle.

Geoffroy de Lavenne, Directeurs des Opérations, Integra

Tribune publiée par le Journal du Net le 11/02/2010

Sélectionné par la DGCIS (Ministère de l’Économie), le consortium DLM 3.0, composé d’Alinto, Kwaga, le LIRIS et l’APCE, a pour objectif de créer les outils logiciels qui rendront au mail ses caractéristiques d’outil de productivité et notamment faciliteront le tri, l’organisation, le traitement et la gestion des emails.

La conception de ces logiciels sera guidée, d’une part, par une étude qualitative détaillée menée auprès d’utilisateurs et par l’analyse des usages en fonction de la nature des messages, d’autre part. Ce dernier volet sera piloté par la mise en œuvre de technologies sémantiques d’analyse du langage naturel.

Un des fondamentaux du consortium est d’améliorer l’utilisation du mail en entreprise, sans ajouter de nouveaux outils à ceux déjà en place. Les composants logiciels attendus seront intégrés, de façon transparente pour les utilisateurs, au système de gestion de mail en place.

Pour Gaëlle Recourcé, Directeur Scientifique de Kwaga : « L’utilisation du mail en entreprise a déjà fait l’objet de nombreuses études quantitatives qui démontrent la perte de productivité des utilisateurs, liée à l’explosion du volume des messages à traiter. Sans présumer des résultats de l’étude qualitative, un des axes sur lesquels l’analyse sémantique pourrait conduire nos travaux serait la suggestion de destinataires ou de VIP, basée sur les centres d’intérêt identifiés. La notion de communautés professionnelles pourrait s’enrichir en fonction du contenu des échanges. »

Jalons
Q1-Q2 2010 : Étude qualitative d’usage et définition des besoins
Q3 2010 – Q1 2011 : Expérimentation de prototypes de recherche pour résoudre les problèmes observés
Q2-Q4 2011 : Intégration et prototypage de l’ensemble des outils en une solution cohérente
Q1 2012 : Phase de validation : test et évaluation du système par les utilisateurs de la phase initiale d’étude

Résultats attendus
Étude quantitative détaillée des usages du mail en entreprise.
Solution logicielle packagée prête à être intégrée au système de gestion de mail existant.
Reversement des résultats obtenus sur chaque composant, en open source, à la communauté de recherche et notamment à la communauté UIMA qui travaille sur l’intégration des composants de traitement de la langue.

Pour Philippe Gilbert, Président Fondateur d’Alinto : « Nos clients font face à l’explosion des moyens de communication : courriels, messagerie instantanée et désormais réseaux sociaux. Grâce à la convergence, l’email est devenu le carrefour des échanges au sein de l’entreprise et notre objectif est de proposer aux entreprises des outils pragmatiques et simples qui s’intègrent à tous les environnements de travail : webmail, Outlook, PDA… En complément des technologies sémantiques que nous allons déployer, l’expérience que nous avons acquise en mettant en œuvre des systèmes de messagerie complexes au sein de nombreuses organisations confèrera aux travaux du consortium DLM 3.0, les exigences de sécurité et de confidentialité qui sont fondamentales pour les entreprises. »

Pour suivre le projet DLM 3.0 et contribuer à faire évoluer cette initiative : http://www.dlm30.com

Liste des projets retenus dans le cadre de l’Appel à Projet Web Innovant : http://www.telecom.gouv.fr/rubriques-menu/soutiens-financements/programmes-nationaux/volet-numerique-du-plan-relance/resultats-deux-appels-projets/liste-projets-retenus-web-innovant-2218.html

À propos d’Alinto

Créé en janvier 2000, Alinto est l’un des principaux éditeurs et opérateurs européens de messagerie collaborative et de communications unifiées. Alinto gère plus 4 000 domaines de messagerie professionnelle et plus d’un million et demi d’utilisateurs sur 5 pays.

Basé à Lyon et en Allemagne, Alinto s’appuie sur une équipe qui dispose d’une expertise dans la communication électronique depuis plus de quinze ans et conjugue une politique de recherche et développement soutenue avec un service client de haute qualité.

2010 marque les 10 ans de l’éditeur et opérateur de solutions de messagerie électronique qui a récemment reçu le prix spécial de l’innovation décerné par OSEO à l’occasion du Deloitte Technology Fast 50. Alinto s’est rapidement démarqué de par les choix stratégiques de ses fondateurs. L’innovation et la proximité ont permis de convaincre ses clients.

Avec une volonté d’innovation permanente, Alinto, fut l’un des premiers :
à concevoir une solution de messagerie sur le mode SaaS (Software as a Service),
à proposer un service d’accès à ses mails depuis un mobile en 2000,
à proposer des services de Messagerie Premium et des BAL 2 Go en Europe,
à faire lire un Agenda à un lapin (Nabaztag)…

Site web : http://www.alinto.com

Blog : http://www.demainlemail.com

À propos de Kwaga

Créé en 2008 par Philippe Laval (fondateur et ancien dirigeant de Sinequa) et une équipe d’experts et de managers expérimentés, Kwaga est l’éditeur d’un nouveau service qui rend aux utilisateurs le contrôle de leur boîte d’emails en leur en proposant des vues synthétiques et catégorisées par contenu.
Alors que les cadres sont confrontés à la surcharge de leurs messageries et perdent 20% de leur temps à gérer leurs messages emails, les utilisateurs de Kwaga gèrent mieux et plus vite leurs emails grâce à une technologie innovante de traitement du langage.
Fonctionnant aussi bien en Anglais qu’en Français et disponible pour les principaux clients de messagerie tels Gmail, Yahoo! Mail, Windows Live Hotmail, Outlook et Thunderbird, la solution Kwaga est actuellement en version bêta privée.
Incubé à Télécom ParisTech, Kwaga valorise la recherche publique à travers un partenariat avec Alpage INRIA/Paris 7. Lauréat 2009 du Concours national d’aide à la création d’entreprises de technologies innovantes du Ministère de l’Enseignement Supérieur et de la Recherche, Kwaga a également été lauréat du dernier Seedcamp Paris et est soutenu par le Centre Francilien de l’Innovation et Scientipôle Initiative.
Pour plus d’infos : www.kwaga.com.

À propos du LIRIS

Le LIRIS (Laboratoire d’InfoRmatique en Image et Systèmes d’information, CNRS UMR 5205,
http://liris.cnrs.fr/) est commun à l’INSA de Lyon, l’université Claude Bernard Lyon 1, l’Université Lumière Lyon 2, l’école Centrale de Lyon et le CNRS. Il comporte 92 enseignants chercheurs et 140 doctorants.
Il est structuré autour de deux départements : « Image » et « Données, Connaissances et Services ». Le département DCS est impliqué est composé de cinq équipes de recherche. Au sein de ce département, il s’agit de l’équipe Bases de Données (BD) qui prend part à ce projet. L’équipe BD regroupe 10 membres permanents (3 Professeur, 7 Maîtres de Conférences dont 1 Habilité à Diriger des Recherches) et 20 doctorants et 2 post doctorants. L’équipe centre ses activités sur trois thèmes :
Gestion des environnements dynamiques
Qualité, intégrité et disponibilité des données
Sécurité et confidentialité des données et des services

L’équipe BD a organisé le congrès international VLDB (http://www.vldb2009.org/) à Lyon en 2009. VLDB est la vitrine internationale de tout ce qui se fait de mieux en recherche et développement pour la gestion des données

Pour plus d’infos : http://liris.cnrs.fr/

À propos de l’APCE

L’Agence Pour la Création d’Entreprises est le partenaire “expérimentateur” compte tenu de son expérience dans la gestion de flux d’informations.
L’Agence pour la Création d’Entreprises est une association Loi 1901.

Créée en 1996 à l’initiative des pouvoirs publics, l’Agence pour la création d’entreprises intervient dans le processus d’aide à la création, à la transmission et au développement des entreprises :
- à la manière d’une agence d’informations au travers de son portail internet, de ses publications et de fiches pratiques, elle assure la triple mission de promouvoir l’esprit d’initiative, d’informer sur les mesures prises en faveur de la création-transmission d’entreprises et sur les dispositifs en place aux niveaux national et local, et d’orienter les entrepreneurs dans leurs démarches,
- en support technique des réseaux d’accompagnement et des collectivités territoriales pour leur apporter la formation et les outils d’une action de terrain de qualité,
- pour suivre l’évolution du processus de création d’entreprises, réaliser des études statistiques et des notes de conjoncture par secteur d’activité et bassin d’emplois, qualifier les attentes et les besoins en matière d’accompagnement,
- en réalisant toute mission ou étude et en donnant tout avis demandé par les pouvoirs publics, dans un cadre conventionnel.

Pour plus d’infos : http://www.apce.com

Menée auprès d’un panel de près de 5000 internautes résidents en France, Italie, Allemagne, Royaume-Uni et Espagne, ce rapport propose à la fois une photographie européenne et une analyse détaillée segmentée par pays des usages et comportements des internautes vis à vis de la messagerie électronique. Les résultats s’organisent autour des 3 axes suivants :

• Volume et profil d’utilisation des emails

• Rapport vis-à-vis des newsletters

• Utilisation des emails en situation de mobilité

Nous reviendrons très prochainement sur les résultats de cette enquête. En attendant, vous pouvez consulter le rapport dans son intégralité depuis le site web de ContactLab http://www.fr.contactlab.com/email-marketing-consumer-report

De tes mots de passe tu te souviendras.

Le nombre de fois où l’on saisit un mot de passe dans une journée peut être impressionnant. Petit résumé des mots de passe saisis en une journée.
Sitôt levé de bon matin et tout en déjeunant, vous consultez vos messages reçus sur votre site communautaire préféré. Premier mot de passe saisi. Puis vous validez votre nouvel abonnement  au pack Ciné de votre Box Internet. (vous aviez oublié d’effectuer cet abonnement hier soir.) Second mot de passe pour confirmer votre abonnement et votre identité. Vous terminez rapidement vos préparatifs de départ et filez prendre votre train régional. Mince…oublié d’acheter votre renouvellement de carte Oura ! après une attente certaine devant le guichet, Vous validez enfin votre achat par la saisie du code de votre CB…

Après 45 minutes de trajet, vous voici enfin arrivé devant votre ordinateur professionnel. Vous commencez par votre ouverture de session qui vous demande votre mot de passe. ( En plus, la politique de votre entreprise vous oblige à en changer tous les 2 mois. Ce qui est un bonne pratique de sécurité. ) Plus tard dans la matinée, vous vous connecterez à votre webmail préféré  (Alinto, Hotmail, Free…) qui vous demandera lui aussi votre code d’accès. Vous démarrez ensuite votre client de messagerie. Nouveau mot de passe saisi. ( Et oui…vous êtes sous Lotus Notes ! )

Midi. Enfin la pause déjeuner. Vous avez l’estomac dans les talons. Vous sortez dans le quartier vous acheter un casse croute sympa. saisie de votre Code CB au distributeur de billets. Retour de la pause déjeuner. Votre ordinateur était verrouillé (sage précaution en matière de sécurité) et vous saisissez de nouveau votre mot de passe (à l’exception des chanceux qui ont une reconnaissance par empreinte digitale….). L’après-midi s’enchaine mais de nouveaux codes sont demandés. En effet, vous venez de créer enfin votre compte personnel sur Twitter. Dilemme…quel mot de passe choisir ? Le même que sur Facebook ? Bah allez…ce sera plus simple. C’est d’ailleurs le même pour tous vos accès ! (webmails, sites communautaires, compte bancaire…) Puis votre mémoire est de nouveau sollicitée puisque le précieux sésame vous est demandé pour le remboursement de vos notes de frais, un autre pour rentrer dans le système d’approbation des factures, un troisième pour le système interne des suivis de projet…

Fin de journée et retour à la maison. C’était sans compter sur les factures et autres virements à effectuer ! Heureusement que vous bénéficiez de divers services bancaires en ligne. Vous saisissez de nouveau vos mots de passe pour accéder à votre compte bancaire et payer en ligne la facture d’eau. Vous essayez d’aller voir votre décompte de mutuelle et CPAM, les mots de passe sont imposés en envoyés par courrier pour simplifier le procédé. Vous terminez tranquillement la mise à jour de votre Blog personnel relatant vos vacances passées au camping des Flots Bleus et de son nouvel accès Wifi ( vous avez écrit un article la dessus, intitulé “Pas de vacances pour lesIphone” qui, pour vous authentifier, vous demande votre nom d’utilisateur et votre mot de passe.

En bref, dans votre journée, vous aurez saisi un minimum de 15 mot de passe. D’où l’importance de celui-ci, lorsque vous en maîtrisez la création et la modification.

…..

De sages précautions, tu prendras.

 La plupart du temps, les mots de passes créés par les utilisateurs ressemblent à la liste ci-dessous. A éviter ABSOLUMENT !

Un bon mot de passe, qu’est-ce que c’est ?

On peut dire qu’un mot de passe sera bon quand il exploitera pleinement toutes les possibilités de choix laissés à l’utilisateur, afin qu’il soit le plus difficile à retrouver par des outils automatisés. Un mot de passe est faible si son nombre de caractères est réduit.

Exemple : Sur un simple PC un outil de « craquage par force brute» mettrait environ 1 heure pour craquer un mot de passe de 8 caractères alphabétiques [A-Z]. Mais il faudrait environ 1 mois à ce même PC pour craquer un mot de passe de 10 caractères alphabétiques ou un mot de passe de 8 caractères alphanumériques [A-Za-z0-9].
On peut dire qu’aujourd’hui, un bon mot de passe comporte 10 caractères, composés de lettres en majuscules, minuscules, de chiffres et si possible de caractères spéciaux.

Comment créer un bon mot de passe ?

On peut retenir le fait qu’un bon mot de passe doit respecter les règles citées dans cet article, mais qu’il doit avant tout être facile à retenir. En effet, dans de nombreuses entreprises, les mots de passe imposés par les S.I sont tellement compliqués à retenir que bon nombre d’utilisateurs inscrivent leur précieux code sur un simple petit post-it, collé sous le clavier ou le bureau…
Il existe pourtant des moyens mnémotechniques pour fabriquer et retenir des mots de passe forts :

• 1 er exemple : la méthode phonétique.
  Utilisez les sons que forment les syllabes afin de créer une phrase facile à retenir. Par exemple, la phrase ” j’ai acheté du pain pour cent euros cet après-midi ” peut devenir ghtduP1%E7am
• 2nd exemple : la méthode des premières lettres
  Prenez par exemple une phrase comme le début d’une chanson, une citation…et gardez chaque 1ère lettre de chaque mot, en mélangeant minuscules et majuscules. Exemple : “Rien ne sert de courir, il faut partir à point.” peut devenir rNs2Cifp@.

Voici également quelques petites règles supplémentaires :

• Changer de mot de passe régulièrement. (une fois par mois par exemple)
• Bannir tout ce qu’il y a d’humain dans un mot de passe : il faut éviter d’utiliser un prénom en y ajoutant un chiffre.
• Evitez les séquences ou la répétition de caractères. « 12345678 », « 222222 », « abcdefg ».
• N’utilisez jamais votre identifiant de connexion.(ouverture de session de votre ordinateur, par exemple.)
• Ne pas utiliser de mot issu du dictionnaire : en effet, une des méthodes utilisées par les pirates est de tester une liste de mots d’un dictionnaire.
• Ne jamais utiliser le même mot de passe pour vos différents accès et reflechissez à des niveaux de sécurité (Facebook est sans doute moins stratégique que vos mails et ces derniers sont bien moins important que vos données bancaires).
• Testez votre nouveau mot de passe avec un testeur de mots de passe.
  http://www.alaide.com/outils_testmotdepasse.php
  http://www.microsoft.com/canada/fr/athome/security/privacy/password_checker.mspx

Et si j’oublie mon mot de passe ?

Des solution logicielles existent et vous permettront de gérer et de stocker vos mots de passe. Précieux voire indispensables si comme moi, au retour de vacances, vous en avez oublié quelques uns ! Voici 2 exemples de solutions logicielles:

• Roboform : gratuit et en français.
• Oubliette: gratuit et en français.

Liens & articles connexes :
Certa
http://www.certa.ssi.gouv.fr/site/CERTA-2005-INF-001/
Secinfo
http://www.secinfo.gouv.fr/autoformations/motdepasse/co/Mots_de_Passe_CH01_SCH02_U02.html
Microsoft
http://www.microsoft.com/canada/fr/athome/security/privacy/password.mspx
Echo 89
http://eco.rue89.com/2009/07/14/123456-ou-bien-azerty-lenfer-des-mots-de-passe

Pour Google, il est clair que sa volonté est de voir pousser comme des champignons ses petits Google Apps au sein des grandes entreprises. Après avoir proposé le plug-in de migration Outlook Google Apps Sync for Microsoft Outlook permettant de migrer les données stockées sur un serveur Microsoft Exchange, Google poursuit sa domination en s’intéressant maintenant au géant IBM. En effet, de multiples grandes entreprises ont choisies depuis fort longtemps au sein de leur S.I la messagerie Lotus Domino. S’attaquer cette fois à ces grands comptes peut se révéler fort payant pour Google. La firme a donc récemment publié un module de migration permettant aux données issues des bases documentaires Notes (agenda, mails, contacts…) de se retrouver dans les Google Apps. Cela représente tout de même la bagatelle d’environ 145 millions d’utilisateurs dans le monde…

Google Apps Migration for Lotus Notes devra tout d’abord être installée, paramétrée, par un administrateur de messagerie sur son serveur Domino. Celui ci devra alors créer une base documentaire propre à la migration, qui permettra normalement à l’utilisateur final de procéder simplement et d’une manière transparente à la migration de ses données afin que celles-ci se retrouve dans GMail. Il pourrait même continuer à utiliser son client de messagerie Lotus Notes pendant la migration.

Après Microsoft et son Exchange, c’est donc au tour d’IBM et son Lotus Domino d’être pris pour cible par Google. Mais le pari risque de ne pas être aussi simple. Surtout pour la récupération complète des données stoquées dans les bases documentaires de Lotus Notes.

Question : les données converties par le plug-in seront elles totalement exploitables ? (sections déroulantes, boutons, zones interactives, formatage des tableaux, images de fond, les fichiers joints de plus de 25 Mo ou les exécutables seront ils gardés ? )
Les entreprises seront elles prêtes à rejoindre le tout-en-un de Google ?

Selon IBM, Lotus Notes est supérieur aux Google Apps sur de nombreux critères. « Nous possédons une  réputation de longue date en termes de sécurité et de fiabilité et la majorité des grandes entreprises du monde entier nous font confiance. Et nous innovons également dans le Cloud Computing. » Google ne les inquiète donc pas.
A noter cependant que quelques grands comptes commencent à s’intéresser de près à une potentielle migration et ont abandonné Lotus Notes pour les Google Apps. C’est le cas, visiblement, de Valeo. Pour en savoir plus, consulter l’article de l‘Usine Nouvelle.

Un grand nom de perdu pour IBM France tout de même… Mais l’attachement des administrateurs à Notes étant plus fort que pour son concurrent historique, la partie sera peut être plus difficile pour Google

Sources :

http://www.zdnet.fr/actualites/internet/0,39020774,39702020,00.htm

http://pro.01net.com/editorial/504407/google-veut-recuperer-les-utilisateurs-de-lotus-notes/

http://pro.01net.com/editorial/503646/google-rectifie-son-plug-in-de-synchronisation-avec-outlook/

A l’heure de l’explosion des moyens de communication, ne pas se poser la légitime question de la valeur du patrimoine numérique apparaît impensable. Certains vecteurs de diffusion d’information apparaissent cependant plus stratégiques que d’autres. Courriels, SMS, messagerie électronique instantanée professionnelle sont autant de moyens complémentaires pour communiquer et échanger dans les entreprises. Mais tous ne sont pas aussi répandus et utilisés dans le cadre d’un échange rapide, informatif et rarement critique entre collaborateurs.

Le courriel, par exemple, se positionne comme un document stratégique qu’il est utile de sécuriser et de préserver. En effet, il est souvent un moyen privilégié pour envoyer des informations importantes ou encore initier des échanges à plusieurs. Ainsi, il est fréquemment conservé et s’inscrit dans les Top 3 des documents importants qui justifient d’un temps de vie relativement long. La messagerie est donc devenue le carrefour des échanges au sein de l’entreprise et de son environnement : fournisseurs, clients…

On notera également que l’évolution du cadre réglementaire et la valeur légale du courriel a largement contribué à positionner la messagerie électronique comme un canal de communication crédible et à valeur ajoutée. Par exemple, en cas de conflit, prouver sa bonne foi en présentant des échanges de mails est désormais possible. Industrialiser l’archivage des emails au sein de l’entreprise devrait donc devenir comme un projet stratégique.

Par exemple, l’archivage des courriels permettra de démontrer qu’une entreprise a bien reçu telle ou telle instruction du client. Archiver les courriels d’une société est aussi un moyen de se conformer strictement aux obligations réglementaires en vigueur dans les différents secteurs d’activité. Au-delà des éléments réglementaires et juridiques, l’archivage de mails peut permettre de ne pas créer de rupture d’exploitation. En effet, imaginons l’embarras d’un collaborateur qui viendrait à perdre les données de sa messagerie électronique qu’il n’aurait pas sauvegardées ni archivées…

A titre d’exemple, la législation allemande – la GDPdU – impose désormais la conservation pendant 10 ans dès lors qu’il s’agit d’échanges relatifs à l’activité économique de la société.

Archiver son patrimoine numérique et notamment ses emails est donc une priorité pour les entreprises. Ces dernières semblent aujourd’hui prendre conscience de la nécessité de déployer des solutions leur permettant d’archiver automatiquement l’intégralité des messageries de leurs collaborateurs. Ces chantiers d’envergure, historiquement cantonnés dans les sphères des DSI des grands groupes, semblent désormais occuper une place de choix dans les investissements informatiques des PME.

On notera que cela s’explique largement par l’évangélisation faite par les éditeurs de technologies permettant de sauvegarder les mails mais également par le travail réalisé par la communauté juridique sur la valeur de l’archivage numérique. Enfin, l’un des éléments expliquant la forte croissance des processus d’archivage dans l’entreprise s’explique par l’intégration des prestations d’archivage dans les offres des spécialistes en externalisation et en hébergement qui proposent ces services dans les packages commercialisés à leurs clients.

Le courriel a donc une valeur importante pour les entreprises. Ces dernières commencent à prendre la mesure de ce constat et à assurer leur patrimoine numérique en archivant le contenu de leur messagerie. Il ne leur restera qu’à déployer les outils pour organiser et facilement retrouver les informations.

Lien : http://www.demainlemail.com/guides/tout-ce-que-vous-avez-toujours-voulu-savoir-sur-le-spam/

La version Exchange n’est pour le moment disponible qu’en version x64 comme la version précédente.

Au menu du jour, Microsoft annonce plusieurs nouvelles fonctionnalités dont voici les principales:

• Déplacement de Boites aux lettres : Il est désormais possible de déplacer des boites aux lettres alors que l’utilisateur est connecté.
• Archivage: Nouvelle fonctionnalité intégrée d’archivage centralisé des messages, et non plus seulement en local sur le poste client
• Call Answering Rules: Personnalisation du menu call-routing avec Exchange voice mail,
• Réplication des bases : meilleure tolérance de panne puisque cette version possède Database Availability Group (DAG), qui permet la réplication des bases de données entre différents serveurs de boîtes aux lettres,
• Performance: Amélioration de la performance avec les disques SATA,
• Délégation de l’administration: un administrateur pourra autoriser un groupe (ex: les ressources humaines) à effectuer certaines manipulations, comme de créer une boîte aux lettres suite à un recrutement. Une délégation vers l’utilisateur pourra également exister, lui permettant par exemple la création de groupes de discussion au travers d’une interface Web.

Exchange 2010 sera accompagné d’un nouveau client de messagerie Outlook. Les principales nouveautés d’Outlook 2010 seront les suivantes:

• la gestion de l’information: ajout de nouveaux filtres de messages, assistant personnel permettant de créer des règles autour de la messagerie vocale. Cette fonctionnalité pourra router les appels différemment selon ses propres critères.
• Voice Mail Preview: permet à l’utilisateur d’avoir un aperçu textuel d’un email avec voix (Voice Mail) directement dans Outlook,
• la collaboration: partage de calendriers en externe,
• MailTips: permet d’avertir l’utilisateur lorsqu’il envoi un email à une large liste de diffusion,
• Outlook Live: c’est la nouvelle interface de OWA. (Outlook Web Access)
• Ignore Conversation: un Bouton « e-mail mute » permettant à un utilisateur de réduire le nombre d’emails non désirés,
• Conversation View: Une fonctionnalité permettant de regrouper tous les emails d’une conversation dans un seul espace permettant ainsi de mieux suivre le fil de la conversation,
• Les Archives Online: terminé le cauchemar des PST, malgré le fait que l’utilisateur possèdera toujours la possibilité d’archiver ses messages en local. C’est en quelque sorte une boite aux lettres secondaire qui est accessible via OWA et Outlook.

Arrêtons nous quelques instants et digérons ce lot de nouveautés.
Tout d’abord, au vue de la configuration requise (4 GO RAM sur serveur, 200 MO espace disque, 500 MO pour chaque pack de langue, 5 MO mini par boite,…) , et de l’archivage des messages directement sur le serveur il faudra compter sur des disques de plus grande capacité.
Quel sera le coût global d’une migration et de l’investissement pour une entreprise ? Sera t’elle prête à engager des frais de formation pour ses administrateurs ?
Ce sera en mai que les conditions tarifaires et le prix des licences pour Exchange 2010 seront connues. A suivre, donc !