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Posted by on 2, Sep 2015 in A la une, Archivage, Messagerie, Sécurité | 1 comment

L’archivage : concept, législation et solutions !

L’archivage : concept, législation et solutions !

On entend souvent parler d’archivage des données et des enjeux que ça représente pour une entreprise. Quand le règne du papier dominait encore notre manière de travailler, les archives prenaient de la place, et étaient stockées une fois le document traité et le dossier clos. Aujourd’hui à l’ère du numérique, les documents sont archivés, dès leur création et ils sont enrichis d’informations au fur et à mesure de leur cycle de vie.

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Posted by on 23, Jan 2015 in Archivage, Logiciels & Webmails, Messagerie, Non classé | 0 comments

Trucs et astuces pour une meilleure utilisation d’Outlook – Partie 2 :  messagerie unifiée

Trucs et astuces pour une meilleure utilisation d’Outlook – Partie 2 : messagerie unifiée

Chose promis, chose due : voici la suite de notre « inventaire » des fonctionnalités Outlook. Cette fois-ci, nous verrons comment personnaliser et optimiser votre utilisation de ce client de messagerie. Parce qu’un outil qu’on connait bien, est un outil dont on se sert mieux !

Accrochez-vous, parce qu’une fois en possession de ce savoir : vous serez d’une efficacité redoutable. Prenez note, c’est parti pour le 2e volet !

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Posted by on 30, Juin 2010 in Archivage | 0 comments

Où en est l’archivage électronique en France aujourd’hui?

Archiver des documents électroniques correspond à l’idée de pérennité de l’information avec la possibilité de la restituer intègre et fidèle, c’est à dire identique en tout point à celle de son origine. Cette opération visant à conserver des informations ayant une valeur probatoire ou des effets juridiques concerne toutes les personnes juridiques sans exception, selon le JournalduNet.

Un regard sur le marché européen et les études des éditeurs et des cabinets d’analyse tels qu’IDC et Radicati montrent que le retard français pour les solutions d’archivage électronique peut être évalué à 2 ans.

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Posted by on 5, Mar 2010 in Archivage, Experts | 0 comments

La messagerie électronique : centre névralgique des entreprises (par Geoffroy de Lavenne)

article-jdn-11-02-2010Tribune publiée par le Journal du Net le 11/02/2010

Parmi les briques importantes du SI se distinguent la messagerie électronique, qui est désormais un moyen de communication incontournable. Les fonctions de cet outil, qui vont du simple échange de messages au partage d’informations, induisent la mise en œuvre d’environnements techniques des plus simples aux plus complexes.

Face aux coûts d’accès des solutions riches fonctionnellement, nombre d’entreprises utilisent un service basique, confié généralement à un prestataire télécoms (qui n’a, en fait, que rarement l’expertise de ces systèmes), alors qu’elles pourraient gagner à utiliser des fonctions avancées telles que les partages d’agenda, de tâches et de contacts ou encore la gestion documentaire. La messagerie est en effet un environnement particulièrement riche, si elle est utilisée au maximum de ses capacités. Il convient donc de bien mesurer cette donnée et de l’adapter à ses attentes particulières.

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Posted by on 20, Juil 2009 in Archivage, Business | 0 comments

Le bulletin de salaire par email, c’est désormais possible

Depuis la promulgation le 13 mai 2009 de la « loi de simplification et de clarification du droit et d’allègement des procédures », le e- bulletin de paie est devenu légal.

Article 26
Le code du travail est ainsi modifié :
1° Après la première phrase du premier alinéa de l’article L. 3243-2, il est inséré une phrase ainsi rédigée :
« Avec l’accord du salarié concerné, cette remise peut être effectuée sous forme électronique, dans des conditions de nature à garantir l’intégrité des données.»
2° A l’article L. 3243-4, après les mots : « des salariés », sont insérés les mots : « ou les bulletins de paie remis aux salariés sous forme électronique ».

Simplification des processus, facilité d’archivage, gain de place et diminution des coûts de traitement sont quelques uns des arguments en faveur de la dématérialisation du bulletin de paie.
Jusqu’alors l’employeur était autorisé à remettre à ses salariés ce précieux document par courrier postal ou directement en main propre. Aujourd’hui, il a désormais la possibilité de l’envoyer par email, avec l’accord préalable de ses salariés.

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Posted by on 2, Juil 2009 in Archivage, Experts | 0 comments

La nécessaire valorisation du courriel professionnel

À l’heure de l’explosion des moyens de communication, ne pas se poser la légitime question de la valeur du patrimoine numérique apparaît impensable. Certains vecteurs de diffusion d’information apparaissent cependant plus stratégiques que d’autres. Courriels, SMS, messagerie électronique instantanée professionnelle sont autant de moyens complémentaires pour communiquer et échanger dans les entreprises. Mais tous ne sont pas aussi répandus et utilisés dans le cadre d’un échange rapide, informatif et rarement critique entre collaborateurs.

Le courriel, par exemple, se positionne comme un document stratégique qu’il est utile de sécuriser et de préserver. En effet, il est souvent un moyen privilégié pour envoyer des informations importantes

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Posted by on 30, Mar 2009 in Archivage, Autour du mail, Sécurité | 0 comments

Votre entreprise fait-elle partie des 46% à ne pas envisager de solution d’archivage de messagerie ?

Markess International a interrogé 210 entreprises et administrations françaises au cours du 1er trimsetre 2009 à propos de l’archivage d’e-mails :

-> rien de prévu : 36 %
-> en projet d’ici à 2011 : 22%
-> solution d’archivage utilisée : 14%
-> en projet au delà de 2011 : 10%
-> en cours de mise en place : 8%
-> ne sait pas : 10%

Bien qu’une majorité est déjà équipée ou l’envisage sérieusement, les entreprises françaises ne semblent guère préoccuper par la gestion et le stockage de leurs messages électroniques. Pourtant, les bénéfices liés à la mise en place d’une telle politique sont multiples : réduction des coûts de stockage, sécurisation des emails relatifs à l’activité économique de l’entreprise, conservation du patrimoine informationnel, etc.

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Posted by on 12, Jan 2009 in Archivage, Logiciels & Webmails, Messagerie | 0 comments

Comment archiver ses messages depuis Outlook ?

Un guide pour archiver ses messages sous le client de messagerie Outlook est désormais disponible sur notre blog. Pour le consulter, voici le lien: archiver ses messages sous Outlook

Vous y trouverez de l’aide pour créer votre fichier d’archive, l’organiser, et même le réparer en cas de problème.

En lien avec cet article : Archivage et messagerie pro font bon ménage

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Posted by on 8, Jan 2009 in Archivage, Messagerie | 0 comments

Archivage & messagerie pro font bon ménage

La messagerie électronique est un pôle de communication majeure et indispensable pour l’entreprise, ceci est un fait. Le flux d’informations transmis via cet outil ne cesse de croître et vient même devancer les classiques échanges papiers . Rapidité de transmission, coût minime, etc. ses avantages ne sont plus à démontrer.

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Posted by on 7, Nov 2008 in Archivage, Autour du mail | 0 comments

L’archivage des emails, une pratique encore négligée ?

C’est par les résultats d’une enquête menée, en milieu professionnel, auprès de 260 personnes qu’un des spécialistes de l’archivage des emails, GFT inboxx, dévoile des chiffres surprenants. L’entreprise allemande nous dit ainsi que :

  • Plus de 75% des salariés disent n’avoir reçu aucune consigne portant sur l’archivage des emails ou leur conservation dans un cadre professionnel.

  • Les directives communes de conformité et de légalité ne sont pas respectées. Plus d’un tiers des salariés ont perdu d’importants documents électroniques, sans jamais les avoir retrouvés.

  • les habitudes des utilisateurs ajoutent une contrainte inutile sur les serveurs de messagerie et les capacités de stockage – 41% des salariés laissent leurs fichiers attachés à des emails et près de la moitié seulement ont une limite de capacité liée à leur boîte mail

  • Les utilisateurs trouvent l’archivage complexe et laborieux et tireraient bénéfice d’une approche unifiée à l’archivage

Pour Juergen Obermann, CEO de la société GFT inboxx, les résultats du rapport ne peuvent amener qu’à deux hypothèses. Selon lui :  « soit les entreprises ont gardé une approche laxiste dans le stockage de l’information et la gestion des emails, soit elles ont échoué à communiquer les règles à leurs employés. Ce qui, par conséquent, se répercute sur le contrôle de l’utilisation de l’email par le personnel et sur celui du stockage de l’information potentiellement critique. »

« Dans un contexte actuel de conformité aux cultures d’entreprise, il est impensable que plus de la moitié des personnes interrogées pense qu’il n’y a aucune politique de messagerie en place ou qu’elle n’en ait pas connaissance », poursuit Obermann. Il s’étonne d’ailleurs que seulement la moitié des personnes ait une boîte à l’espace de stockage limité.

Selon lui, « la crise des crédits va obliger à repenser entièrement les budgets des entreprises pour l’année à venir. Alors que la gestion de l’email et celle du stockage de l’information ont toujours été le souci des départements informatiques, la réduction inévitable des budgets va les forcer à repenser les pratiques courantes de l’email en entreprise. L’archivage est la clef de cette équation qui permettra à des organismes de reprendre le contrôle de leurs systèmes, tout en réduisant les dépenses de stockage. »

On pourrait arguer que Monsieur Obermann semble prêcher un peu pour sa paroisse. D’autant que le nombre des sondés semble particulièrement faible pour espérer être suffisamment représentatif. Néanmoins, les dernières paroles transmises comme conclusion de l’enquête sont loin d’être inintéressantes.

La question de l’archivage de ces documents se fait de plus en plus pressante. Surtout à l’heure de la progression des messageries en ligne.L’utilisation de l’email dans les échanges professionnels et tout ce que cela peut comporter de confidentiel est en hausse. Il est indéniable que les solutions d’archivage proposées aux professionnels sont là pour combler un manque évident, ou une faiblesse de gestion avérée, dans le domaine.

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