Pages Menu
TwitterRssFacebook
Categories Menu

Posted by on 23, Jan 2015 in Archivage, Logiciels & Webmails, Messagerie, Non classé | 0 comments

Trucs et astuces pour une meilleure utilisation d’Outlook – Partie 2 :  messagerie unifiée

Trucs et astuces pour une meilleure utilisation d’Outlook – Partie 2 : messagerie unifiée

Chose promis, chose due : voici la suite de notre « inventaire » des fonctionnalités Outlook. Cette fois-ci, nous verrons comment personnaliser et optimiser votre utilisation de ce client de messagerie. Parce qu’un outil qu’on connait bien, est un outil dont on se sert mieux !

Accrochez-vous, parce qu’une fois en possession de ce savoir : vous serez d’une efficacité redoutable. Prenez note, c’est parti pour le 2e volet !
(Cliquez sur les images pour les agrandir)

 

Les contacts

Créez-vous une liste de contacts

créer-une-liste-de-contact1

Créer facilement des listes de contacts sur Outlook

Dans le ruban accueil, cliquez sur Nouveaux éléments > Autres éléments > Groupe de contacts puis ensuite, libre à vous de mettre qui vous voulez dedans. Votre service, vos collègues qui aiment déjeuner au restaurant, ou juste vos boss, donnez-lui un nom, et voilà vous gagner un peu de temps.

 

Agenda

Importer Gmail dans Outlook

ajouter-un-calendrier-gmail

Importer son agenda Gmail dans Outlook

Afin d’avoir tous vos événements sous les yeux sans jongler entre les applications vous pouvez intégrer votre agenda Gmail à Outlook. Allez dans votre agenda Gmail : Mes agendas > Votre agenda > Paramètre de cet agenda. Copiez alors l’adresse URL Ical. Rendez-vous dans votre agenda Outlook : Fichier > Paramètres du compte > Calendrier Internet > Nouveau. Et vous n’avez plus qu’à coller l’URL.

NB : vous ne pourrez pas le modifier via Outlook, juste le consulter.

 

Messagerie unifiée

Envoyez des documents depuis Word

envoyer-un-word

Envoyer un document via Outlook directement depuis Microsoft Word

Vous terminez cet important document que vous devez envoyer au plus vite ? Plutôt que d’ouvrir Outlook, dans Word ouvrez Fichier puis cliquez sur enregistrer et envoyer (Outlook 2010) pour Outlook 2013, ça se passe dans Partager > Courrier électronique > Pièce jointe. Choisissez votre format puis il devient automatiquement la pièce jointe de votre mail Outlook. Finissez votre mail et envoyez.
Notez que cette astuce fonctionne également avec Excel et Powerpoint.

 

Envoyez des documents depuis votre ordinateur

envoyer-directement-depuis-le-bureau

Envoyer des fichiers directement depuis le bureau

Depuis votre ordinateur, faites un clic droit sur le fichier à envoyer sélectionnez Envoyez vers > Destinataire. Pas besoin d’ouvrir Outlook pour cela, le mail se créer automatiquement avec votre fichier en pièce jointe.

 

Enregistrer un événement à partir d’un email

créer-un-événement-depuis-un-mail

Transformer un mail en événement depuis la boîte de réception Outlook

Oubliez le copier-coller de votre email dans l’agenda. Faites simplement glisser votre email sur l’onglet calendrier sur la colonne de gauche (Outlook 2010) ou dans la barre de menu en bas (Outlook 2013). Ne vous reste plus qu’à choisir l’heure et la date.

 

Créer des post-it dans Outlook

faire-des-notes

Créer des Post-It dans Outlook

Plutôt que d’encombrer votre bureau avec d’innombrables notes colorées, laissez-les dans votre messagerie. Tapez ctrl +5 ou cliquez sur « Notes » l’icône situé tout en bas de la partie gauche de l’écran (Outlook 2010), ou sur les « … » dans la barre de menu en bas (Outlook 2013), puis sur Notes. À vous de choisir ensuite votre mode de classement (chronologique, couleurs, services…).

 

Astuces Outlook

Personnalisez votre barre d’accès rapide

personnaliser-sa-barre-des-taches

Personnaliser sa barre des tâches Outlook

La barre d’accès rapide, c’est l’étroite bande située tout en haut d’Outlook et comprenant quelques petites icônes.En cliquant sur la petite flèche située dans cette barre, vous pourrez choisir les raccourcis que vous souhaitez voir. Fini le temps perdu à chercher dans les dossiers et sous dossiers, à vous la rapidité d’accès et d’impression par exemple !

 

Gérez plusieurs boîtes mails

ajouter-des-comptes

Gérer plusieurs comptes depuis le seul client lourd Outlook

Regroupez en une seule interface vos différentes boîtes. Rendez-vous dans Fichier > Informations > Ajouter un compte. Il ne vous reste plus qu’à entrer les noms, adresse et mot de passe du compte concerné. Vous aurez accès à votre boîte professionnelle, mais aussi personnelle ou informelle.

 

Les raccourcis clavier

raccourci-clavier

Utiliser les raccourcis clavier Outlook

Encore un moyen de se simplifier la vie. Quelques minutes pour les mémoriser. C’est au final un temps fou de gagner sur votre journée. Voici les principaux :
Ctrl+R : Répondre
Ctrl +MAJ+R : Répondre à tous
Ctrl+F : Transférer
Ctrl+Entrée : Envoyer
Ctrl+N : Nouveau message
Ctrl+P : Imprimer
Retrouvez les tous ici (pour Outlook 2010).

 

Personnaliser ses raccourcis clavier

créer-des-raccourcis-clavier

Créer ses propres raccourcis clavier

Si malgré tous ces raccourcis, vous ne vous y faites pas, pas de panique ! Créez vos propres raccourcis. Vous pouvez créer un raccourci pour ouvrir un nouveau message destiné à votre boss, ou transférer directement un mail en pièce jointe, voire même inviter à une réunion. Cliquer sur Créer, dans le menu Actions rapides situé dans l’onglet Accueil d’Outlook.

 

Personnalisez l’affichage de votre boîte de réception

personnaliser-son-affichage

Personnaliser l’affichage de votre boîte de réception Outlook

Si vous parcourez l’onglet Affichage, vous trouverez peut être un format de boîte de réception plus en adéquation avec vos besoins. Préférez-vous une organisation horizontale, verticale ? Les messages doivent-ils être classés par dates ? Quelles places pour le calendrier et les tâches ? Autant de choses paramétrables qui vous faciliteront la vie.

Alors ? Pratique, n’est-ce pas ? Si vous avez d’autres astuces dans votre manche, n’hésitez pas à nous en faire part dans les commentaires !

Source : Le journal du Net

 

Post a Reply

Votre adresse de messagerie ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *