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Posted by on 14, Jan 2015 in A la une, Autour du mail, Messagerie, Non classé | 2 comments

Trucs et astuces pour une meilleure utilisation d’Outlook – Partie 1 : l’email

Trucs et astuces pour une meilleure utilisation d’Outlook – Partie 1 : l’email

Vous revenez tout juste de vacances. La nouvelle année est bien là et avec elle une pile de messages effroyables ? Qu’à cela ne tienne, Demain le Mail vous donne trucs et astuces pour une utilisation plus efficace d’Outlook !

Accrochez-vous, parce qu’une fois en possession de ce savoir : vous serez d’une efficacité redoutable. Prenez note, c’est parti !
(Cliquez sur les images pour les agrandir)

 

Partie 1 : l’email

Osez la couleur !

Changer les couleurs d'un mail en fonction du destinataire outlook

Changer les couleurs d’un mail en fonction du destinataire sur Outlook

Pour trouver facilement qui vous écrit en un seul coup d’œil, attribuez– des couleurs aux destinataires. Votre boss en vert, vos collaborateurs de projet en bleu. Allez dans Affichage > Paramètres d’affichage > Mise en forme conditionnelle. Vous pourrez donner une apparence particulière aux messages de certains destinataires selon vos critères (couleur, typo, taille…).

 

Le mode conversation

Activer le mode conversation de vos messages Outlook

Activer le mode conversation de vos messages Outlook

Comme chez Gmail, vous pouvez activer le mode conversation pour avoir tous les historiques de messages envoyés dans un seul. Cochez la case « Afficher en tant que conversation» dans le ruban Affichage. L’affichage peut s’appliquer à tous ou un seul de vos dossiers.

 

L’accusé de réception

Paramétrer les accusés de lecture et de réception sur Outlook

Paramétrer les accusés de lecture et de réception sur Outlook

Savoir si votre destinataire a bien reçu votre message peut être très utile, mais savoir s’il la bien lu, peut l’être encore plus. Lors de l’écriture de votre message rendez-vous dans Option et cocher les cases « Demander un accusé de réception» et/ou « Demander un accusé de lecture ». Pour faire ceci sur tous vos mails allez dans Fichier > Options > Courrier puis dans Suivi sélectionnez « Accusé de réception et/ou confirmation de lecture ».

 

Transférer en un seul clic

Transférer un message Outlook en un seul clic

Transférer un message Outlook en un seul clic

Vous venez de recevoir cet important message que vous devez transférer à votre supérieur ? Pas la peine, de cliquer sur transférer, puis choisir le contact, puis envoyez. Faites un simple clic droit sur le mail, choisissez Action rapide > Au responsable. La première fois paramétrer simplement l’adresse de la personne et voilà !

 

Les dossiers favoris

Créer et classer ses dossiers en favori sur Outlook

Créer et classer ses dossiers en favori sur Outlook

Au quotidien vous piochez et ouvrez plus ou moins les mêmes dossiers. Pour les retrouver encore plus vite, faites un clic droit sur le dossier de votre choix puis faites « Ajouter dans les favoris ». Votre dossier se retrouve automatiquement en tout haut de la colonne de gauche  et est donc plus facilement accessible.

 

Signature automatique, l’automatisme

Créer et gérer plusieurs signatures de mails Outlook

Créer et gérer plusieurs signatures de mails Outlook

Dans votre travail, il peut être vraiment bénéfique pour vous d’avoir une signature électronique. Ça fait plus « professionnel », alors direction l’onglet Fichier > Options > Signatures. Détaillez les coordonnées que vous souhaitez mettre en place : police d’écriture, taille, couleur, lien… même une image, (par exemple le logo de votre entreprise). Notez, que vous pouvez vous faire des signatures différentes à adresser l’une à vos collaborateurs et l’autre à vos clients par exemple. Pour choisir la bonne signature au moment de l’envoi : faites un clic droit sur la signature par défaut et choisissez celle qu’il vous faut.

 

Renvoyez un message sans avoir à le réécrire

Renvoyer simplement un message sans le copier-coller dans Outlook

Renvoyer simplement un message sans le copier-coller dans Outlook

Voilà qui est ô combien pratique ! Un collaborateur vous demande de lui renvoyer un message qu’il a perdu. Sans le copier-coller rouvrez votre mail, et dans la partie Déplacer de l’onglet Message, cliquez sur Actions puis sur Renvoyer ce message.

 

Enregistrer des emails comme modèle

Créer des modèles de messages dans Outlook

Créer des modèles de messages dans Outlook

Vous envoyez souvent le même message, et devez à chaque fois le réécrire ? Voici une époque révolue. Une fois votre message écrit, enregistrez-le au format « Modèle Outlook » (Fichier puis Enregistrer sous ou bien Ctrl+S). Lorsque vous en aurez besoin rendez-vous dans Nouveaux éléments > Autres éléments > Choisir un formulaire. Vous trouverez tous vos modèles dans « Modèles » dans le fichier système. Encore un peu de temps de gagner !

 

Planifier vos envois de messages

Planifier l'envoi de mails, un geste simple pour gagner du temps grâce à Outlook

Planifier l’envoi de mails, un geste simple pour gagner du temps grâce à Outlook

Préparez vos emails et envoyez-les quand bon vous semble. Rédigez votre message et au lieu de l’envoyer, choisissez Options > Différer la livraison et notez l’heure et la date auxquelles votre message partira.

 

Traduire vos emails

Traduire des mails plus facilement

Traduire des mails plus facilement sur Outlook

Si vous avez des difficultés avec les langues étrangères à la lecture ou à la rédaction, sélectionnez l’extrait à traduire puis clic droit « Traduire » c’est aussi simple que ça. Cependant, faites attention, ces traductions sont automatiques, relisez-les ou faites les relire.

 

Classez automatiquement vos emails

Créer des règles de classement automatique des emails dans votre boîte de réception sur Outlook

Créer des règles de classement automatique des emails dans votre boîte de réception sur Outlook

Utilisez les règles pour rediriger automatiquement vos messages dans les dossiers souhaités, sans même qu’ils passent par la boîte de réception. Dans Accueil > Règles cliquez sur « Créer une règle ». Précisez les critères sélectifs (expéditeur, objet du mail, destinataires…) et vos mails seront ranger dans les dossiers souhaités, vous allègerez votre inbox.

 

Source : Journal du Net

2 Comments

  1. Bonjour,

    Certains outils proposent effectivement ce type de service.
    Cependant, nous avons besoin des informations suivantes : la liste des destinataires est-elle définie en avance ?

    A bientôt sur Demain Le Mail

  2. Bonjour,

    j’aimerais savoir s’il existe une façon d’envoyer toujours le même É-Mail à toute les mois au destinataires que l’on choisi ?

    merci

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