Pages Menu
TwitterRssFacebook
Categories Menu

Posted by on 5, Nov 2014 in A la une, Autour du mail, Messagerie | 1 comment

Demain sans le mail ? Un choix, ses alternatives !

Demain sans le mail ? Un choix, ses alternatives !

Demain le mail, c’est peut-être demain AVEC le mail, mais ça peut aussi devenir demain SANS le mail.

C’est le cas de cette entreprise basée à Las Vegas. Son dirigeant, Hunter Walk, a choisi de se débarrasser du mail. Non pas qu’il le déteste, mais il le trouve contraignant et franchement pas pratique.

Aujourd’hui les entreprises ont une culture du mail très forte. Leurs habitudes d’usages sont terribles, mais c’est assez commun comme tort. Il ne faut pas forcément les réparer, mais peut-être les faire évoluer. C’est ce que Hunter Walk a souhaité faire dans son équipe.

 

Il a banni l’email. Et ça se serait « très bien passé ! »

Pour être plus exact, ils n’ont pas vraiment arrêté l’envoi d’emails. Ils s’en servent pour le business extérieur. Mais il a remarqué que les collaborateurs réagissent positivement à ce virage.
L’email est utilisé dans des situations qui ne s’y prêtent pas forcément, voilà comment ils l’ont remplacé :

Interroger des personnes

L’email ne devrait pas être utilisé pour poser des questions aux gens. À qui incombe la responsabilité de vous rappeler de relancer ? Après combien de temps devrais-je répondre à un interlocuteur ? Il s’est créé une mauvaise habitude qui est de ne pas vraiment travailler tant qu’on n’a pas reçu de réponse.
Dans son entreprise, l’équipe d’Hunter se pose des questions différemment. Les outils utilisés sont différents en fonction de la réponse attendue : simple, multiple ? Destinée à plusieurs collaborateurs ? Une décision à déléguer ? Bloqué jusqu’à réponse ? Etc. Mais nous verrons ces outils un peu plus bas dans l’article.

Partager des informations

L’email ne devrait pas être utilisé pour partager de l’information. Surtout si l’on pense qu’il pourra être utile plus tard. Le système de recherche dans les boîtes de réception n’est pas optimal et ça peut vite devenir compliquer de retrouver un mail qui date de 6 mois !

1-eb2wpi-4HCjwt40T8G-iHQ Dans son entreprise, ils utilisent des outils comme Hackpad pour gérer les documents, le stockage des données, obtenir des feedbacks sur des informations qui ont besoin d’être partagées avec n’importe qui dans l’entreprise individuellement en ou groupe. L’avantage de ce logiciel c’est que l’on peut indiquer DANS le document les retours nécessaires.

Transférer des documents

dropbox

L’email ne devrait pas être utilisé pour transmettre des documents. La question du versionning se pose immédiatement. Les documents ne sont plus à jour, on ne sait plus qui a quelle version.
C’est vite le bazar.
Les logiciels les plus communément utilisés dans son entreprise sont Dropbox pour stocker des fichiers (nous conseillons toutefois une solution plus maitrisée en terme d’hébergement… et même qu’il y en a beaucoup), Slack pour se les partager et les commenter ou Trello pour les assigner à des tâches en particulier.

Obtenir un feedback

L’email ne devrait pas être utilisé non plus pour demander un retour (sur un document, une idée, du contenu, une stratégie…). On commence ici à vraiment comprendre la petite guerre que mène Hunter contre le mail. C’est vite le fouillis quand dans un mail à propos d’un retour, tout le monde y va de son avis.

Hackpad dont on parlait plus haut permet de partager et de collaborer autour des demandes de retours et de les incorporer directement dans le document. Et puisque tout le monde peut voir les commentaires, parfois des idées surprenantes prennent forme. L’intelligence collective commence. Les gens ne se définissent pas par leur poste, et donc des idées peuvent naître d’un autre service que le vôtre pour enrichir le sujet.

Les to do lists

Trello

L’email ne devrait pas être utilisé comme to do list. Votre travail devrait exister en dehors de votre boîte de réception. Toujours dans un souci d’organisation, un outil comme Trello vous permet de gérer les to do list en colonne « en cours », « en attente », « terminer ». Vous voyez donc en temps réel l’évolution de vos projets. L’avantage de cet outil, c’est que vous pouvez partager et attacher des documents à des tâches, assigner une tâche à des personnes… On visualise extrêmement bien les étapes d’un projet.

Les notifications

Slack

En fait, c’est là que l’email est vraiment nécessaire. C’est pourquoi dans son équipe, ses membres continuent de l’utiliser. De son côté, Hunter se sert de Slack (qu’on évoquait plus haut). Slack permet de chatter et partager des informations. Il a cette dimension « instantanée ».

Faire des rapports

L’email peut être utilisé pour faire des rapports plus « privé » sur l’avancement de votre travail auprès de collaborateurs extérieurs. Mais combien d’informations importantes se cachent dans ces discussions privées ?

Dans sa société ils se servent de Working On qui est un logiciel de partage d’avancement des tâches. Ce système est motivant. Comme sur un calendrier, tous les membres de l’entreprise ont accès aux progrès des différents services. C’est très pratique pour deux raisons. D’abord : on peut enclencher un rappel dès qu’une personne commence un projet, car on avait des éléments qui pouvaient l’aider. Et ensuite voir des collaborateurs être productifs sur une journée, est inspirant et ça donne envie de faire aussi bien.

Qui sait si nous sommes réellement prêts pour généraliser ce virage digital. Le mail est cher à notre cœur, et nous l’utilisons tous les jours. Il a cette dimension asynchrone que n’a pas le chat, et avec un peu d’organisation, c’est très tentant de tout gérer par mail.

En revanche pour ce qui est du travail collaboratif, certaines habitudes doivent être changées pour gagner en productivité. Aujourd’hui des outils très sympathiques existent alors que ce n’était pas le cas il y a encore 3 ou 4 ans. Soyez  toutefois vigilant aux solutions cloud (Trello, Dropbox, Google Docs) et de leur lieu d’hébergement qui n’est pas professionnellement « secure » et surtout faites attention au type de contenu que vous stockez sur ces plateformes, d’autres solutions existent il suffit de chercher un peu.

Et vous alors ? Seriez-vous tentés de négocier ce virage ? Dites-nous-le dans les commentaires !
À bientôt sur Demain le Mail

Source : Medium.com

1 Comment

  1. On devrait lancer une journée sans mail. A qui cela profiterait? Aux smartphones?

Post a Reply

Votre adresse de messagerie ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *