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Posted by on 17, Sep 2014 in A la une, Non classé | 0 comments

10 astuces pour gagner en productivité

10 astuces pour gagner en productivité

La rentrée se met doucement en marche. Vous pensez encore à vos vacances, au soleil, aux longues journées de tranquillité loin de l’agitation du bureau.

Mais voilà, comme toutes les bonnes choses ont une fin, il faut se remettre dans le bain.
Alors nous, chez Demain le Mail, nous vous donnons un petit coup de pouce pour gagner en productivité et devenir le champion de la reprise !

1/ Définissez vos PIT

Prenez un moment pour lister vos Plus Importantes Tâches à accomplir dans la semaine ou le mois et choisissez-en de 3 à 5 à accomplir dans la journée.

Vous pourrez alors vous concentrer sur un projet défini. Fini le sentiment d’être débordé, vous savez ce que vous avez à faire aujourd’hui, puis dans le reste de la semaine.

 

2/ Ne vous éparpillez pas

Nous vivons dans un monde sans cesse soumis aux distractions. Multiples écrans, multiples appareils, mais les scientifiques s’accordent à dire que nous ne sommes pas vraiment multitâches. Travailler sur une seule chose à la fois vous rendra plus rapide et surtout votre concentration ciblée sur un seul objectif diminuera votre propension à faire des erreurs.

 

3/ Créez-vous une routine matinale

Pour pas mal de personnes, établir des habitudes matinales et s’y tenir peut être un bon rituel pour commencer une journée. SI vous vous savez plus efficace après avoir fait un bon petit déjeuner et consulter les news de la veille, vous affecterez positivement votre journée.

 

4/ Réduisez votre flux d’informations

N’abandonnez pas toutes vos newsletters, vos réseaux sociaux, ou flux RSS, mais réduisez-les voire classez-les via quelques outils (comme Hootsuite ou Overgrah) du plus important au plus distrayant. En contrôlant vos flux d’informations, vous ne verrez que l’essentiel et ne perdrez plus de temps.

 

5/ Soyez succinct

Quand vous écrivez des mails : allez droit au but. Une bonne règle pour cela, limitez voter mails à 5 phrases ou moins. N’oubliez pas pour autant, les formules de politesse mais ce système vous fera assurément gagner du temps. Vous garderez les idées claires et votre interlocuteur aussi.

 

6/ Avancez sur des projets importants

Trouvez un moyen de prioriser vos missions les plus importantes. Faites-le tôt, pour ne pas vous retrouver à travailler dans l’urgence. On est toujours moins efficace dans l’urgence et c’est souvent là que les erreurs arrivent.

 

7/ Rayez, automatisez, déléguez

D’abord rayez tous les projets de votre liste dès que vous les terminez. Vous verrez vraiment votre to do diminuer. Déterminer quelles tâches peuvent être automatisées (technologiquement, ou avec des templates). Enfin surtout n’hésitez pas à en déléguer certaines qui ne nécessitent pas forcément votre implication personnelle.

 

8/ Déconnectez

L’internet est magique, mais il peut être chronophage. Si vous avez des difficultés à ne pas vous laisser distraire, travailler hors-ligne, ou aller travailler dans un endroit sans connexion internet pour forcer votre cibler votre concentration.

 

9/ Gardez le meilleur pour la fin.

Réalisez en premier ce que vous avez le moins envie de faire. Votre journée sera beaucoup plus légère si vous accomplissez ces tâches, elles ne pèseront plus sur votre to do et votre esprit.

Vous avez peut-être déjà entendu parler de la métaphore des gros cailloux. En remplissant un bocal avec des gros cailloux, puis en ajoutant du gravier, puis du sable, puis de l’eau : le bocal se trouve rempli. Comme une journée productive. Les gros cailloux représentent les taches importantes. En les accomplissant d’abord on trouve ensuite le temps de faire les tâches secondaires. Si on remplit le bocal en commençant par le sable puis le gravier, les cailloux ne rentreront plus.

 

10/ Mettez en place un rythme régulier

Si vraiment vous ne vous en sortez pas, (voilà ma petite astuce à moi), utilisez la technique du « pomodoro ». C’est une technique italienne de compartimentation du temps (utilisant le fameux minuteur en forme de tomate). Définissez une tâche, et réglez un pomodoro sur 25 minutes. Travailler jusqu’à ce que le minuteur sonne, prenez 5 minutes de pause et recommencez cela 3 fois. Tous les cycles de 4 pomodori prenez 20 min de pause. Productivité garantie : vous vous accordez du temps de repos mais vous avancez réellement dans votre travail.

 

Dans tous les cas, respirez, soufflez. Vous avez toutes les clés pour réussir, tout est juste une question d’organisation !

 

Sources : SlideShare (EN), le Blog des Assistantes

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