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Posted by on 27, Fév 2014 in A la une, Autour du mail, Etudes & Stats | 0 comments

Le mail, menace de surmenage ?

Le mail, menace de surmenage ?

Le mal du siècle sera-t-il le stress ?

C’est ce qu’on est en droit de se demander. Récemment Siemens et Total envisageaient d’interdire la consultation des emails en dehors des heures ouvrées. Afin de lutter contre le surmenage et le stress qui conduit dans certains cas au « burnout », les deux entreprises négocient actuellement avec leurs syndicats respectifs en vue de mettre en place cette mesure au printemps. De plus en plus de sociétés ont réalisé que remplacer un salarié victime d’un « burnout » est bien plus couteux que de se préoccuper de son bien-être. (Source : ZDnet)

La prise de conscience n’est pas nouvelle, fin 2011 c’était le constructeur automobile Volkswagen qui coupait l’accès aux serveurs BlackBerry en dehors des heures de travail.
C’est un fait établi que le stress est nuisible pour le travail et surtout pour la santé.

En 2012, 26 % des collabora­teurs en entreprise passaient plus d’une heure par jour à traiter leurs emails quand 59 % des salariés recevaient plus de 20 mails par jour. (Source : L’Express).  Le temps de traitement d’un mail est évalué à trois minutes plus une minute pour retourner à sa tâche. Les managers sont 70% à avouer ressentir une surcharge informationnelle qui nuit à leur activité.

Quelques solutions peuvent être mises en place pour gérer ce problème : former les salariés pour faire face à la gestion de la communication électro­nique et/ou utiliser un système complémentaire de gestion d’emails, ou voire même mettre en place un rythme de travail cadencé.

Le problème n’est pas tant le mail, mais plutôt notre approche utilisateur. Avec l’arrivée des techniques de communication instantanée tous les échanges électroniques prennent une dimension prioritaire.

Dans l’inconscient collectif, l’email nécessite une réactivité qui n’est pas toujours justifiée. Comme les personnes qui répondent immédiatement à un appel téléphonique en réunion, à table ou au volant. Or rien ne sanctionne de reporter une réponse, votre interlocuteur pourra vous attendre 15 min. Sachez repérer les urgences des messages qui peuvent attendre et priorisez votre travail.

Les formations présentent donc un attrait par la méthodologie qui est apprise. Mais au vu de ces chiffres, les solutions de gestion des emails sont de plus en plus utilisées en entreprise. Avec ces outils de gestions, les emails peuvent être classés par ordre d’importance en fonction du contenu ou de l’émetteur. Pour ce qui est de la méthode de travail cadencé, on l’appelle la technique dite « pomodoro » de l’italien « tomate », elle fait référence à ces minuteurs de cuisine. Le principe est simple, on accomplit des cycles de travail de 25 min durant lesquels on ne se concentre que sur une seule tache. Entre chaque cycle, on fait une pause de 5 min et tous les 4 cycles on prend une pause de 20 min. La rigueur doit être de mise pour ne pas se laisser distraire, mais c’est là tout le principe. La distraction arrive pendant la pause, et si une chose importante tombe entre-temps, on la note sur une liste et elle fera l’objet du prochain cycle par exemple.

Toutes ces méthodes prouvent que les entreprises prennent conscience de l’importance de se préoccuper du bien-être de leurs employés car il est le garant de leur productivité. L’avancée des technologies va de plus en plus servir la productivité tout en ménageant ceux qui les utilisent.

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