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Posted by on 12, Avr 2013 in A la une, Autour du mail, Messagerie | 0 comments

L’e-mail : outil en pleine évolution…et à utiliser à bon escient !

L’e-mail : outil en pleine évolution…et à utiliser à bon escient !

Aujourd’hui le mail a pris une place bien plus qu’importante dans le monde professionnel et son utilisation ne cesse d’évoluer. Il est l’un des principaux outils de communication en entreprise. On recensait en 2011, 72 mails reçus et 33 envoyés par jours et par employé.

Comme nous vous l’avions énoncé dans un précédent article, le temps de traitement d’un e-mail est en moyenne de 4 min : 3 min pour traiter le mail et 1 min pour retourner à la tâche en cours. Les entreprises quant à elles estiment ce temps trop long et perdu dans le cadre de la productivité de l’employé.

Un peu d’organisation…

Néanmoins l’e-mail est un outil à utiliser à bon escient ! Tout comme l’organisation d’un emploi du temps, la consultation de la boite de messagerie peut être programmée dans un temps dédié uniquement à la lecture et l’envoi d’e-mail. Prioriser certaines tâches avant la consultation de votre boîte mail est sans aucun doute la meilleure façon d’optimiser l’utilisation de cet outil. Ainsi l’envoi d’e-mail au contenu superficiel est évité et la productivité n’est pas menacée.

Et les outils collaboratifs ?

D’autres solutions sont également à envisager. En effet, l’e-mail a connu un grand nombre d’évolution depuis sa création, avec des ajouts de fonctionnalités et d’outils périphériques tout autant utiles à la productivité des employés. Les outils collaboratifs sont aujourd’hui au cœur de la gestion de la communication entre les différents services d’une entreprise et se font de plus en plus nombreux :

  • Agenda partagé : l’agenda intégré au webmail permet de planifier des rendez-vous avec des collaborateurs permet de consulter l’agenda de celui-ci qui vous aura au préalable donné les droits de lecture de son propre agenda. Grâce à cet outil vous n’aurez plus à envoyer un mail pour lui demander ses disponibilités. Les rendez-vous et événements planifiés sont paramétrables avec des éléments comme le lieu, la catégorie, les participants, les notifications ou encore la répétition hebdomadaire, mensuelle ou annuelle.
  • Partage de fichiers : le partage de fichier permet de déposer des fichiers à destination d’une personne ou un groupe de personnes dans un espace dédié. Grâce à l’utilisation du Cloud, consultation, téléchargement et modification des fichiers sont à votre portée.
  • Messagerie instantanée : alternative principale au mail elle permet d’échanger de façon rapide sur un point et de retourner à sa tâche sans passer par un état d’attente de réponse. Cet outil encourage à l’échange d’informations opérationnelles dans un cadre d’un travail collaboratif. Elle est également une bonne alternative au téléphone car moins intrusive et moins bruyante pour ceux qui travaillent dans un open space.

Quelles solutions ?

Alinto Pro propose d’ailleurs un webmail comprenant tout une gamme d’outils collaboratifs internes permettant aux employés de partager, échanger tout en conservant sa boîte mail !

Une étude menée auprès d’Ovum (entreprise d’analyse des réseaux et télécommunications) a démontré que parmi les investisseurs en outils collaboratifs, 61 % ont constaté des économies considérables. On a constasté également une augmentation de la productivité des employés. Les outils collaboratifs seraient donc une solution à l’usage « abusif » des mails sans pour autant les bannir de l’environnement de travail des entreprises. L’e-mail permet entre autre de veiller à une traçabilité des échanges mais aussi de classer les communications selon le contenu ou l’expéditeur. Des fonctionnalités importantes dans le cadre d’une activité professionnelle, qui sont souvent mises de côté par très grand nombre d’employés.

Sources : Arobase, Zdnet, 20minutesKansastag

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