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Posted by on 25, Jan 2013 in A la une, Autour du mail, Business, Logiciels & Webmails, Messagerie | 2 comments

Email et productivité

Email et productivité

De plus en plus d’entreprises ont décidé de déclarer la guerre à l’email. Celui-ci serait une source de stress pour les employés et serait surtout une forte atteinte à la productivité. Beaucoup de dirigeants affirment donc vouloir prendre des mesures pour réduire le nombre de mails échangés dans leur entreprise.

Le temps de traitement d’un mail est estimé à 3 minutes et il faudrait 1 min pour pouvoir se reconcentrer sur les tâches en cours. De plus, 86% des salariés traitent chaque email reçu immédiatement ou, au plus tard, dans la journée. Tout ceci fait que 26% des salariés disent y passer plus d’une heure par jour. On comprend alors que plus de la moitié d’entre eux (59%) affirment qu’en recevoir moins améliorerait significativement leurs conditions de travail.

Alors si l’email est affublé de tant de défaut, est-il vraiment le véritable coupable ou ne serait-ce pas plutôt une question de comportement ? L’email fait partie intégrante de la plupart des journées de travail et Les employés ont pris l’habitude d’envoyer des emails pour la moindre question là ou d’autres moyens de communication pourraient être privilégiés. Dans cette optique, les messageries s’adaptent pour permettre de réduire le nombre de d’emails envoyés et donc le temps consacré chaque jour à leur traitement.

Le problème présumé provenant essentiellement de l’échange massif d’emails internes, une première solution pourrait être envisagée avec, par exemple, l’intégration d’une fonctionnalité de messagerie instantanée directement dans la solution email. Il est ainsi possible de voir très rapidement si le destinataire est connecté et disponible. De plus, cela permet de communiquer efficacement sur des questions pour lesquelles l’échange d’emails peut être superflu et chronophage.

D’autres outils permettent à tout un chacun de gagner du temps en épargnant à l’utilisateur le tri entre les emails importants et les autres. Bien sûr, un bon anti-spam est essentiel pour faire un premier tri notamment pour mettre de côté les emails commerciaux non désirés qui encombrent nombre de boite mails. D’après une étude réalisée au niveau mondial, 92.3% des emails sont des spams. Mais cela ne suffit souvent pas. Des solutions existent pour réduire le nombre de mails dans la boîte de réception. On peut par exemple parler de Sanebox qui filtre automatiquement votre messagerie et met de côté les emails les moins importants. Ainsi, seuls les emails essentiels et qui ont le plus besoin d’être traités arrivent dans la boite de réception. Les autres sont déplacés vers un dossier secondaire. Cela nécessite une discipline personnelle afin de ne pas constamment ouvrir sa messagerie pour faire le tour du contenu de tous les dossiers existants. Ce type de solution peut être intégré directement dans la plupart des messageries sans installation et permet aux utilisateurs d’économiser en moyenne 2 heures par semaine.

L’email n’est donc pas à bannir de l’environnement professionnel, loin de là. Il serait d’ailleurs compliqué de s’en passer. Il vaut mieux, au contraire, faire évoluer sa messagerie afin de bénéficier de tous les outils pour une utilisation intelligente et efficace de l’email au quotidien.

 

Sources : Challenges

Duperrin.com

Esprit-riche.com

2 Comments

  1. Merci Vincent,
    Nous sommes tout à fait d’accord avec vous sur l’usage de la messagerie instantanée et sur notre problème d’organisation à trier nos mails !
    Nous ne connaissions pas votre blog, mais nous allons rectifier ça !

    À bientôt sur votre blog, ou notre blog !

  2. Bonsoir,

    Personnellement, bien qu’avantageuses sur certain aspect, je ne suis pas fan des messageries instantannées car elles contribuent à générer de nouvelles intérruptions dans notre journée de travail.

    L’un des plus gros avantage du mail, c’est qu’il permet de désynchroniser les échanges… Et de pouvoir s’organiser.

    Pourtant il est vrai que notre utilisation du mail est bien souvent peu efficace voir osons le dire INEFFICACE.

    Mais l’outil n’est pas la cause, la cause réelle semble plutôt l’utilisation qu’on en fait.
    Certaines astuces et bonnes habitudes peuvent littéralement faire gagner à certains plusieurs heures par jour !

    La première est probablement de désactiver la notification automatique
    La 2ème consiste à consulter sa messagerie moins souvent (cela laisse plus de temps pour ses vrais priorités)
    La 3ème pourrait être d’avoir une vrai signature efficace …
    La 4ème d’avoir un process de traitement vraiment performant
    La 5ème de …

    Bref, pour les plus intéressés RDV sur mon blog outlookgpsfastoche.fr pour d’autres stratégies !
    🙂

    @+
    Vincent

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