Tout d’abord, il est important que vous vous munissiez de quelques informations concernant le compte que vous souhaitez ajouter :

- Nom d’utilisateur, mot de passe
- Type de serveur : IMAP, POP3
- Adresse des serveurs : IMAP/POP3, SMTP

Ces informations sont accessibles facilement.

Voici les informations pour quelques uns des fournisseurs principaux [sur Comment Ça Marche].
Les paramétrages peuvent différer selon l’opérateur. Nous vous invitons à les consulter directement en cas de dysfonctionnement.

Vous avez tout ? On peut commencer ! À tout moment, cliquez sur une image pour l’afficher en taille réelle !

1) Rendez-vous dans le menu d’applications

2) Si vous n’avez configuré aucun compte mail, vous pouvez simplement toucher “E-mail”, ce qui vous emmènera directement vers la configuration :

3) Si vous utilisez un service de messagerie connu, il se peut que les paramètres soient trouvés automatiquement. Si ce n’est pas le cas, continuez en configurant manuellement vos paramètres :

(cliquez pour agrandir)

4) Si vos paramètres sont corrects, votre téléphone devrait à présent vous demander d’indiquer le nom du compte (par exemple, Compte Personnel) ainsi que votre nom et prénom :

5) Votre téléphone va maintenant synchroniser vos messages (IMAP, Exchange) ou recevoir les nouveaux (POP) :

C’est prêt ! En cas de problème, n’hésitez pas à nous contacter dans la section commentaires où nous nous ferons un plaisir de vous assister.

Tout d’abord, il est important que vous vous munissiez de quelques informations concernant le compte que vous souhaitez ajouter :

- Nom d’utilisateur, mot de passe
- Type de serveur : IMAP, POP3
- Adresse des serveurs : IMAP/POP3, SMTP

Ces informations sont accessibles facilement.

Voici les informations pour quelques uns des fournisseurs principaux [sur Comment Ça Marche].
Les paramétrages peuvent différer selon l’opérateur. Nous vous invitons à les consulter directement en cas de dysfonctionnement.

Vous avez tout ? On peut commencer !

1) Rendez-vous dans le menu Réglages de votre iPhone, affiché sous-forme d’un icône présentant des rouages mécaniques de couleur grise.

2) Sélectionnez le menu “Mail, Contacts, Calendrier” :

3) Choisissez l’option “Ajouter un compte”, affichée sous la liste de vos comptes existants si vous en avez.

4) Plusieurs types de comptes sont proposés, les principaux ne nécessistant pas de paramétrage autre que vos coordonnées : Exchange, Gmail, Yahoo! Mail, AOL, Hotmail, iCloud/MobileMe.

Si vous disposez des informations nécessaires mais que votre fournisseur n’est pas dans la liste, suivez les instructions suivantes :

5) Sélectionnez “Ajouter un compte mail” sur l’écran qui s’affiche :

6) Saisissez les informations demandées :

7) Le cas échéant, saisissez les informations techniques relatives à votre compte :

Il se peut que votre fournisseur ne supporte pas le SSL, en quel cas vous verrez l’invitation suivante :

Répondez oui, et laissez l’iPhone procéder aux vérifications. Si tout va bien, votre compte est maintenant configuré avec succès !

En cas de problème, n’hésitez pas à nous contacter dans la section commentaires où nous nous ferons un plaisir de vous assister.

D’après les estimations de Gartner, en 2012, 900 TWh de consommation électrique seront imputables aux seules activités informatiques : pour avoir un point de comparaison, la consommation électrique totale de la France en 2009 était de 550 TWh.  Un chiffre très conséquent donc, qui permet de prendre conscience de son ampleur phénoménale.
Les activités informatiques, comme on s’en doute, ne sont pas seulement celles des ordinateurs particuliers branchés sur votre installation électrique : il s’agit de la somme des ordinateurs individuels déjà, à laquelle s’ajoutent tous les serveurs, datacenters, points de routage sur les réseaux téléphoniques et bien d’autres.

Comme il est difficile de contrôler la consommation électrique des particuliers et celle interne aux entreprises, les plus gros responsables de celle-ci font des efforts pour réduire leur impact : c’est notamment le cas de Google, chez qui les datacenters seuls consomment suffisamment d’énergie pour alimenter environ 200 000 foyers américains dont la consommation individuelle est déjà près de trois fois supérieure à celle d’un foyer en France. Ainsi, chez Google, on indique que 25% de l’électricité utilisée provient d’énergies renouvelables.

Néanmoins, la puissance offerte par les datacenters est nécessaire : pour tenter de renverser le problème, Google a réalisé une étude interne concernant l’efficacité des datacenters utilisés par Gmail en comparaison à ceux utilisés par les entreprises, par exemple ceux qui servent à Exchange. Et les résultats sont concluants.

Comme l’indique le graphique ci-contre, le principal problème de la consommation des entreprises en matière de serveurs est que le gaspillage est conséquent. Dans l’exemple utilisé, on prend six serveurs individuels : aucun n’est utilisé à capacité. Avec le modèle du Cloud, l’utilisation du stockage et de la puissance est répartie de manière très optimisée, ce qui permet de grandes économies. Imaginez la différence entre une voiture et les transports publics pour les trajets quotidiens : une personne seule dans une voiture de 5 places est nettement moins efficace qu’un bus avec plusieurs dizaines de personnes.

La consommation moyenne par employé dans une entreprise de moins de 50 employés serait d’environ 175 kWh par an. Dans le cas de Google, la consommation moyenne d’un utilisateur de Gmail par an est d’environ 2 kWh. Une différence substantielle s’il en est, et qui n’est pas propre à la société : le modèle des autres fournisseurs de services en Cloud est plus ou moins identique, ce qui conduit à des économies d’énergie et une réduction de l’impact environnemental des activités numériques importants.

De plus en plus d’entreprises préfèrent aujourd’hui l’externalisation à l’hébergement sur site, et pour des raisons qui n’ont pas forcément à voir avec l’environnement : plus d’entretien des serveurs, de défaillances causant des pertes de données, de souci avec d’éventuelles infections, de maintenance hebdomadaire, d’équipe extensive pour le support informatique interne ne sont qu’une petite partie des arguments en faveur d’une solution externe, comme le proposent plusieurs fournisseurs tels qu’Alinto.

Le Cloud, un geste pour l’environnement comme pour votre entreprise…

Source : Clubic

Organisé par Romain Vuillemot (LIRIS, Université de Lyon), Gaëlle Recourcé (KWAGA) et Philippe Gilbert (Alinto), cet évènement a permis aux participants d’échanger en théorie comme en pratique au travers de démonstrations de leur travail respectif : analyse sémantique, statistiques et extraction d’informations étaient à l’honneur lors du workshop.

Consultez les slides sur le site officiel du Workshop NextMail’11

Ian Smith: Dr StrangeMail: How I Learned To Stop Worrying And Love Email

Au cours de son intervention, Ian Smith partage son expérience avec la messagerie électronique, faisant part de ses échecs et observations en évoquant trois points principaux.

• Le fait que l’email est trop sensible pour y implanter des opérations invisibles : les gens ont tendance à échanger beaucoup d’informations confidentielles et sensibles par email, ce qui rend très dangereuse toute opération invisible, par exemple un serveur qui intercepterait un message dans le but de le traduire.

• Il réfute la thèse de la “surcharge de l’email”, qu’il considère comme une légende urbaine, amenant l’idée que le problème vient du manque d’efficacité dans la manière qu’ont les gens de traiter leurs messages.

• Il établit que tenter de changer le comportement des utilisateurs de la messagerie est inutile, car impossible : les gens ont trop d’habitudes.

Malgré les barrières auxquelles il s’est heurté, le keynote présenté par Ian Smith cherche toutefois à redonner aux développeurs et chercheurs la motivation d’innover, en leur évitant toutefois de perdre du temps sur des choses impossibles comme lui juge en avoir perdu.

Nicolas Guillaume: Next Generation Mail: Towards a Personal Social CRM

Nicolas Guillaume de la société QuestionableMail pense quant à lui que l’email est un réseau social implicite. Il rapproche les problèmes de surchage rencontrés sur les boites mail avec ceux des réseaux sociaux, expliquant toutefois que ces derniers disposent d’algorithmes mettant en avant le contenu “important”.

Il fait le point sur les solutions proposées à l’heure actuelle par des fournisseurs tels que Gmail, comme la Priority Inbox, qu’il juge inadaptées : il est facile de rater un message tant le système n’est pas parfait. Plutôt que d’implémenter des changements profonds dans l’affichage et la gestion des messages, que Nicolas Guillaume pense être impossible, il faudrait selon lui garder l’organisation chronologique des messages mais adopter une approche similaire à celle des outils de CRM : tous les messages doivent être traités, mais pas de la même façon. Les messages importants seraient ainsi mis en avant, sans que les messages moins importants soient évincés. Le focus doit être mis sur le “relationship management”, utilisant le côté social inhérent à l’email pour améliorer son efficacité.

Antoine Zimmermann: Leveraging the Linked Data Principles for Electronic Communications

Le projet présenté par Antoine Zimmermann met quant à lui à l’oeuvre le RDF, une norme W3C spécifiée en 2004. ainsi que SPARQL, un autre langage standard de requêtes conçu pour le RDF.

Tirant parti des métadonnées, ce projet a pour but d’utiliser les URI pour définir les données contenues dans nos messages comme des éléments identifiables : tweets, adresses email, auteur, dates et heures, sujets et bien d’autres. Mais cela ne s’arrête pas là : les données sont également mises en relations les unes avec les autres au moyen de opérateurs booléens ou de restrictions cardinales, créant des catégories pour les classer.

Grâce à SPARQL, on facilite la recherche et l’intéraction avec les messages en pouvant chercher par exemple uniquement les messages à caractère privé, ne traitant que d’un sujet en particulier, contiennent des liens d’un certain type, etc. Parce que les classifications sont totalement illimitées, on peut même imaginer de chercher des messages concernant des évènements ayant lieu à un endroit précis, des messages instantanés, des accords.

Tout cela permet également l’intégration des réseaux sociaux ou d’autres applications, comme les calendriers, les outils collaboratifs, de programmation, carnet d’adresses (voir poste de travail sémantique).

Cela soulève toutefois certaines problématiques :

• Les nouvelles formes de spam pouvant en faire usage

• L’intégration dans une interface simple et une logique d’utilisation

• L’hétérogénéité inhérente à la variété des outils et des vocabulaires sur le web

• L’interprétation hasardeuse de la syntaxe et du vocabulaire humains

Vincent Verdot: “Scribee Experimentation – Early statistics on email conversations”

Vincent Verdot, de Bell Labs, a quant à lui présenté Scribee, un projet qui établit de nombreuses statistiques sur la messagerie dans le but d’étudier le comportement des utilisateurs et leur productivité dans un contexte de surcharge d’emails. L’objectif avoué est de permettre aux utilisateurs de gérer “un million de conversations” en maximisant leur productivité.

Se concentrant sur les conversations, Scribee lie les messages entre eux s’ils partagent certaines caractéristiques : participants, sujet, date et heure, etc.

Bien qu’il ne soit pas encore achevé, ce projet a déjà fourni des informations intéressantes qui pourraient être utilisées avantageusement lors de la conception d’applications et d’interfaces liées à la messagerie.

La recherche a été conduite au sein même de Bell Labs, avec 158 participants tous familiers avec les ordinateurs et les services de messagerie. Indolore, le projet ne requiérait aucune installation mais seulement de mettre en copie une boite automatisée (scribee@bell-labs) dans les champs Destinataire habituels. Cela n’avait aucun effet sur la réception du message par le destinataire réel. Le stockage desdits messages était anonyme, et un tri drastique a été effectué pour ne garder que l’important, à savoir 600 messages répartis dans 300 conversations. Parmi les résultats, on trouve par exemple que 39% des données récoltées sont des données redondantes, et que 12% ne sont que des en-têtes. Au fur et à mesure que la conversation progresse, la partie importante représente de moins en moins : au 5ème message, Scribee a trouvé que seules 15% des données étaient utiles.

Sur les 300 conversations recueillies, 125 ne contenaient qu’un seul message et 20% ne concernaient que deux utilisateurs.

Pour parfaire l’échantillon statistiques, les concepteurs de Scribee souhaitent l’implémenter sur un plus gros réseau ainsi que dans un client de messagerie : la structure actuelle, en opt-in, n’est pas la plus représentative tant elle requiert que les utilisateurs se soumettent d’eux-mêmes à l’enquête. Un projet intéressant donc, mais qui gagnerait à être mis en place sur une échelle plus conséquente.

Jérôme Mulsant: “Tomorrow’s email: DLM 3.0 Project’ vision for the future of email in enterprises”

Jérôme Mulsant, de la société Alinto, a lui présenté le projet DLM 3.0. Co-financé par la DGCIS, celui-ci se concentre sur 3 directions principales :

• Combattre la surcharge sur la messagerie : bien que discutable, elle reste un obstacle majeur à la productivité.

• Partager à travers l’email : il est vu comme un outil personnel et confidentiel, mais peut-on encourager les utilisateurs à collaborer par ce biais ?

• L’email en tant que base de données d’information : aider les utilisateurs à trouver des informations passées (“je sais que c’est quelque part dans mes mails … mais où?”), à en extraire des informations importantes en plein vol (rendez-vous, contacts, etc).

Combattre la surcharge

Pour cela, DLM se concentre sur plusieurs innovations : d’abord, un système de filtrage avancé qui établit automatiquement des priorités, par exemple faire la différence entre un nouveau contact client (=important) et un “bacn” (=un message sollicité par l’utilisateur, mais rarement lu immédiatement, comme une newsletter).

Ensuite, en créant une sorte de “digest” des informations contenues dans les messages.

Enfin, une “page d’accueil” de la messagerie qui rassemblerait les informations importantes, agrémenté d’un système de notifications intelligentes.

Partager grâce à l’email

Cette partie du projet est clairement orientée vers les entreprises : on y trouve notamment une fonction qui encourage le stockage en ligne des pièces jointes plutôt qu’un envoi de boîte-à-boîte, permettant 1) un partage plus aisé avec d’autres correspondants et 2) le partage de pièces plus volumineuses. Également présent, des outils “sociaux” visant par exemple à détecter des contacts potentiels à partir de mentions dans le corps du message ou des signatures.

DLM implémente également des flux partagés, qui se traduisent par des boîtes de réception partagées : utile par exemple pour une équipe.

L’email en tant que BDD

Ici, on trouve une présentation adaptée à l’email en tant qu’outil de recherche, mais surtout les fonctions d’auto-extraction. Adresses postales comme email, numéros de téléphones, noms, contacts, tout est analysé et répertorié pour faciliter autant que possible la synthèse. DLM propose également des outils permettant de grouper plusieurs messages pour les associer en fonction de leur objet.

Michal Laclavik: “Email Social Network Extraction & Search”

Michal Laclavik, chercheur à l’Institute of Informatics SAS de Bratislava, a présenté ce qui consiste en l’exploitation des informations et des connaissances dans les messages sous forme de réseau social. Elle sépare le paysage en plusieurs entités, comme les Personnes, les Organisations, les Lieux ou les Contacts. Elle forme des arbres sémantiques et des graphiques en fonction des intéractions entre les utilisateurs et les entités.

Il appuie notamment sur le fait que bien que de tels réseaux existent déjà (par exemple Xobni), ceux-ci appartiennent et sont gérés par des tierces parties, ce qui peut se montrer problématique tant au niveau du contrôle que de la confidentialité. En intégrant cela dans les solutions de messagerie existantes, les entreprises conservent leur main-mise.

Les études que lui et son équipe ont menées ont révélé différents types d’objets identifiables dans les messages courants : les organisations (nom, numéro de SIRET), les gens (nom, fonction), les contacts (n° de téléphone, adresse email, site internet), les adresses (code postal, rue, numéro, immeuble), les produits (nom, module, composants), les documents (factures, commandes, devis), etc.

Ces données sont traitées grâce à une utilisation intelligente de celles-ci : plan Google Maps pour les adresses, système de paiement pour les commandes et factures, recherche Google et autant de possibilités.

Utilisant par exemple l’archive des emails du scandale Enron comme base de test, l’outil développé dispose d’une interface graphique qui permet de chercher et trier les messages selon les éléments qu’ils contiennent. À partir du réseau établi, on est en mesure de définir selon la probabilité la plus haute le numéro de téléphone ou l’adresse d’une personne assez simplement. Le taux de réussite se situe entre 50 et 90% de probabilité absolue, et de 80 à 95 % de probabilité très haute. La précision diffère toutefois selon la langue.

Les évolutions futures prévues par Michal Laclavik incluent notamment une prise en compte de la topologie des graphiques établis ou un algorithme plus rapide.

Suman Yelati: “Novel approach for tagging of discourse segments in help-desk emails”

Suman Yelati, de l’International Institute of IT de Hyderabad (Inde), a lui présenté une nouvelle approche d’analyse syntaxique dans les messages des services de support. Motivé par un gros volume de messages reçus dans le cadre du service clients et de la redondance de certaines requêtes, lui et son équipe se sont demandés dans quelle mesure il serait possible d’automatiser cela.

Pour ce faire, il est nécessaire d’identifier les éléments des messages à partir de la structure typique de celui-ci :

• Éléments de base (background) : je suis le gestionnaire de A à la société B

• Motivation : nous désirions nous servir des ressources C mais nous ne pouvons y accéder depuis notre domaine D

• Élaboration : y a-t-il une manière dont nous pourrions accéder à C via D

• Demande : le cas échant, comment ?

Une fois le système mis en place, l’université a analysé ses propres mails pour vérifier sa précision. Il est apparu que la réussite était variable : bien que 99% des coordonnées et 93%% des salutations aient été identifiées correctement, 49% des descriptions des problèmes ont été identifiées comme des informations de base. Cela est notamment dû au fait que la structure des messages n’est pas toujours identique.

Dans le futur, l’équipe souhaite affiner ses stratégies d’analyse/filtrage et ajouter des possibilités de structure.

Projections

De par les origines et backgrounds variés des intervenants comme du public, ce workshop aura permis aux participants d’échanger sur leur vision de l’email de demain.

Une idée semble toutefois être la base des développements : la sémantique. Analyse syntaxique, utilisations des métadonnées, communication avec d’autres services et logiciels sont autant d’éléments que l’on retrouvera très certainement dans la messagerie du futur. En espérant que les participants soient encore plus nombreux lors de la prochaine édition …

Consultable dans sa version originale sur le site officiel de l’évènement, l’abstract concernant son intervention :

Au cours de cette intervention, je vais, avec un peu de chance et d’aide de la part de l’audience, tenter de vous convaincre que vous devriez poursuivre la recherche comportementale sur l’email et persister à créer de meilleurs outils. Je tenterai d’initier cet “appel aux armes” en vous montrant les terribles et peut-être même catastrophiques échecs qui ont marqué ma carrière dans le domaine de la recherche sur l’email. “Si vous ne pouvez pas être un modèle de ce qu’il faut faire, soyez un modèle de ce qu’il ne faut pas faire !”. Les trois échecs-clés dont je vais vous faire part sont “rendre quelque chose invisible à l’utilisateur dans le cadre de la messagerie”, “le mystérieux, souvent évoqué, mais en réalité inexistant problème de surcharge par l’email” et “proposer aux utilisateurs une meilleure option” avec l’email. En gardant ces trois terribles désastres à l’esprit, j’argumenterai en faveur de la poursuite du noble combat (?) dans la bataille de l’email et de son effet sur les organisations.

QRESYNC ou De la synchronisation intelligente

Cette situation vous semble-t-elle familière ? Cela semble également être le cas des ingénieurs d’Opera Software, l’éditeur de logiciels norvégien notamment connu pour le navigateur multifonction éponyme, qui vient d’annoncer la disponibilité d’une nouvelle mouture de test de son produit phare. Téléchargeable sur la plateforme de distribution Opera Next, cette version utilise la technologie QRESYNC pour minimiser l’utilisation de la bande passante.
Présenté comme une extension au protocole IMAP, QRESYNC permet au serveur de n’envoyer que les changements depuis la dernière connexion au lieu de vérifier l’ensemble des messages : cela résulte en un gain de temps significatif, particulièrement pour les utilisateurs ne disposant pas d’un accès à Internet très rapide. Dans les régions rurales des pays développés comme dans les endroits où les infrastructures ne permettent pas le même confort que depuis votre bureau, cette technologie pourrait se montrer fort utile.

Bien qu’il ne soit pas encore compatible avec tous les serveurs, Opera indique que QRESYNC est pris en charge par Opera Mail ainsi que par son service de messagerie hébergée, FastMail, racheté en 2010 par Opera Software.

Une meilleure gestion du HTML5 pour de meilleurs résultats

Peu avare en changements, cette version inclut également une meilleure prise en charge du web sémantique grâce à l’implémentation des microdonnées contenues dans le HTML5 : sur un principe de fonctionnement proche des “tags” que l’on trouve sur tout site Internet pour faciliter son référencement par les moteurs de recherche, les microdonnées sont exploitables par les robots du web dans le but d’améliorer le référencement des pages où elles se trouvent. En intégrant celles-ci au sein du code HTML5, la dernière révision du langage sur lequel sont en partie bâties les pages web, l’on favorise la tâche des ordinateurs chargés de faciliter la recherche sur le réseau Internet : le gain pour l’utilisateur final correspond à des résultats bien plus pertinents et adaptés.

Besoin d’informations sur le HTML5 ? Consultez ce lien, qui explique de manière simple le fonctionnement et les évolutions apportées par ce standard.

Apportant également quelques corrections de bugs mineurs, la dernière version de la suite Opera n’est toutefois pas encore dans sa version finale, ce qui signifie qu’elle contient un certain nombre de problèmes qui la rendent potentiellement inutilisable. Gageons toutefois que les norvégiens d’Opera Software sauront rapidement nous livrer un produit fini, nous permettant de profiter de toutes ces améliorations.

Notons également qu’Opera intègre déjà une fonction de compression des pages similaires à ce qu’on trouve sur le BlackBerry Internet Service, nommée Opera Turbo.

“J’ai testé un peu et je retiens quelques points :

• Permet de “suivre” des personnes (et donc d’expliciter un réseau social) à la Twitter
• Pas de limite de 140 caractères pour exprimer son statut (comme facebook)
• Constitution de fils de conversations comme dans les premières versions de Twitter (pas encore de listes, de hashtags, ..)

Conclusion : un mix du statut facebook + discussion Google talk via statuts interposé + une touche de Google Wave dans l’interface (qui je pense va converger avec Buzz).

Je vois pas encore de lien *direct* avec l’email (hormis la gestion de contacts partagés, et la notification de nouveaux messages reçus dans le buzz)”

Romain V.

Avec en parallèle les rumeurs sur l’intégration d’un webmail dans Facebook et cette nouvelle annonce, on assiste à une nouvelle guerre de positions qui vise à capter ou capturer ( chacun aura son avis) les utilisateurs selon le modèle éprouvé des opérateurs mobiles.

Entre le lancement un peu frustrant de ce début de réseau social, un Google Wave  conceptuel, Google cherche-t-il sa voie ou se laisse t-il simplement du temps pour occuper le terrain. Une chose est sure, avec ces lancements, un nombre d’annonces grandissant sur les adoptions de GApps alors que le montant des revenus de Google Enterprise est gardé bien secret, Google est devenu de roi du buzz, ce qui dans le temps s’appelait le Vaporware.

A l’heure de l’explosion des moyens de communication, ne pas se poser la légitime question de la valeur du patrimoine numérique apparaît impensable. Certains vecteurs de diffusion d’information apparaissent cependant plus stratégiques que d’autres. Courriels, SMS, messagerie électronique instantanée professionnelle sont autant de moyens complémentaires pour communiquer et échanger dans les entreprises. Mais tous ne sont pas aussi répandus et utilisés dans le cadre d’un échange rapide, informatif et rarement critique entre collaborateurs.

Le courriel, par exemple, se positionne comme un document stratégique qu’il est utile de sécuriser et de préserver. En effet, il est souvent un moyen privilégié pour envoyer des informations importantes ou encore initier des échanges à plusieurs. Ainsi, il est fréquemment conservé et s’inscrit dans les Top 3 des documents importants qui justifient d’un temps de vie relativement long. La messagerie est donc devenue le carrefour des échanges au sein de l’entreprise et de son environnement : fournisseurs, clients…

On notera également que l’évolution du cadre réglementaire et la valeur légale du courriel a largement contribué à positionner la messagerie électronique comme un canal de communication crédible et à valeur ajoutée. Par exemple, en cas de conflit, prouver sa bonne foi en présentant des échanges de mails est désormais possible. Industrialiser l’archivage des emails au sein de l’entreprise devrait donc devenir comme un projet stratégique.

Par exemple, l’archivage des courriels permettra de démontrer qu’une entreprise a bien reçu telle ou telle instruction du client. Archiver les courriels d’une société est aussi un moyen de se conformer strictement aux obligations réglementaires en vigueur dans les différents secteurs d’activité. Au-delà des éléments réglementaires et juridiques, l’archivage de mails peut permettre de ne pas créer de rupture d’exploitation. En effet, imaginons l’embarras d’un collaborateur qui viendrait à perdre les données de sa messagerie électronique qu’il n’aurait pas sauvegardées ni archivées…

A titre d’exemple, la législation allemande – la GDPdU – impose désormais la conservation pendant 10 ans dès lors qu’il s’agit d’échanges relatifs à l’activité économique de la société.

Archiver son patrimoine numérique et notamment ses emails est donc une priorité pour les entreprises. Ces dernières semblent aujourd’hui prendre conscience de la nécessité de déployer des solutions leur permettant d’archiver automatiquement l’intégralité des messageries de leurs collaborateurs. Ces chantiers d’envergure, historiquement cantonnés dans les sphères des DSI des grands groupes, semblent désormais occuper une place de choix dans les investissements informatiques des PME.

On notera que cela s’explique largement par l’évangélisation faite par les éditeurs de technologies permettant de sauvegarder les mails mais également par le travail réalisé par la communauté juridique sur la valeur de l’archivage numérique. Enfin, l’un des éléments expliquant la forte croissance des processus d’archivage dans l’entreprise s’explique par l’intégration des prestations d’archivage dans les offres des spécialistes en externalisation et en hébergement qui proposent ces services dans les packages commercialisés à leurs clients.

Le courriel a donc une valeur importante pour les entreprises. Ces dernières commencent à prendre la mesure de ce constat et à assurer leur patrimoine numérique en archivant le contenu de leur messagerie. Il ne leur restera qu’à déployer les outils pour organiser et facilement retrouver les informations.

La nouvelle version a apporté quelques espoirs avec l’annonce d’un support d’Exchange… mais quelle déception en découvrant que seuls les possesseurs de ce serveur peuvent réellement l’utiliser à 100 % . Pourquoi des fonctions comme la gestion des invités à une réunion sont-elles réservés aux “Exchangeurs” ? Pour paraphraser Pascal : ” Apple a ses raisons que la raison ne connaît point”.

Heureusement, les outils de synchronisation commencent à fonctionner. Ainsi il est désormais possible de synchroniser ses contacts automatiquement grâce aux logiciels SyncML et notamment celui de Synthesis (Funambol présentant encore quelques bugs).

Mais malheureusement le calendrier est encore absent et les informations fournies par les éditeurs sont peu encourageantes : “Apple ne fournit pas d’accès aux données du Calendrier” .

C’est pourquoi, chez Alinto, nous travaillons sur plusieurs pistes et nos utilisateurs pourront prochainement bénéficier d’un support du protocole CalDAV qui devrait compléter les possibilités de synchronisation.

Si vous avez expérimenté d’autres solutions, nous sommes preneurs de vos retours d’expérience (suggestion@alinto.com ou ce blog).

Philippe

Outil de productivité unanimement reconnu et indispensable dans la gestion quotidienne des échanges entre les entreprises, les solutions de messagerie et leur galaxie d’outils associés (agenda, annuaire,…) connaissent à ce jour une véritable révolution et tendent à s’affranchir des modes de consultation traditionnels jusqu’alors utilisés.

En effet, plutôt orientées postes fixes pour un usage « sédentaire », les messageries modernes doivent aujourd’hui prendre en compte les nouveaux usages et s’adapter à des formats qui tendent à évoluer progressivement vers un décloisonnement intégral de l’univers de restitution classique.

Afin d’illustrer notre propos, nous allons au travers de différents exemples mettre en lumière des domaines d’applications complémentaires (certains étant d’ores et déjà adoptés et reconnus comme un “must have” et d’autres, plus prospectifs, mais qui commencent à donner de premières applications en phase avec l’évolution des mentalités, des usages et des équipements mobiles : Machine 2 Machine…).

L’un des exemples les plus marquants de la nouvelle forme de « consommation » de la messagerie est celui de la mobilité professionnelle. En effet, il y a encore 2 ans, la mobilité était encore réservée à une population professionnelle avertie qui utilisait la messagerie en environnement mobile (notons qu’il y a encore peu de temps le coût du service ou plutôt de la connexion et du matériel représentait un frein pour des déploiements à grande échelle).

Désormais l’accessibilité des matériels (smartphone, PDA, ordinateur portable…) et des réseaux (3G, infrastructures convergentes…) contribuent à banaliser l’usage de la messagerie. Il faut également compter avec l’évolution des mentalités, des usages et des modes de travail nomades et décentralisés.

Prendre le train, aller au restaurant, attendre un avion… autant d’exemples parlants ! En effet, il suffit de jeter un coup d’oeil vers les utilisateurs de PC et de téléphones connectés pour entrapercevoir un webmail ou un environnement de messagerie Outlook, Thunderbird… N’oublions pas non plus qu’à l’heure du web 2.0 voire du web 3.0 professionnel où la dimension de travail collaboratif est un fondement de cette approche, les notions de communication sont incontournables. En ce sens la messagerie doit être accessible en tout lieu.

Ce besoin au départ professionnel se banalise progressivement comme  nous avons pu le constater lors du Mobile World Congress 08 où la prochaine évolution du marché mobile semblait se diriger :  Internet. Et quelle application tire les usages pour plus de 66 % des mobilnautes ? La consultation et l’envoi d’emails depuis son mobile !

Au-delà de ce premier élément qui semble aujourd’hui assez largement adopté ou tout du moins transposable dans les grands comptes comme dans les PME à court terme, d’autres domaines d’application apparaissent et laissent augurer les prémices de la messagerie de demain. Parmi les dernières tendances, se distinguent les initiatives libérant totalement l’utilisateur des modes de consultation traditionnels.

Cette évolution s’explique par exemple par l’arrivée de nouveaux équipements (robots, équipements du bureau et de la maison…) et les réalisations de type Machine 2 Machine (avec le Wi-Fi, Bluetooth, RFID, CPL…).

La messagerie sort alors intégralement du bureau de travail traditionnel pour devenir totalement vocale et intégrée à un cadre de travail plus dynamique. Nous entrons de fait de plain-pied dans le monde des assistants personnels de demain qui, comme on le sait, intégreront le monde de l’entreprise non pas de manière ludique mais professionnelle avec une adaptation aux besoins et spécificités métiers de ces dernières.

A ce jour, des initiatives industrielles menées avec des spécialistes des « mobile devices » sont d’ores et déjà une réalité opérationnelle en production à une échelle réduite. Ainsi le célèbre lapin communicant Nabaztag est désormais capable non seulement de vous alerter en cas de message important mais également de vous lire à haute voix vos prochains rendez vous.

Au vu de l’accélération exponentielle des délais de mise à disposition sur le marché, ce qui fait  rêver aujourd’hui sera vraisemblablement réel dans les 5 prochaines années.

De plus, des projets de bureaux virtuels et interactifs sont aujourd’hui à l’étude. Prenons l’exemple du bureau communicant qui, une fois qu’un collaborateur s’installera, lui proposera automatiquement d’accéder sans aucune manipulation clavier à sa messagerie (l’interaction vocale sera alors un élément déterminant). Il pourra en être de même dans une voiture…. Les objets se transforment donc pour être communicants , accessibles et mieux adaptés, ce n’est plus l’homme qui s’adapte aux technologies mais bien l’inverse.

En constante ébullition, les outils de messagerie continuent donc leur transformation et sortent des sentiers battus pour répondre aux nouveaux usages du marché. Etant positionnés parmi les fondamentaux et les principaux outils de productivité des entreprises, ils devraient à très court terme s’intégrer dans de nouveaux environnements plus dynamiques qui contribueront à faire entrer la messagerie professionnelle dans l’univers des « assistants de demain ». Un nouveau chantier d’envergure technologique et comportementale pour les DSI des entreprises.

Publié dans le JDNet du 23/05/08