Pages Menu
TwitterRssFacebook
Categories Menu

Posted by on 8, Jan 2009 in Archivage, Messagerie | 0 comments

Archivage & messagerie pro font bon ménage

La messagerie électronique est un pôle de communication majeure et indispensable pour l’entreprise, ceci est un fait. Le flux d’informations transmis via cet outil ne cesse de croître et vient même devancer les classiques échanges papiers . Rapidité de transmission, coût minime, etc. ses avantages ne sont plus à démontrer.

Selon une étude Radicati Group de décembre 2007 réalisée sur un échantillon international d’entreprise, un salarié expédie en moyenne 38 emails et en réceptionne 93 par jour. Sur ces 93 courriers électroniques reçus, environ 18 contiennent une pièce jointe.

Si l’on se base sur 217 jours travaillés dans l’année, chaque collaborateur envoie environ 8 246 mails par an et en reçoit 20 181 (il s’agit bien entendu d’une moyenne – ces estimations n’excluent pas la part certaine de spam).

Il est ainsi facile de s’imaginer le volume colossal de données qui s’accumulent. Mais que deviennent ces informations au fil du temps? Sont-elles bien stockées et surtout doivent-elles être conservées ? Si oui, quel en est l’intérêt ?

Archivage et sauvegarde : deux notions distinctes à ne pas confondre

Avant tout, il est indispensable de bien différencier l’archivage de la sauvegarde. Ces deux notions ont des finalités bien distinctes.

– La sauvegarde consiste à enregistrer de façon répétée et régulière les données d’exploitation afin de pouvoir restaurer le système rapidement en cas de défaillance.

– L’archivage quant à lui va stocker les données qui ne sont plus destinées à être modifiées. Il garantit ainsi de pouvoir retrouver les informations lorsque que se présente le besoin.

Enjeux de l’archivage

Avez -vous constaté que la tendance est au « zéro papier » ? Devis, bons de commande, factures, accords commerciaux, etc., nombre de procédures et d’échanges avec clients, fournisseurs et partenaires se font désormais au format électronique. La mémoire de l’entreprise tend ainsi à se virtualiser de plus en plus. D’où l’intérêt de s’interroger sur la nécessité de préservation du patrimoine informationnel de l’entreprise dont font partie bien évidemment les courriers électroniques.

Le flux d’emails engrange un volume croissant de données. Ainsi, Jean-Marc Rietsch, président de la fédération « Information Lifecycle Management cité dans le numéro 142 de CAD Magazine déclare que «certaines études prévoient la nécessité d’archiver plus de 7 000 petaoctets de courriels d’ici à 2010».

(NDLR : 7 000 pétaoctets = 7 000 000 000 gigaoctets)

Sachant que nombres d’emails sont souvent mal gérés et mal archivés, il semble intéressant de se pencher sur les enjeux de l’archivage.

Quels sont t-ils ?

– la conservation des emails qui intègrent une valeur juridique durant le délai légal

Toute entreprise est soumise à des obligations légales en matière de conservation de documents. A titre d’exemple, les factures ou justificatifs de TVA doivent être conserver au minimum dix ans. Ces obligations varient en fonction du secteur d’activité.

Selon le code civil (article 1316-1), « l’écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l’écrit sur support papier… « . Il est précisé que pour être considéré comme preuve, l’écrit électronique doit permettre d’identifier l’auteur et doit être créé et stocké de manière à garantir son intégrité. Plus concrètement, certains formats comme « pdf » ou « jpeg » présentent l’avantage de ne pouvoir être dénaturés et répondent ainsi à cette obligation.

– l’organisation des informations conservées afin d’en facilité l’accès et la gestion

Mettre en place une politique d’archivage au sein de l’entreprise permet de retrouver facilement les informations archivées en cas de besoin. Cette procédure doit comporter certaines « règles » permettant d »éviter le tout-archivé et ainsi une surcharge inutile des archives. De plus, il est nécessaire de rester vigilant en matière de respect de la vie privée (mails et fichiers marqués comme « privés » ou « personnels »)

L’archivage doit porter bien évidemment aussi bien sur le trafic d’emails entrant que sortant. Il peut être géré en interne ou sous-traité à un prestataire.
Une fois en place, la politique d’archivage nécessite toutefois un suivi à différents niveaux :

– conformité avec l’évolution des règlementations et obligations légales;

– adaptation en fonction des besoins de l’entreprise et des utilisateurs de ses comptes de messagerie.

D’après une étude du groupe Serda, le marché de l’archivage aurait représenté en 2007 environ 184,6 millions d’euros. Malgré tout, seulement 56% des organisations interrogées auraient mis en place une politique globale d’archivage.

On se rend compte que l’archivage des courriers électroniques est encore peu répandu car souvent perçu et à juste titre par les entreprises comme complexe. Il demeure pourtant indispensable et démontre sur le long terme un choix pertinent et sécurisant.

Post a Reply

Votre adresse de messagerie ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *